Le regole di eEOC per i programmi di wellness sul posto di lavoro I datori di lavoro devono sapere che i datori di lavoro devono rivedere attentamente le linee guida del top 5 EEOC

Uno dei modi in cui i dipendenti possono iniziare a lavorare su obiettivi di salute personale, come perdere peso e ridurre le cattive abitudini, è partecipare ai programmi di benessere aziendale. I programmi di benessere corporativo sono popolari perché hanno dimostrato di prevenire le malattie, ridurre i costi dei premi di assistenza sanitaria e incoraggiare i dipendenti a condurre uno stile di vita più sano.

Tuttavia, i datori di lavoro devono essere consapevoli di un aggiornamento legale riguardante le linee guida della Commissione per le Opportunità di Equal Employment (EEOC) che influenza la gestione dei programmi di wellness del posto di lavoro.

Poiché i programmi di benessere sul posto di lavoro spesso coinvolgono l'uso di questionari medici, screening biometrico, valutazioni dei rischi sanitari e altri strumenti per misurare la salute dei dipendenti; possono rappresentare un rischio legale per la mancata gestione di queste informazioni personali sulla salute.

Assicurarsi di proteggere tutte le informazioni sulla salute personale

Ad oggi l'unico uso accettabile della raccolta di informazioni personali sulla salute durante le attività del programma benessere è quando viene gestito da una terza parte autorizzata, come l'agenzia di assicurazione sanitaria.

La difficoltà inizia quando un membro del team di risorse umane o qualcun altro all'interno dell'azienda che potenzialmente può identificare un dipendente ottiene l'accesso a dati riservati di salute dei dipendenti - in modo o in modo accidentale. Ciò può generare la causa di un reclamo in base a diverse leggi anti-discriminatorie in materia di occupazione, tra cui la legge sulla portabilità e assicurazione contro le malattie sanitarie (HIPAA), l'Atto americano per i disabili (ACA) o la legge sulla non discriminazione delle informazioni genetiche (GINA).

Se le informazioni sulla salute personale (PHI) entrano nelle mani sbagliate, vengono trasferiti utilizzando metodi non sicuri (come l'email) o vengono utilizzati per prendere qualsiasi decisione per includere o escludere qualsiasi individuo per l'impiego , la promozione, la cessazione o l'ammissibilità per determinati tipi di copertura del piano sanitario di gruppo - l'organizzazione sarà legalmente responsabile.

I danni causati a decine di migliaia di dollari possono essere il risultato di questa violazione di dati.

Evita le violazioni sugli incentivi per il benessere

Un altro problema con i programmi di benessere è venuto di recente, sull'uso degli incentivi per i dipendenti a partecipare a programmi sponsorizzati dall'azienda. L'EEOC ha stabilito che quando gli incentivi sono legati a programmi di benessere, per i dipendenti o per partecipare a loro o per raggiungere determinati obiettivi di benessere, il programma discrimina coloro che scelgono di non partecipare o non soddisfano i loro obiettivi previsti. Gli incentivi utilizzati in questo modo discriminano sulla base delle disabilità e delle informazioni genetiche - fattori che i dipendenti non possono controllare.

Un esempio è stata un'azienda che ha offerto un bonus in denaro per coloro che hanno accettato di eseguire test biometrici obbligatori.Questa società ha minacciato illegalmente di risolvere la copertura assicurativa o di emettere altre azioni disciplinari per i dipendenti che hanno rifiutato i test biometrici. Altre aziende sono state recentemente messe sotto fuoco per aumentare i premi per i dipendenti che hanno certe malattie, sono obesi, fumo o non partecipano ai programmi di benessere.

È importante notare che i programmi di benessere che forniscono incentivi ai dipendenti su base volontaria, come i bonus e le carte regalo e altri vantaggi, non sono discriminatori nel loro approccio.

