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Il file del personale dipendente è il file principale del dipendente che contiene la storia del rapporto di lavoro dall'applicazione all'occupazione attraverso l'intervista di uscita e la documentazione di terminazione di lavoro. Solo il personale della Risorse Umane e il supervisore e il direttore immediato del dipendente possono avere accesso alle informazioni nel file del personale dei dipendenti e non lascia mai l'ufficio delle risorse umane.
Il file del personale dipendente è generalmente memorizzato in un archivio di file bloccato e resistente al fuoco in una posizione bloccata accessibile al personale delle risorse umane.
La riservatezza delle informazioni dei dipendenti nel file di personale è di fondamentale importanza.
Di tutti i file dipendenti aziendali, il file personale del personale è più frequentemente accessibile quotidianamente per informazioni dal datore di lavoro, supervisore o personale risorse umane.
I principi fondamentali e le domande da prendere in considerazione durante la presentazione di qualsiasi documento in un file di personale del dipendente sono questi.
Il datore di lavoro ha bisogno di un documento particolare per giustificare le decisioni se il datore di lavoro è stato citato? Il datore di lavoro ha bisogno del documento in un tribunale?
- Il dipendente conosce e capisce che il documento verrà archiviato nel suo file di personale? Nella maggior parte dei casi, i datori di lavoro devono avere l'impiegato firmare il documento, non per indicare l'accordo con il contenuto del documento, ma per riconoscere che sono a conoscenza e hanno letto il documento.
- Nessuna sorpresa, opinioni o note personali sul dipendente dovrebbero mai essere collocate in un file di personale del personale. Solo i fatti, nessun pensiero speculativo, appartengono a un file di personale dipendente.
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Di seguito sono riportate le raccomandazioni sulla documentazione che un datore di lavoro deve tenere in un file di personale del personale.
Cronologia dell'occupazione
Applicazione di lavoro
- Riprendi
- Riprendi la lettera di copertura
- Verifica dell'istruzione
- Verifica dell'occupazione
- Lettera di rifiuto
- Contratto di offerta di lavoro o contratto di lavoro
- Agenzia di collocamento o contratto di agenzia temporanea, se utilizzata
- Informazioni di contatto di emergenza
- Modulo di riconoscimento del manuale dei dipendenti firmato che riceve il ricevimento del manuale dei lavoratori
- Elenco di controllo da un nuovo orientamento ai dipendenti
- Qualsiasi accordo di trasferimento e documentazione
- Qualsiasi contratto, accordo scritto, ricevuta o riconoscimento tra il dipendente e il datore di lavoro (ad esempio un accordo non convenzionale, un contratto di lavoro o un accordo relativo ad un'auto fornita da un'impresa) , ad esempio
- Forme ufficiali per la vita dei lavoratori, tra cui: richieste di trasferimento, promozione, domande di lavoro interne e così via
- Qualsiasi altra documentazione relativa all'occupazione
- Sviluppo e miglioramento delle prestazioni dei dipendenti
- Copie di qualsiasi valutazione delle prestazioni utilizzate o piani di sviluppo dei dipendenti
- Autovalutazione dei dipendenti
Registrazioni da qualsiasi sessione di consulenza formale
- Note sulla frequenza o ritardo
- Documentazione del piano di miglioramento della prestazione
- report
- Richieste di formazione
- Valutazione delle competenze
- Formazione o classe di formazione,
- Riconoscimenti dei dipendenti presentati come certificati, lettere di riconoscimento e così via < notifiche o orari di sessione
- valutazioni di necessità firmate
- report di spese di formazione
- reclami da parte di clienti o collaboratori
- record di terminazione di lavoro
- lettera di dimissioni di dipendenti
- Elenco di controllo di fine lavoro
- Contabilità finale per tutti gli aspetti dell'occupazione del dipendente come il salario finale, la retribuzione per le vacanze, il ritorno della proprietà aziendale e così via.
- Sono disponibili altri documenti relativi ai file di personale.
Panoramica sui file del personale
- Criteri di accesso ai file del personale
- Quelli che i datori di lavoro non devono contenere nei record di personale
Cosa si trova in un documento paga dipendente?
Il file paga consente di limitare l'accesso a altre informazioni sui dipendenti consentendo l'accesso a dati di compensazione per persone appropriate. Scopri di più.
Cosa i datori di lavoro non devono tenere nei file del personale
Sapere quali documenti non appartengono al tuo personale File? Ecco un elenco dei tipi di documenti per evitare l'inserimento nei file di personale dei dipendenti.
Cosa dovrebbero tenere i datori di lavoro nei file del personale dipendente?
Bisogno di sapere quali materiali e documenti che dipendono dai dipendenti da tenere in un file di personale dipendente? Ecco il mio elenco consigliato dei contenuti del file.