Cosa i datori di lavoro non devono tenere nei file del personale

I datori di lavoro non dovrebbero mai immettere particolari elementi nei tuoi record di personale generale. Il contenuto dei file personali e dei documenti è generalmente accessibile a personale dipendente, dipendente e manager e supervisore del dipendente, in alcune società.

In altri, l'accesso è limitato al personale HR e i dipendenti possono richiedere l'accesso ai propri record. Gli avvocati possono anche indirizzare il contenuto dei documenti personali per le denunce e le denunce della Commissione per le Opportunità di Partecipazione (EEOC).

Un ex dipendente può anche richiedere una copia dei propri dati personali.

Con tutti questi usi potenziali e potenziali spettatori dei tuoi record di personale, un datore di lavoro deve prestare attenzione a mantenere una documentazione imparziale e imparziale della storia dell'occupazione di un dipendente nei tuoi record di personale. Di conseguenza, applicare queste linee guida generali alla documentazione che conservi nei record di personale dell'organizzazione.

Linee guida generali per il contenuto del file del personale dipendente

• Le informazioni contenute nel record personale devono essere fattuali. Pareri del personale di supervisione o risorse umane; note casuali; pettegolezzo; voci infondate; domande, relazioni o tattletale di altri dipendenti che non sono esplorati; accuse non perseguite, indagate e conclusi; e tutte le altre informazioni, commenti o note non-fattuali dovrebbero essere esclusi dal file personale del dipendente.
  Uno degli esempi peggiori di commenti offensivi che un responsabile delle risorse umane ha trovato in un record di personale, ha coinvolto le note di intervista di un manager di assunzione. Uno affermò: "Forse troppo grasso per salire e scendere le scale se necessario. "Immagina il dipendente, un avvocato e persino futuri dipendenti e supervisori che leggono commenti come questi.
  In un'altra società, il gestore ha scoperto note non motivate che i dirigenti e gli altri avevano inserito nei file del dipendente, ad esempio: "Mary è arrabbiata perché non ha ottenuto un aumento, ha rallentato il suo lavoro in modo deciso per ottenere anche con il suo manager. " Vedi il problema?