L'azienda deve tuttavia consentire a tutti i dipendenti di partecipare a programmi benessere se vogliono. I programmi non possono essere costretti, né i dipendenti che hanno determinati problemi di salute sono il focus dei programmi di benessere. Un esempio di una violazione del CEI sarebbe quello di rendere obbligatoria a tutti i dipendenti obesi di partecipare ad un programma di fitness per rimanere impiegati o beneficiare della copertura sanitaria.

Regole EEOC per guidare i datori di lavoro per i piani di benessere aziendale

A causa di idee sbagliate sui programmi di benessere sul posto di lavoro, l'EEOC ha emesso alcune norme definitive per modificare le norme governative e fornire ulteriori orientamenti ai datori di lavoro. Queste regole sono progettate per fornire maggiori informazioni e valore rispetto ai piani di benessere aziendale. Seguendo attentamente queste regole, un datore di lavoro dovrebbe essere in grado di evitare eventuali cause legali o di violare le norme ACA, ADA, GINA o EEOC.

1. I dipendenti non devono mai essere costretti a partecipare a programmi di benessere aziendale.

Tutti i datori di lavoro possono incoraggiare, commercializzare e condividere informazioni sul programma di benessere aziendale. Tuttavia, non può essere costretto ad alcun dipendente né i dipendenti dovrebbero essere sentiti aggressivi per partecipare. Anche se hanno bisogno di partecipare a causa di problemi di salute, i dipendenti devono partecipare volontariamente in ogni momento.

2. Se i dipendenti rifiutano di partecipare, non possono essere negati la copertura sanitaria o la possibilità di scegliere tra i piani di assistenza sanitaria offerti dal loro datore di lavoro.

Nessun datore di lavoro ha il diritto di negare i vantaggi di assistenza sanitaria del gruppo sotto l'Affordable Care Act, basandosi semplicemente sulla scelta del dipendente di partecipare o meno a un programma benessere. Ciò include programmi di cessazione del fumo, programmi di perdita di peso e qualsiasi altra iniziativa di benessere che influenza la salute dei dipendenti. Inoltre, un datore di lavoro deve offrire gli stessi piani di gruppo a tutti i dipendenti idonei.

3. Tutti i datori di lavoro devono indicare chiaramente in forma scritta quali tipi di informazioni mediche richiederanno, come saranno utilizzate le informazioni, chi accederà al PHI e come la divulgazione è limitata.

Come indicato in precedenza, le informazioni sulla salute personale possono essere raccolte in diversi modi, tra cui valutazioni sulla salute personale, proiezioni biometriche sulla salute, fiere di wellness e persino da reclami medici. L'uso di PHI è molto limitato e deve essere chiaramente comunicato ai dipendenti alla partecipazione a qualsiasi programma di benessere. Deve essere rilasciata una dichiarazione e i dipendenti devono firmare, consentendo al fornitore di servizi di benessere di terze parti e all'assicurazione sanitaria di utilizzare queste informazioni a beneficio dei dipendenti.

4. I datori di lavoro non possono mai prendere retribuzioni contro qualsiasi dipendente che sceglie di declassare la partecipazione al programma di benessere aziendale aziendale.

Questa è una cosa che i datori di lavoro devono fare attenzione a non violare. Nessun datore di lavoro può costringere, minacciare, intimidire, maltrattare, penalizzare, imbarazzare o tentare di forzare qualsiasi dipendente o dipendente a partecipare ad un programma di benessere. Tutti i dipendenti e le loro dipendenti ammissibili devono essere liberi di partecipare volontariamente e possono terminare questa attività in qualsiasi momento senza alcuna azione ritorsiva da parte del datore di lavoro.

5. Una società non può offrire un incentivo a lavoratori partecipanti che vale più del 30 per cento del costo della versione self-pay del piano sanitario (basato su un membro sano di 40 anni).

