Video: Cosa NON fare prima di correre: gli errori più comuni 2025
Gli errori sono fatti in affari e nella nostra vita personale su base regolare. Così cresciamo e impariamo. Ma alcuni errori sono costosi. Prendete le misure necessarie per evitare questi cinque errori di pianificazione degli eventi molto comuni e - se si commette un errore - assicurarsi di non fare lo stesso errore una seconda volta.
Non iniziare Presto abbastanza
La procrastinazione è il tuo nemico. Questo è uno dei più comuni errori di pianificazione degli eventi che si desidera evitare.
Non riuscire ad avviare tempestivamente il processo di pianificazione degli eventi può causare una serie di problemi alla linea. Non appena viene selezionata una data e hai un ambito generale del tuo evento e del budget, entra al lavoro. Alberghi e altri locali prenotare in anticipo, in modo sicuro questo è il più presto possibile. In caso contrario, limiteranno le tue scelte del luogo e, purtroppo, sarete lasciati con qualunque posto disponibile. Gli altoparlanti degli ospiti e l'intrattenimento dal vivo prendono anche prenotazioni in anticipo rispetto alla data effettiva dell'evento. Una volta che la data del tuo evento sia sicura, fai la tua ricerca e quando decidi il tuo artista di scelta, ottieni subito un contratto.
Organizzarsi con una lista di controllo eventi è un altro compito che deve essere affrontato immediatamente. La mappatura di tutti i passaggi del processo di pianificazione degli eventi, la determinazione del momento in cui dovranno essere completati e lo sviluppo di un calendario per ciascuno, avrà una guida preziosa per iniziare e mantenerti in pista.
L'inizio troppo tardi è uno degli errori più comuni di pianificazione degli eventi.
Non verificare eventi di competizione
Avete mai pianificato l'evento solo per imparare - una volta che il processo di pianificazione ha cominciato e la data dell'evento impostato - che esiste un altro evento concorrente nello stesso giorno? Solo un evento attirerà la folla in modo da non prendere le tue possibilità e attraversare le dita che quelli invitati prenderanno il tuo evento.
Evita totalmente la situazione.
Effettuare la dovuta diligenza e verificare eventuali conflitti di eventi prima che sia troppo tardi. Guarda gli orari di riunioni industriali (sia grandi che piccole), la prossimità alle vacanze, eventi sportivi importanti e incontri locali che possono causare danni a chi guida all'evento. Una volta deciso una data per il tuo evento, prendi la parola ai tuoi ospiti. Le notifiche "Salva la data" e gli elenchi "prossimi eventi" consentono a coloro che sono interessati di segnalare il tuo evento sui loro calendari.
Non confermando i fornitori
Un contratto fornitore firmato è un accordo giuridicamente vincolante e ti dà qualcosa per iscritto per tenere il fornitore responsabile dei servizi da fornire. Tuttavia, non fa nulla per te al momento dell'evento quando ti rendi conto che il venditore è un no-show. Quel evento contratto in mano non servirà cibo ai tuoi ospiti affamati o consegnerà tavoli e sedie in una sala da ballo vuota.Confermare con ogni fornitore non una volta, ma due volte. Sì, due volte . Confermi la ricezione del tuo contratto firmato al momento in cui entrambi accetti i termini. Confermare nuovamente prima dell'evento stesso. Questa non è la conversazione che avrai nei dettagli riguardanti la consegna di cibo o l'arredamento; questo è un follow-up specifico per assicurarsi che il tuo evento sia ancora in calendario.
I venditori di eventi prenotano eventi multipli e è molto facile per il lavoro cartaceo per perdersi nel shuffle o misfiled da qualcun altro in azienda. Quindi assicuratevi che non accada tornando a loro per verificare e confermare che il tuo evento e le specifiche relative alla data, all'ora e ai servizi da fornire sono in realtà sul loro programma. E tenere pronto il contratto del fornitore.
Non avere un "piano B"
Avere un piano di emergenza è un must per qualsiasi evento ma specificamente per quegli eventi che si prevede di essere tenuti all'aperto. Le condizioni meteorologiche sono imprevedibili e se un uragano, una forte avventura del vento o una tempesta di grandine dovessero minacciare di annullare l'evento, hanno un piano di backup. Le date di pioggia, le sedi di eventi alternate e gli orari di attività modificati sono tutte le opzioni se l'evento all'aperto o parte di esso deve essere spostato all'interno.
Oltre alla preparazione per incertezze meteo, altre circostanze insolite possono essere affrontate anche in anticipo. Le interruzioni di corrente possono essere ridotte avendo un generatore in loco. Il parcheggio di overflow può essere spostato in un'altra posizione preordinata. I problemi con la disponibilità della camera d'albergo possono essere risolti mantenendo alcune camere extra riservate all'interno del tuo hotel. Prendi in considerazione le specificità del tuo evento e dà il pensiero a quelle aree più suscettibili a problemi. Pianificando in avanti e sviluppando scenari alternativi, è possibile evitare uno degli errori più costosi di pianificazione degli eventi.
Non assumere abbastanza aiuto
Quando si tratta di assumere personale di eventi, più è meglio. Ti costerà più soldi ma può salvare il tuo evento. Immagine di questo: un backup di automobili in attesa di entrare in un parcheggio, mentre i parcheggiatori cercano freneticamente di tenere il passo. Una linea di ospiti frustrati in attesa di ordinare una bevanda come una sola difficoltà di server per tenere il passo con la domanda. Evento registrato lavoratori sopraffatti dal grande numero di ospiti appena arrivato, lasciando viaggiatori stanchi in attesa troppo a lungo per il check-in. Hai l'idea. Avere un assistente extra a disposizione per assistere durante i periodi occupati, fornire servizi aggiuntivi alle aree in difficoltà, risolvere i problemi che sorgono o essere una presenza accogliente per arrivare agli ospiti con domande può elevare il tuo evento da un buon evento a un evento straordinario.
Quando assumi il personale dell'evento, cerchi coloro che hanno esperienza con l'esperienza del tipo di evento che stai progettando. Noleggiare solo personale professionale e altamente raccomandato. Educare loro ciò che riguarda il tuo evento, gli ospiti che partecipano, le tue aspettative e chi è il loro punto di contatto è se hanno una domanda o un problema. Il personale dell'evento - anche se è fornito da un fornitore esterno - rappresenta te e la tua attività di pianificazione degli eventi.Un incontro negativo con il personale dell'evento continuerà a vivere nella memoria sia dell'ospite che del cliente e può sgocciare anche gli eventi più ben pianificati.
3 Comuni operazioni di evento Errori da evitare
La tua organizzazione, è il compito del planner dell'evento di evitare questi errori comuni.
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