• I record del personale devono essere accuratamente assegnati alle loro posizioni di file appropriate. Determinare un protocollo per i record di personale aziendali in base alle leggi statali e federali, alle leggi sull'occupazione come la legge sulla mobilità assicurativa e la responsabilità del 1996 (HIPAA) e le migliori pratiche del datore di lavoro.
  Allora, bastone con il protocollo. Non si desidera trovare le scuse del medico casuale incluse nel file di personale quando appartengono a un file medico. Né vuoi la logica e la giustificazione per la promozione di un dipendente nel file del libro paga.
  Non si desidera anche che i record di una decisione di assunzione che comportino il controllo di sfondo o le note da discussioni con ex datori di lavoro nel file del personale.
• Supervisori, dirigenti e altri impiegati che inseriscono la documentazione sui documenti personali devono essere addestrati per scrivere la documentazione in modo appropriato. La dichiarazione in un dipendente ripugnante che il dipendente è stato un deadbeat completo non vincerà il tuo personale registra alcun premio, ma i supervisori non istruiti sono stati conosciuti per scrivere dichiarazioni simili.
  Meglio ancora, limitare l'accesso ai file al personale HR personale responsabile dei record e sapere cosa dovrebbe e non deve essere inserito in un file di personale.
• Consente di bilanciare le informazioni inserite nei record di personale per includere sia gli aspetti positivi che negativi della storia occupazionale di un dipendente. Troppo spesso i record di personale sottolineano ogni occorrenza negativa e mancano i componenti positivi.
• Riconoscere la differenza tra le note personali del supervisore relative al suo personale segnalante e ai record ufficiali della società. Le note del supervisore che vengono utilizzate per migliorare le prestazioni, per monitorare i progetti e il completamento dell'obiettivo e per determinare in modo equo le pianificazioni e le piani di sviluppo delle prestazioni, ad esempio, appartengono al file privato di un supervisore, non nei record ufficiali della società.
  Riconoscere anche la necessità di formare supervisori in come prendere appunti e mantenere la documentazione nel loro file di gestione. Gli stessi criteri per i fatti, non le opinioni e gli esempi specifici, non si sospetta, si applicano alle note private.
  Le note riservate del supervisore possono essere inoltrate nell'istanza di una causa, quindi si raccomanda cautela anche per le note private. Non è raccomandata la pratica dei supervisori che mantengano copie di record esistenti nel file ufficiale del personale dipendente nel loro file di gestione.
• La documentazione d'affitto e le note di intervista presentano un po 'di un problema. La migliore pratica è mantenere un file separato per ogni posizione che riempite, che include tutta la documentazione relativa al riempimento di tale posizione dal processo di inserimento ai controlli di riferimento. I file delle domande dei candidati, le lettere di copertura e le domande appartengono a questo file, salvo che si dovrebbe spostare l'applicazione del dipendente assunto al file del personale del dipendente.
  Questo file contiene i controlli ufficiali e le forme che cercano di rappresentare in modo improprio le qualifiche di un potenziale dipendente e supportano la tua decisione di assumere il candidato più qualificato. Le opinioni e le note del gestore assunto che sono state prese durante il processo di assunzione non appartengono a questo file. Le risorse umane possono raccogliere queste note per mantenere la documentazione completa su una decisione sull'occupazione, ma non appartengono ai registri del personale.
• La documentazione di fatto sulle decisioni sull'occupazione come la promozione, il trasferimento ad un'opportunità laterale e gli aumenti salariali rientrano nei registri del personale. Le opinioni del supervisore o della HR riguardo al dipendente non lo fanno. La documentazione ufficiale d'azione disciplinare, come un avviso scritto, appartiene anche al file personale del dipendente.

Esempi specifici di documentazione che non devono essere registrati nel personale

Le seguenti informazioni non devono essere collocate nei record di personale.La documentazione può richiedere un file separato, può essere classificato come appunti di supervisione o di gestione o non dovrebbe essere tenuto affatto da un datore di lavoro.

• Qualsiasi informazioni mediche appartiene al file medico.
• Informazioni paga appartiene al file paga.
• Documenti che includono i numeri di sicurezza sociale dei dipendenti o informazioni sulle classificazioni protette del dipendente come l'età, la razza, il sesso, l'origine nazionale, la disabilità, lo stato civile, le credenze religiose e così via non devono mai essere conservati nei file di personale.
• Documentazione di supervisione per la gestione del lavoro di un dipendente, la definizione di obiettivi, i feedback forniti e così via dovrebbero essere archiviati in una cartella privata, supervisore o proprietario.
• materiale di indagine incluso il reclamo dei dipendenti, interviste ai testimoni, intervista dei dipendenti, risultati, raccomandazioni dell'avvocato e risoluzione, nonché il follow-up per assicurare nessuna ritorsione, dovrebbero risiedere in un file di indagine separato da record di personale.
• File dipendente I-9 forme in un file o posizione I-9, lontano dai record di personale dei dipendenti.
• Posiziona i controlli di sfondo compresi la storia criminale, i rapporti di credito e così via ei risultati dei test di droga in un file separato che i supervisori, i manager e il dipendente non possono accedere. SHRM raccomanda questo file separato o raccomanda che queste informazioni possono anche essere archiviate nel file medico del dipendente.
• I record di pari opportunità degli impiegati come i moduli di autoidentificazione ei rapporti governativi non devono essere conservati nel file personale né da nessuna parte in cui il supervisore abbia accesso.

Se rispetti queste linee guida, la tua organizzazione memorizza in modo effettivo la cronologia occupazionale di fatto e supporti e le registrazioni del personale nelle posizioni appropriate.

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