Componenti principali della comunicazione sul posto di lavoro

La comunicazione condivide informazioni tra due o più individui, l'atto di trasmettere informazioni. La comunicazione ha tanti componenti e non è facile comunicare sul posto di lavoro.

La comunicazione efficace richiede che tutti i componenti di una comunicazione interagiscano perfettamente per "significato condiviso", la mia definizione preferita della comunicazione. È particolarmente importante quando vengono presentate domande e risposte.

Componenti nella comunicazione

Ci sono cinque componenti per qualsiasi comunicazione e un sesto che è l'ambiente globale del luogo di lavoro in cui avviene la comunicazione. I componenti della comunicazione sono:

L'individuo che invia il messaggio.

• Il mittente deve presentare il messaggio in modo chiaro e con sufficiente dettaglio in modo che il destinatario condivisca il significato con il mittente. Il contesto del messaggio.
• Il contesto è come il messaggio viene inviato dal mittente del messaggio. Il contesto coinvolge la comunicazione non verbale, come i gesti, il linguaggio del corpo, le espressioni facciali e gli elementi come il tono di voce. La maggior parte del contesto per un messaggio è disponibile solo quando il ricevitore può vedere e sentire il mittente del messaggio. Ad esempio, emoticon e-mail e IM sono una scarsa sostituzione come il mittente li formula senza l'input del ricevitore. Un altro pezzo del contesto è le emozioni che sono coinvolte nel cerchio di comunicazione. Il mittente è arrabbiato? Il ricevitore è indifferente al contenuto della comunicazione o al disprezzo del mittente? Le emozioni umane normali influenzano se un messaggio viene condiviso con successo.
  

La persona che riceve il messaggio.

• Il ricevitore deve ascoltare attentamente e con attenzione, porre domande per chiarezza e parafrasare per accertare che il destinatario condivide il significato con il mittente. Se il destinatario si fida del mittente, le possibilità di una comunicazione efficace aumentano. Il metodo di consegna scelto.
• Il metodo di consegna deve essere selezionato in base al mezzo più efficace per trasmettere il significato del messaggio. Poiché i metodi di comunicazione sono così diversi dall'alba dei computer e dei dispositivi mobili, le decisioni relative al metodo di consegna sono diventate più complesse. Il metodo di consegna deve soddisfare le esigenze di comunicazione sia del mittente che del ricevitore. I metodi di comunicazione includono la comunicazione verbale, i messaggi istantanei (IM), e-mail, lettere, segni, poster, video, screenshot, telefoni, note, moduli, documenti scritti e altro ancora. Questi metodi continueranno ad espandersi, e le aspettative dei dipendenti per la comunicazione immediata di tutto ciò che ha a che fare con il loro lavoro continueranno a crescere.
  La comunicazione in persona è aumentata di importanza soprattutto per le informazioni organizzative che potrebbero richiedere cambiamenti, fornire il riconoscimento dei dipendenti o consentire domande in loco.La comunicazione in persona è anche favorita perché i dipendenti hanno accesso al componente, contesto.
  

Il contenuto del messaggio.

• Il contenuto del messaggio deve essere chiaro e presentato e descritto in dettagli abbastanza per ottenere la comprensione dal ricevitore. Se il contenuto del messaggio risulta e si connette, a un certo livello, con le credenze già esistenti del ricevitore, è più efficace. Come chiedere buone domande migliora la comunicazione

James O. Pyle e Maryann Karinch aggiungere quanto segue per aiutare la comunicazione efficace.

Dalle risorse umane al servizio clienti, le cattive domande inquinano quasi ogni posto di lavoro. Le cattive domande spesso richiedono risposte incomplete o fuorvianti e possono minare rapporti. D'altra parte, le buone domande sono un valido strumento di efficienza, competenza e costruzione di rapporti.

Ci sono sei tipi di buone domande: diretto, controllo, ripetizione, persistente, sintetico e non pertinente. Per descriverli brevemente:

Direct:

• Poni una semplice domanda con un interrogativo di base. Controllo:
• Lei sa già la risposta ad essa quando lo chiedi. È un modo per scoprire se la persona è mentita, informata e / o non prestata attenzione. Ripeti:
• Poni due diverse domande che sono dopo le stesse informazioni. Persistente:
• Poni la stessa domanda in modi diversi per esplorare tutte le facce delle informazioni desiderate. Sommario:
• Poni una domanda che intenda permettere alla fonte un'opportunità per rivedere la risposta. Non pertinente:
• Non riguarda l'argomento che vuoi sapere, ma è una persona che probabilmente non ti mentirà; serve allo scopo di vedere ciò che la verità "sembra" e far capire a voi la persona. Può anche essere legato al contesto dello scambio di interrogatori. Dettagli sui 6 tipi di buone domande

Diretto

Le domande dirette sono le migliori: un interrogativo, un verbo e un sostantivo o un pronome.

