Confuso dalla Cloud? Suggerimenti per la scelta di un provider

Anche gli avvocati esperti nel computer che cercano di affidarsi a server basati su Office per dare spazio allo storage "in ether" ad uno sforzo di buona fede, possono facilmente essere sopraffatti dalla varietà dei servizi di archiviazione cloud disponibili oggi. Mentre fanno un ultimo attacco a un desktop o addirittura a un computer portatile, gli avvocati affrontano una serie di opzioni per la memorizzazione basata su cloud. Quanto alcuni di noi sono tentati di scegliere il primo fornitore che promette di far funzionare e renderlo sicuro, altri potrebbero preferire un approccio più approfondito prima di consegnare i propri dati al grande computer del cielo.

Questo autore ha parlato con Dallas-based Founder Workspace Foundation e CEO Joe Kelly su come gli avvocati e gli altri del settore legale potrebbero avvicinarsi ad un passaggio dal server alla nube e cosa potrebbero cercare nel farlo. La nostra discussione segue.

Lori Tripoli: C'è ancora molta resistenza da parte degli avvocati per la memorizzazione dei documenti nella nube?

Joe Kelly:

C'è un po '. Ma c'è una nuova generazione di avvocati che apprezzano di non essere legati a un server nel loro ufficio, in modo da poter lavorare in sicurezza ovunque. Alcuni sostenitori pensano che i dati siano più sicuri nel loro ufficio o nella loro stanza dei server, ma la realtà è che, se sono connessi a Internet, i loro dati sono molto più sicuri con qualcuno come noi con i nostri firewall, backup di potenza, sistemi di rilevamento delle intrusioni e di prevenzione e tutte queste cose che vengono dotate di centri dati.

LT: Come gli avvocati tendono a decidere quale azienda di memorizzazione cloud-based da utilizzare? Ci sono altri fattori oltre al prezzo, alla facilità d'uso e alla sicurezza?

Joe Kelly:

Ci sono molte opzioni per i consumatori che sono buone, ma non offrono applicazioni e servizi specializzati per avvocati. Dove siamo veramente diversi è che assumiamo persone di supporto che hanno lavorato per le agenzie di diritto e li otteniamo certificati su tutte le app che sosteniamo, che è molto utile per le migrazioni o le questioni di esportazione. Che cosa rende il prodotto della tua azienda migliore di, ad esempio, Dropbox?

Joe Kelly:

Dropbox è solo l'archiviazione di file senza molte delle funzioni e le garanzie che la maggior parte delle agenzie giudiziarie ritiene necessarie. Ad esempio, alcuni record archiviati elettronicamente sono protetti dalla legge sulla portabilità e la responsabilità della salute (HIPAA), che richiede che soggetti coperti come medici e fornitori di assicurazioni mantengano rigorose norme di sicurezza per informazioni riservate. Se uno studio legale funziona per un'entità coperta, può essere soggetto anche ai requisiti HIPAA. Abbiamo un'offerta conforme a HIPAA che soddisfa tali standard, che le soluzioni off-the-shelf potrebbero non offrire. Che tipo di supporto tecnico offre?

Joe Kelly:

Comprendiamo un supporto illimitato da 8 a. m. a 5 p. m. nella zona temporale dei nostri clienti, in modo da non dover acquistare blocchi di tempo per i servizi tecnici. Siamo disponibili 24 ore su 24, 7 giorni, ma c'è un costo per un supporto tecnico al di fuori delle ore indicate. Fornire una formazione?

Joe Kelly:

Possiamo fornire qualsiasi personalizzazione e formazione che i nostri clienti richiedono, con spese nominali per tempo e qualsiasi materiale. Cosa succede alle informazioni nella nube se uno studio legale si rompe?

Joe Kelly:

Se gli avvocati stanno interrompendo per avviare una nuova impresa e non vogliono fare un'enorme spesa di capitale, ci possono contattarci per assicurarci che siamo disposti ad aiutarli e lavoriamo con tutte le parti per assicurare che i dati corretti siano migrati nella nuova azienda. Questo processo richiede solitamente meno di una settimana. Una cosa da considerare è la ditta che gestirà il nome di dominio della vecchia impresa e inoltrare qualsiasi posta elettronica che potrebbe venire.

Come fai a sapere se sei stato hackato?

Joe Kelly:

La prima linea di difesa è il firewall e un sistema di prevenzione delle intrusioni (IDPS). Inoltre, registriamo tutti gli utenti l'accesso a file e cartelle. I nostri amministratori di sicurezza cambiano regolarmente i log e cercheranno modelli strano, ad esempio se un utente tenta di accedere a una grande percentuale di file di un'azienda. Siamo di fronte a qualsiasi problema con il nostro IDPS. Un IDPS blocca automaticamente gli indirizzi IP (Internt Protocol) se viene rilevato un traffico strano. In realtà controlliamo entrambi gli IDPS e i log di sicurezza. Se un cliente termina un accordo, sono i suoi dati distrutti?

Joe Kelly:

Inviaamo una copia di tutti i dati al cliente in forma crittografata. Conserviamo i dati solo per 14 giorni. Se prendiamo i server senza commissione, utilizziamo il software Dipartimento di Difesa Livello 7 per cancellare completamente tali unità in modo da non perdere dati.

Come siete stati coinvolti in questa attività?

Joe Kelly:

Ho studiato sistemi informativi di gestione a scuola e ho iniziato Business Network Consulting, società di servizi informatici e di servizi, con uffici inizialmente a Denver. Quella azienda divenne leader nel settore dell'informatica per l'outsourcing e la consulenza per le medie imprese. Mentre continuavamo ad espandersi, continuavamo ad acquisire interesse da parte degli studi legali sulle soluzioni cloud e abbiamo aggiunto molti clienti, e con l'evoluzione della velocità Internet e la tecnologia migliorata, siamo riusciti a costruire un modello e offrire una suite di applicazioni che potrebbero supportare più leggi imprese.