Cosa dovrebbero tenere i datori di lavoro nei file del personale dipendente?

È una buona idea per un datore di lavoro mantenere un file personale per ogni dipendente. La documentazione della storia dell'occupazione, i record di contributo e di realizzazione, gli avvisi disciplinari, le promozioni, i piani di sviluppo delle prestazioni e molto altro ancora, appartengono a un file di personale. I datori di lavoro intelligenti conservano più di un file di personale.

Il datore di lavoro ha buone ragioni per mantenere diversi file del personale, alcuni legali e alcuni per scopi di miglior pratica di impiego.

La documentazione è necessaria affinché il datore di lavoro abbia una visione accurata della storia dell'occupazione di un dipendente. La documentazione supporta le decisioni del datore di lavoro e può proteggere il datore di lavoro in una causa correttamente conservata.

I contenuti del file personale forniscono una panoramica storica degli eventi importanti durante la carriera di un dipendente. Sostengono le decisioni prese sul dipendente e sulla sua carriera. Essi dimostrano la logica del datore di lavoro dietro l'assunzione, le promozioni, il trasferimento, le ricompense e il riconoscimento e le decisioni di licenziamento.

Diverse linee guida sono associate a diversi tipi di file del personale

Poiché si raccomandano diversi tipi di file di personale, ogni tipo di file di personale è associato a regole e linee guida differenti.

• Ogni tipo di file di personale ha una ragione diversa per i contenuti esistenti e diversi, in base a tale ragione.
• Ogni tipo di file di personale viene memorizzato in modo diverso.

• L'accesso a un file di personale è limitato a determinati dipendenti nella maggior parte delle organizzazioni. I vari tipi di file di personale hanno diverse linee guida di accesso.
• L'accesso dei dipendenti al suo file personale è consentito, ma la maggior parte dei datori di lavoro ha stabilito linee guida per l'accesso dei dipendenti con una politica di accesso ai file del personale nel manuale dei dipendenti. (Diversi stati e giurisdizioni dispongono di regole diverse, quindi rimanete aggiornati per la tua posizione.)
  La maggior parte delle organizzazioni non consente al gestore del dipendente di accedere al file generale del personale. Si aspettano che i dirigenti possano conservare la documentazione pertinente nel proprio file di dipendenti che non è il file ufficiale del personale.
• Il dipartimento Risorse Umane possiede ed è responsabile di file personale del personale.

Documenti del personale consigliati

Ecco i tipi di file personali raccomandati e quello che devi sapere per lavorare con loro.

Dipendente File Personale

Questo è il file principale del personale che un datore di lavoro mantiene per ogni dipendente. Il file di personale memorizza la storia dell'occupazione di ogni dipendente. Questo è ciò che devi sapere su un file di personale del personale.

File medico

Il file medico del dipendente ha gravi restrizioni legali che il datore di lavoro deve conoscere e prestare attenzione.Ecco cosa devi sapere riguardo alla riservatezza e al contenuto di un file medico del dipendente.

File paga

L'accesso dei dipendenti al file paga dipendente è meno restrittivo dell'accesso al file medico o personale. Il file del libro paga contiene informazioni sul salario, sulla selezione dei benefici, sui cambi di retribuzione, sui guarnifici e su altre documentazioni legali che influenzano il salario del dipendente. Il personale di contabilità e risorse umane accede alle informazioni contenute nel file del libro paga.

I-9 Forms File for Employees

A causa dei diritti di accesso di varie agenzie governative, seguite le migliori prassi mantenendo un file separato per le forme I-9 dei dipendenti. Scopri di più sulla memorizzazione di moduli I-9.

Panoramica dei file del personale

Vuoi solo i dettagli rapidi e basilari sui file dei dipendenti? Controlla qui una panoramica dei file dei dipendenti.

Politica di accesso ai file del personale per i dipendenti

Vuoi abilitare ogni dipendente a sapere cosa c'è nel suo file di personale, ma devi controllare l'integrità, la completezza e l'approfondimento del file. Il mantenimento della riservatezza dei dipendenti e del datore di lavoro e l'accesso limitato sono garantiti con una politica di accesso ai file del personale.

Che cosa non includere in un file di personale del dipendente

Ricerca di linee guida su contenuti che non dovrebbero mai essere inclusi in un file di personale del personale? Ecco le mie migliori raccomandazioni circa il contenuto che si desidera mantenere in un luogo separato o informale o non conservare affatto. Il mantenimento della documentazione non necessaria e puramente sentito può danneggiare.

Documentazione

Sai cosa è la documentazione? La parola, la documentazione, cresce frequentemente nel mondo dell'occupazione e delle risorse umane. Ma il significato della documentazione e il motivo per cui si potrebbe desiderare di documentare eventi particolari sull'occupazione è qui trattato in modo approfondito. Scopri di più sulla documentazione della storia e delle prestazioni dei dipendenti.

Queste sono le informazioni più frequentemente necessarie sui file dei dipendenti. Fare clic su ogni argomento per informazioni approfondite.

Disclaimer: Si prega di notare che le informazioni fornite, anche se autorevoli, non sono garantite per l'esattezza e la legalità. Per favore cerchi assistenza legale o assistenza da parte di risorse statali, federali o internazionali, per assicurarvi che la tua interpretazione giuridica e le decisioni siano corrette per la tua posizione. Queste informazioni sono solo per orientamento.