Chi sei?

• Che cosa è successo alla festa?
• Quando sei arrivato in ufficio?
• Dove sono le chiavi dell'auto?
• Perché hai lasciato l'incontro presto?
• Quanto hai pagato per quel iPad?
• Controllo

Quando dici: "non intendo deliberatamente fare una domanda diretta? "Quando controlli la veridicità o la precisione di una risposta, allora si utilizza una domanda di controllo e cerca la coerenza.

Le domande di controllo sono domande deliberate che conoscete la risposta in modo da non riguardare la scoperta delle informazioni. Si tratta della scoperta del comportamento, dei modelli di discorso e del livello di veridicità o di precisione. Forse è stato qualcosa di cui hai parlato prima con la persona.

Se sai che qualcuno del tuo team di risorse umane ha alienato un dipendente perché il dipendente ha inviato un'email per lamentarsi della persona, puoi chiedere una domanda di controllo come, "Come è andata nella revisione delle prestazioni con Pamela oggi? "Hai già le informazioni; vuoi solo scoprire come la tua persona HR risponde alla domanda.

Ripeti

Desideri ricevere le stesse informazioni in due modi diversi. Ad esempio, se hai chiesto: "Quante persone sono sulla forza di vendita? "La persona che stai parlando con potrebbe rispondere:" Ci sono 22 sul campo. "Più avanti, quando parli con lui di qualcosa di diverso - aree dove l'azienda ha un punto di appoggio, ad esempio - si potrebbe chiedere:" Quante regioni di vendita avete? "

Potrebbe rispondere," 22 ", che è un modo per confermare il numero di personale sulla forza di vendita. Non è un test assoluto, ma dà valore e credenza a quello che ha detto prima. Sono due domande diverse che controllano le informazioni fornite.

Nell'uso delle domande di ripetizione, puoi anche scoprire le discrepanze. Se la tua fonte in questo esempio risponde che ci sono 28 regioni di vendita, vorresti qualche chiarimento. Forse c'è una ragione perfetta: la forza di vendita normalmente ha un completamento di 28, ma è stato così tantissimo il fatturato ultimamente, che sono sei brevi - ma la risposta suscita dubbi sul fatto che vi sia una mancata corrispondenza tra il numero del personale e del numero di territori di vendita. Questa mancata corrispondenza deve condurre a ulteriori interrogativi per risolvere il problema.

Persistente

In qualsiasi scambio in cui più di una risposta potrebbe essere data a una domanda, utilizzare interrogativi persistenti per ottenere una risposta completa. Come domande ripetute, le domande persistenti sono utili anche se sospetti che la persona non sia veritiera.

"Dove hai fatto la tua vacanza in California? "Potrebbe suscitare la risposta," Disneyland. "Anche se è possibile che Disneyland sia l'unico posto, è logico seguire questa domanda con:" Dove altro? "

L'esclusione di quella domanda ripetuta e di andare direttamente alle domande su Disneyland significa che ti manca l'opportunità di ottenere un quadro completo del viaggio di California della tua amica, a meno che non si verifichino le informazioni in un altro momento.

Riepilogo

Le domande di sintesi non riguardano la determinazione della veridicità tanto quanto l'alimentazione verso la fonte quanto ha detto in modo da avere l'opportunità di pensare: "Ho effettivamente detto quello che intendevo dire? "

Vendete automobili di tutti i tipi, dai portelloni a due porte ai modelli di lusso a grandezza naturale. Una giovane coppia arriva allo showroom e chiede di pilotare uno dei modelli di lusso.

"Cosa userà la macchina per la maggior parte del tempo? " tu chiedi.

"Commutare avanti e indietro per lavorare. Lavoriamo nello stesso edificio ", dice.

"Che altro ti userai? "

" Viaggi nei fine settimana per vedere i miei genitori. Roba del genere. "Pausa e aggiunge:" Vivono centinaia di chilometri di distanza. "

" Perché pensi che la vettura di lusso è la scelta migliore? "

Scambiano uno sguardo. Dice: "Ci piace molto meglio degli altri. "

" Qual è il tuo colore preferito ", chiedi, guardandolo dritto.

“Red. "

" Lasciatemi vedere se ho ragione. Mi sento dire che vuoi una vettura rossa e piena nella classe di lusso.Quanto questa descrizione corrisponde a quello che vuoi? "(In questo caso hai incornato la tua domanda sommaria con le informazioni pertinenti.)

Scambiano un altro sguardo. Disse: "Pensiamo che un colore più sottile potrebbe essere migliore. "

" Che dire del modello di lusso ti fa pensare che sia la migliore per te? "(Ancora una volta, questo è un modo per riassumere e verificare quello che hai sentito. Vuoi sapere se sono così innamorati dell'aspetto della vettura costosa che non vogliono considerare nient'altro, o se il primo la risposta stava nascondendo un fatto saliente.)

