Le norme di accesso ai file del personale e i link agli campioni

Tutti i reparti delle risorse umane mantengono registrazioni estese. La legge richiede che le risorse umane mantengano molte di esse per determinati periodi di tempo. I dipendenti sono ben consapevoli che questi record esistono (e alcuni sono sotto l'impressione che il file li segue dalla società all'azienda, che non è vero).

Poiché i dipendenti conoscono questi record esistono, vogliono visualizzarli di volta in volta per vedere cosa contiene il file.

Nel decidere come fornire il dipendente (e l'accesso ex dipendente) tenere a mente tutte le leggi applicabili alla tua attività.

Molti Stati hanno leggi che richiedono un'azienda a rendere disponibili parti specifiche del file a dipendenti attuali ed ex. Controlla con il tuo avvocato per l'occupazione per assicurare che la tua politica sia conforme a tutte le leggi.

La legge federale, ad esempio, richiede che i documenti relativi agli atti americani con disabilità siano tenuti separati dai documenti personali. Se la tua azienda è soggetta a HIPAA, assicuratevi che anche la tua registrazione medica sia conforme a quella stessa.

Potresti avere un grande margine di manovra in ciò che consente ai dipendenti di vedere nel loro file. Tuttavia, tenere presente che anche se si determina che un dipendente non può avere accesso a determinate informazioni, ad esempio i controlli di riferimento, che nel caso di una causa che le informazioni siano rilevabili.

Pertanto, istruisci il tuo staff per registrare le cose con precisione e rispettare sempre la legge. I record degli impiegati non sono il luogo per le barzellette all'interno o per le osservazioni.

Questi non vanno bene in un tribunale.

Come regola generale, avendo un gatekeeper ai record assicura che le procedure siano seguite e coerenti. Non si desidera che un responsabile delle risorse umane consente alle persone di recuperare i loro record nei loro banchi, mentre un altro nega l'accesso.

Richiedere a tutti di passare attraverso una sola fonte aiuta a mantenere le cose coerenti e legali.

Le leggi relative ai record e alla conservazione e all'accesso dei record sono difficili. Assicurati di rimanere aggiornati.

La politica riportata di seguito è un buon inizio per la tua attività, ma tieni presente che le tue leggi statali e locali possono variare.

Norme di accesso dei record di dipendenti di esempio

Tutti i dipendenti, ex dipendenti e rappresentanti dei dipendenti possono visualizzare alcuni contenuti del loro file personale con avviso anticipato al personale delle risorse umane. Possono essere visualizzati i documenti che si riferiscono alle qualifiche del dipendente come noleggio, come l'applicazione, la promozione, l'azione disciplinare e il trasferimento . Inoltre, il dipendente può esaminare i moduli per la firma delle norme ei record di formazione. I documenti che il dipendente

non riesaminano includono riferimenti o controlli di riferimento, registrazioni di qualsiasi indagine condotta dalla direzione, documenti medici, documenti relativi a un procedimento giudiziario, qualsiasi documento che violerebbe la riservatezza di un altro dipendente , e documenti utilizzati per la pianificazione dei dipendenti. Procedura

Un dipendente che desidera esaminare i contenuti consentiti del proprio file di personale dovrebbe contattare la Risorse Umane con preavviso di 24 ore (esclusi i fine settimana). Gli ex dipendenti, o persone sconosciute al personale delle Risorse Umane, devono presentare l'identificazione e / o la prova del permesso di accedere al file di personale.

I dipendenti devono esaminare i loro file di personale in presenza di un personale del personale delle risorse umane.

I dipendenti non possono rimuovere dall'ufficio qualsiasi parte del file di personale.

Il dipendente può richiedere fotocopie del file o delle parti del file. All'interno della ragione, il personale della Risorse umane fornirà fotocopie. Per una vasta copia, il dipendente dovrà pagare le fotocopie.

Se il dipendente è insoddisfatto di un documento nel suo file di personale, in presenza del personale del personale risorse, il dipendente può scrivere una spiegazione o un chiarimento e allegarlo al documento contestato. In nessun caso il personale HR o il dipendente modificano il documento effettivo.

Il dipendente può anche chiedere di rimuovere un documento dal file di personale. Se la persona del personale di risorse umane accetta, il documento può essere rimosso.

Se il personale del personale delle risorse umane non è in disaccordo, la questione può essere impugnata secondo le modalità prescritte dalla Società Open Door Policy.