Cosa si trova in un documento paga dipendente?

Il file dipendente del libro paga è il repository per tutto ciò che ha a che fare con il paycheck di un dipendente. La ragione principale per creare un file di paghe è limitare l'accesso al resto delle informazioni riservate che si trovano nel file del personale.

Il file del libro paga consente al personale contabile di pagare il dipendente senza accedere alle informazioni riservate ai dipendenti. Il personale contabile può tenere registri dei salari quando ha senso per pagare il dipendente.

Nei casi in cui il libro paga e la contabilità sono esternalizzati, questa è una pratica ancora più raccomandata per i record del libro paga del dipendente.

Il file paga limita l'accessibilità alle informazioni riservate ai dipendenti. Il file dipendente dei dipendenti consente al personale contabile e finanziario di avere le informazioni necessarie per pagare il dipendente in una posizione utile. La posizione deve essere sicura e accessibile a qualsiasi altro dipendente.

Devi impressionare sul personale contabile il fatto che le informazioni contenute nei file paghe siano riservate e non devono essere condivise senza il permesso e il signoff del personale HR. Né il personale contabile dovrebbe condividere informazioni sulle richieste dei dipendenti, promozioni, bonus e qualsiasi altra informazione riservata ai dipendenti.

Risorse umane non necessitano di monitorare l'accesso della contabilità ai file dei dipendenti dei dipendenti. Come è consigliabile per i file dipendenti correlati, come il personale e i file medici, è necessario limitare l'accesso al file del libro paga.

Solo le persone che hanno bisogno di avere le informazioni per fare il loro lavoro dovrebbero vedere il contenuto.

Contenuti di un file paga dipendente

Si tratta di un elenco suggerito, ma non completo, di quello che appartiene a un file dipendente del libro paga.

• Lettera di offerta firmata dal responsabile di assunzione, risorse umane e dipendente
• Autorizzazione paga firmata da risorse umane e responsabile di assunzione quando esiste un contratto di dipendenti
• W-4 Form
• Lavorazioni e autorizzazioni relative a qualsiasi dipendente Benefici che comporta una deduzione salariale
• Modulo di autorizzazione diretta
• Moduli di contabilità temporanea
• Orario settimanale settimanale
• Registri orologio, se utilizzati
• Registri di partecipazione
• Richieste di rimborso incluse documentazione e ricevute per spese di viaggio e altre spese autorizzate
• Moduli di rimborso e ricevute di pagamento, libri e così via
• Moduli di pagamento in anticipo
• Documenti di prestito aziendale e pianificazione di pagamento
• Ordini e registrazioni di guaritori
• Autorizzazione per il rilascio di informazioni private
• Lavorazioni relative a ciascun dipendente alzare
• Lavorazioni relative a qualsiasi bonus, ripartizione dei profitti o riconoscimento
• Forme W-2
• Autorizzazione per qualsiasi altra azione del libro paga la tua azienda consente

Sono disponibili altri documenti relativi ai file del personale.

• Panoramica sui file del personale
• Criteri di accesso ai file del personale

Conosciuto come file di dipendenti, record di dipendenti, file di risorse umane, documentazione

Susan Heathfield fa ogni sforzo per offrire accurate, La gestione delle risorse umane, il datore di lavoro e il posto di lavoro su questo sito web, ma non è un avvocato. Il contenuto del sito non deve essere interpretato come consulenza legale.

Il sito ha una normativa mondiale e le leggi e le regolamentazioni in materia di occupazione variano da uno Stato a uno Stato e da un paese all'altro, in modo che gli articoli non possano essere definitivi su tutti per il tuo posto di lavoro. In caso di dubbio, chiedere sempre consigli legali. Le informazioni sul sito sono fornite solo a titolo indicativo.