Ecco dove le cose possono diventare un po 'complicate perché molte aziende offrono una qualche forma di incentivo ai dipendenti che partecipano volontariamente a programmi di benessere aziendale. L'incentivo può essere in contanti, un bonus, un regalo speciale, un equipaggiamento di fitness indossabile, un'appartenenza a palestra o qualsiasi altro tipo di incentivo - purché non superi il valore delle linee guida di cui sopra. In altre parole, non fare il programma wellness solo per ottenere un incentivo, ma per partecipare e ottenere sano.

Ulteriori considerazioni nella gestione dei programmi di benessere

Il programma di benessere deve essere accessibile a tutti i dipendenti, indipendentemente dal loro stato attuale o futuro. Ciò significa che è necessario ospitare dipendenti a tutti i livelli, inclusi quelli che stanno già portando stili di vita sani e quelli che stanno lottando a causa di altri fattori. Ad esempio, potresti avere un dipendente che ha una preoccupazione per la salute e deve perdere peso, ma il dipendente non può camminare bene o andare in bicicletta ancora. Assicurarsi che vi sia una zona di passeggiata all'interno con supporto come la ringhiera o le sedie per fornire al dipendente la mobilità aggiunta.

Un'altra cosa da tenere in guardia è se i dipendenti condividono le loro informazioni personali di salute, forse seguendo un processo di valutazione o dopo aver visitato un medico per la cura. Non impegnarsi con il dipendente per quanto riguarda il PHI e scoraggiare i dipendenti a condividere le loro informazioni mediche al lavoro. Se si dispone di un programma di supporto, tuttavia, consente ai dipendenti di condividere con i loro coetanei in un ambiente più controllato e riservato. Non si sa mai chi possa ascoltare le conversazioni personali al posto di lavoro e questo potrebbe influenzare un gestore per trattare un dipendente in modo discriminatorio (ad esempio in termini di un aumento o una promozione).

Infine, le informazioni molto minime dovrebbero essere ottenute dai dipendenti durante le valutazioni sanitarie personali, durante le iscrizioni aperte dei benefici e quando i dipendenti partecipano a schermi biometrici. Una violazione di EEOC potrebbe verificarsi abbastanza innocentemente semplicemente chiedendo troppe informazioni sulla salute da un dipendente in una classe protetta. Assicurati di esaminare le linee guida del programma EEOC per capire quali eventuali terze parti possono chiedere ai partecipanti al benessere e informare tutti i dipendenti utilizzando un modulo di divulgazione del programma wellness.Tutte le informazioni devono essere tenute in stretta privacy e non trasmesse mai via email o altri formati digitali. Ogni anno, tutti i dipendenti dovrebbero essere aggiornati sulle regole del programma wellness e firmare su un modulo annuale che dice di essere volontari per partecipare.

Mantenere i dipendenti sani durante la stagione di vacanza

Ogni anno, all'inizio di un'altra stagione di vacanze occupata, molti datori di lavoro pensano a come aiutare i dipendenti a sfruttare al meglio i loro benefici per i dipendenti per l'anno e per iniziare obiettivi di benessere per il prossimo anno.

La tua organizzazione potrebbe essere in procinto di ricordare ai dipendenti i vantaggi derivanti dalla partecipazione al programma di benessere aziendale. Questo è anche un momento in cui molti si iscrivono ai loro benefici annuali, sia attraverso le offerte del gruppo di lavoro o lo scambio di mercato. Può essere un buon momento per condividere informazioni sui benessere con i dipendenti, aggiornarle sui vantaggi che possono beneficiare, e anche ospitare una fiera benessere. Può anche essere un buon momento per fornire proiezioni di salute gratuite e colpi di influenza per i dipendenti.

In ogni caso, assicuratevi di fornire informazioni scritte a tutti i dipendenti e inviare i promemoria settimanali via email per aiutare i dipendenti a scegliere la giusta scelta per le loro esigenze personali. Se hai dei dipendenti interessati al programma di benessere, indirizzalo al punto centrale della persona di contatto per l'amministratore del programma. In alcuni casi, questo può essere un agente di assicurazione sanitaria di terze parti o una società di wellness indipendente.