"Mio padre dice che questa è l'auto più sicura sulla strada. "

La risposta alla domanda di riepilogo ti dice che in realtà, come se fosse, ma non per come sembra. Leggete tra le righe. Stanno iniziando solo nella loro vita insieme. Il padre probabilmente li ha mandati alla concessionaria per comprare "la macchina più sicura sulla strada", che li aiuterà a comprare. Decidi di procedere alla vendita, sapendo che la domanda di anticipo e prestito probabilmente ti darà il resto della storia.

Alcune persone potrebbero non essere a proprio agio chiedendo una domanda di sintesi come quelle incorporate in questo incontro di vendita perché non vogliono sembrare semplici o inattentivi. Se fai la domanda esattamente allo stesso modo in cui l'hai chiesto per la prima volta, allora potrebbero avere una conclusione valida.

Non si desidera anche fare la stessa domanda due volte di fila anche se si modifica il fraseggio. Mettendo una certa distanza tra la prima volta che si pone la domanda e la seconda, e leggermente riformulando la domanda, si incontra semplicemente come qualcuno che è veramente interessato a quello che l'altra persona ha da dire.

Non pertinente

Potresti scoprire che la persona che risponde alle tue domande sembra stressata; una questione non pertinente potrebbe mitigare la tensione. Oppure, forse hai bisogno di tempo per pensare o fare riferimento alle tue note, in modo da utilizzare la domanda solo per comprare un po 'di spazio e tempo.

Nel chiedere domande come: "Qual è il progetto che hai intrapreso in passato fallito? "E" Come hai provato a risolvere il problema? "Puoi facilmente fare un candidato di lavoro come se fosse al centro di un interrogatorio di battaglia.

Il candidato potrebbe dire: "Ho cercato di affrontare il problema riunendo il dipartimento intorno ad un obiettivo comune, come faccio a trovare il piccolo team di lega di mio figlio per concentrarsi sul colpire la palla. "

Puoi dare al candidato una pausa chiedendo:" Quanto hai allenato poco lega? "Prima di tornare alla discussione del suo avvilimento e come ha tentato di risolvere il problema.

Infine, qui ci sono due modi per rovinare domande che iniziano con tutti i componenti necessari e finiscono con meno di

good . Aggiungere troppi qualificatori o altre parole e frasi che distolgono la questione. Per esempio, "Cosa hai fatto per la colazione al bancone dove le sgabelli in vinile sono fessurate e coperte di nastro adesivo? "

1. Anche l'aspettativa di una risposta è comune.Tu domandi: "Qual è il tuo pasto preferito? "La persona pensa un momento piuttosto che rispondere immediatamente. Tu cinghiasti, "Carne arrosto? "
2. Silenzio è uno strumento di interrogazione efficace. Non perdere la scoperta, le informazioni, i cavi a causa dell'apertura della bocca quando hai bisogno di aprire le orecchie. Ricorda la regola "due orecchie, una bocca" per ottenere il massimo dalla domanda.

   L'ambiente e la comunicazione

   I suddetti componenti della comunicazione promuovono il senso comune quando operano insieme per fornire un messaggio efficace. L'ambiente di lavoro in cui tali componenti avviene influenza anche la comunicazione e se la comunicazione viene ricevuta.

   Quando fai domande valide, crei rapporti e ispiri la fiducia. Le domande formano un'altra parte della fondazione per la comunicazione sul posto di lavoro che condivide il significato

   In un ambiente di lavoro che sottolinea la comunicazione aperta, il coinvolgimento dei dipendenti e gli obiettivi comuni, la comunicazione più frequente e più efficace. Ma l'aspettativa di una comunicazione significativa imposta il livello più alto in questi migliori luoghi di lavoro. Così, anche in ambienti di lavoro incentrati sui dipendenti, i dipendenti si lamentano di non sapere cosa sta succedendo.

   A causa di tutti i componenti e l'ambiente globale di un singolo posto di lavoro, la comunicazione rimane impegnativa. Le vecchie domande su chi deve sapere cosa e quando hanno bisogno di conoscerlo non è mai pienamente risposto a solo circa la soddisfazione di chiunque.

   Le denunce degli impiegati riguardanti troppe informazioni, informazioni insufficienti e persino sovraccarico di informazioni continueranno a risonare nei luoghi di lavoro. Non potrai mai curare il problema della comunicazione ma, con impegno e pensiero, puoi aumentare l'efficacia della comunicazione interpersonale e della tua comunicazione sul posto di lavoro.

   Ulteriori informazioni relative alla comunicazione efficace sul posto di lavoro

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