Record di dipendenti I datori di lavoro dovrebbero mantenere

Vuoi sapere quali record dipendenti conservano come datori di lavoro? Il datore di lavoro mantiene quattro file record di dipendenti per ogni dipendente. Inoltre, il datore di lavoro mantiene altri file di record di dipendenti per tutti i dipendenti.

Ecco di più sui record dei dipendenti che un datore di lavoro vuole conservare e renderli accessibili ai dipendenti ea volte ai loro supervisori e manager.

• A file personale viene mantenuto per ogni dipendente. Questi file personali contengono documenti riservati e sono gestiti e gestiti da personale di risorse umane. I file del personale sono i principali record dei dipendenti utilizzati dal datore di lavoro, dal dipendente e dal responsabile del dipendente in alcune società. In altri - e raccomando questo approccio - l'accesso al file del personale dipendente è limitato a HR e al dipendente sotto la supervisione.
  I documenti tipici di un file di personale includono l'applicazione per l'occupazione, un modulo di contatto di emergenza familiare, una storia d'azione disciplinare documentata, un curriculum, un impiegato di ricevimento della documentazione dipendente, il datore di lavoro a firma, la valutazione periodica, , o piano di sviluppo delle prestazioni, certificati di formazione e prove di presenza, e le informazioni di contatto personali attuali su ogni dipendente.
  Non tutti i file del personale contengono gli stessi documenti, ma ogni file personale dispone di alcuni documenti che sono gli stessi. La documentazione della prestazione di un dipendente non appartiene al fascicolo personale se non ha garantito azioni disciplinari, un premio o un altro segno di successo eccezionale. Queste note di prestazioni quotidiane appartengono al file che i gestori continuano a tenere traccia delle prestazioni, degli obiettivi e dei contributi dei loro dipendenti.

• I file paga mantiene anche i record dei dipendenti. I file del libro paga contengono una storia dei posti di lavoro del dipendente, dei reparti, dei rimborsi, dei guarnire, dei prestiti e di altre informazioni essenziali per pagare un dipendente e mantenere una copia della storia del compenso del dipendente.
  Il file del libro paga contengono anche la cronologia delle forme di governo, come il W-2, W-4 e documenti di trattenimento della previdenza sociale compilati dal dipendente. Il file contiene anche le informazioni sui benefici per i dipendenti e l'autorizzazione a ritirare i pagamenti dal salario dipendente.
• È inoltre mantenuto un file medico dipendente . I record dei dipendenti nel file medico non sono disponibili a nessuno tranne che il personale designato per le risorse umane e il dipendente i cui record sono conservati nel file. I dosaggi medici contengono note mediche, documenti cartacei dell'applicazione FMLA, informazioni sui test di droga, informazioni fisiche richieste e altre documentazione che si riferisce alla salute medica del dipendente o del suo familiare.
  I file medici, a causa della riservatezza dei record dei dipendenti, ricevono il massimo livello di memorizzazione e riservatezza.È consigliabile che i file medici vengano conservati in cassetti bloccati che siano bloccati in una stanza non accessibile da dipendenti diversi da personale designato da HR.

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• File I-9 record di dipendenti di casa che vengono mantenuti per tutti i dipendenti in un file separato da altri record di dipendenti. I datori di lavoro mantengono questa registrazione dei dipendenti separati da altri record dei dipendenti per mantenere la riservatezza dei dipendenti da funzionari governativi e da altri soggetti autorizzati a rivedere I-9 dipendenti.
  Il mantenimento degli I-9 in una posizione separata assicurerà che se sei selezionato per una revisione dei file di federale I-9, i dipendenti governativi non avranno accesso a altri record del dipendente o del suo impiego con l'organizzazione.
  Queste indagini si stanno aumentando ogni anno in modo da assicurarsi che i tuoi dipendenti abbiano compilato correttamente i moduli I-9 o che tu possa essere soggetto a multe e potenzialmente tempo di prigione.

I dipendenti possono visualizzare i loro record dei dipendenti contattando una persona del personale di risorse umane durante le normali ore lavorative. Nessun impiegato può modificare o rimuovere alcun documento nel proprio registro che deve essere visto in presenza di un personale HR.

È necessario disporre di una politica di visualizzazione dei record dei dipendenti nel proprio manuale dei dipendenti e seguirla indiscriminatamente per quanto riguarda le richieste dei dipendenti per visualizzare i propri file.

Se un dipendente invia una richiesta scritta per una copia dei propri dati personali dopo aver lasciato l'impiego, è necessario inviarli una copia. È possibile fatturare l'ex dipendente per il tempo e le copie se lo desiderate, ma non credo che molti datori di lavoro fanno.