Compiti di imposta annuali per i datori di lavoro per i datori di lavoro

Domanda: Quali attività di pagamento a fine anno devo occuparmi?

Oltre alla pianificazione fiscale, il mese di dicembre è anche il momento di completare le attività del libro paga di fine anno e prepararsi per il nuovo anno di paga. Qui ci sono alcuni promemoria per aiutarti a chiudere il tuo libro paga per quest'anno e prepararsi per le tasse sul libro paga dell'anno prossimo

Dipendente W-4 Form - Certificato di sussistenza per la previdenza

I dipendenti possono completare i moduli W-4 in qualsiasi momento e la fine dell'anno civile è il momento giusto per ricordargli di rivedere il loro W-4 per assicurarsi che le informazioni siano accurate e che l'importo che vogliono trattenere dalle imposte sul reddito federale è accurata.

Se il tuo stato richiede un'imposta sul reddito, i dipendenti dovrebbero anche controllare la forma di ritenuta dell'imposta sul reddito dello stato per le modifiche e gli importi di ritenuta. Solo un promemoria che i dipendenti possono cambiare le loro forme W-4 spesso, come vogliono durante tutto l'anno, solo una volta per ogni paycheck, ovviamente.

Formato W-9 non dipendente - Richiesta per il numero di identificazione e certificazione dei contribuenti

Una forma W-9 simile alla forma W-2, ma è per i non dipendenti. Il modulo W-9 viene utilizzato per verificare l'indirizzo e il numero di identificazione fiscale della persona. Il numero di identificazione fiscale è l'informazione più importante, perché l'IRS utilizza questo per corrispondere a 1099 pagati da contribuenti con 1099 depositati dai datori di lavoro.

Ordini i moduli W-2 e 1099-MISC

Se invii i tuoi moduli W-2 (la sintesi fiscale per i dipendenti) e i moduli 1099-MISC (fine anno sintesi fiscale per imprenditori indipendenti), ora è il momento di ordinare le forme per questo anno fiscale.

Se hai un servizio di paghe, controlla per assicurarsi di avere quello di cui hanno bisogno per preparare queste forme nel mese di gennaio. Ricorda che i moduli W-2 ei moduli 1099-MISC devono essere inviati agli individui entro la fine di gennaio.

È possibile

ottenere i moduli W-2 dai negozi di forniture per ufficio o dall'IRS. Non è possibile utilizzare un modulo W-2 scaricato da Internet, poiché l'inchiostro rosso della copia A è speciale e non può essere copiato. Devi utilizzare il modulo ufficiale.

Ulteriori informazioni su W-2s e 1099s

Verifica dei nomi dei dipendenti e dei numeri di sicurezza sociale (SSN)

Prima di preparare i moduli W-2, contattare l'amministrazione della sicurezza sociale per assicurarsi che i nomi dei dipendenti ei numeri di sicurezza sociale e sono accurate. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Business Services Online di SSA.

Verifica le informazioni non dipendenti prima di inviare i moduli 1099-MISC.

Prima di inviare un non dipendente, come il contraente o il business che hai pagato, devi verificare il numero di ID fiscale per quella persona. Come indicato sopra, dovrai inviare un modulo W-9 per ottenere l'indirizzo e il numero ID fiscale.

Altri compiti di imposta pagati a fine anno

Assicurarsi che

• i salari dei dipendenti siano registrati nell'anno corretto. L'utilizzo del concetto contabile di ricezione costruttiva come data in cui la persona ha accesso illimitato ai fondi è ciò che conta. Quindi, metti i salari nell'anno corretto usando la data del paycheck. Se stai pagando i salari dei dipendenti per la scorsa settimana di dicembre, ma il paycheck è datato a gennaio, quel reddito conta fino a gennaio. L'eccezione è se per qualche ragione si paga anticipatamente i salari a dicembre, per i dipendenti salariati, per i salari che sono dovuti a gennaio. Per saperne di più sul timing dei salari dipendenti a fine anno, così come altri redditi di fine anno e problemi di tempistica. Determinare come gestire
• paghe per i dipendenti che non sono state prelevate per molto tempo. Devi fare uno sforzo sincero per trovare il dipendente (utilizzare lettere certificate in modo da poter dimostrare che la lettera non è disponibile). Se non riesci a trovare il dipendente, ti viene richiesto dalla legge statale di riconquistare le paychecks non ricuperate al tuo dipartimento delle entrate statali. Continueranno a lavorare per trovare l'individuo. Dovrai inoltre tenere conto della responsabilità del payroll per il paycheck non pagato nel tuo sistema contabile. Il modo in cui viene gestito dipende dalla probabilità che il lavoratore versa il controllo. Determina gli importi imponibili per i dipendenti W-2s
• per determinati benefici, incluse le percentuali per l'uso personale dei veicoli aziendali e dei telefoni cellulari da parte dei proprietari e dei dipendenti e delle spese di istruzione che possono essere imponibili. Consultare il proprio consulente fiscale sui requisiti di segnalazione per questi vantaggi.