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Per classificare un dipendente come esente da esentare - ovvero esentare dalle norme del Fair Labor Standards Act, compresi gli straordinari - è necessario soddisfare numerose condizioni. I doveri effettivi che un dipendente svolge devono rientrare in una delle categorie di esonero, ad esempio le vendite esterne, la gestione o un'esenzione amministrativa.
Ma una descrizione corretta del posto di lavoro non è l'unica cosa necessaria per un dipendente di essere esenti da pagamenti straordinari: il dipendente deve ricevere lo stesso stipendio ogni periodo di pagamento.
Questo significa che se un dipendente lavora cinque ore o 55 ore in una settimana, il paycheck è lo stesso. I gestori non possono detrarre paga da un dipendente esente quando prende i pranzi lunghi o arriva in ritardo. Ma il dipendente non ha diritto ad un centesimo di più per aver messo in una settimana di 80 ore per rispettare una scadenza. (Le aziende certamente possono dare bonus per i dipendenti.)
Questa regola è duro e veloce. Una volta che si comincia a dedurre da una retribuzione di un dipendente esente, l'hai appena fatto non esente. Adesso è idoneo per paghe straordinarie che vanno indietro e in avanti. Questo non è un errore che vuoi fare.
Ma ci sono sempre momenti in cui è possibile dedurre la retribuzione da un salario del dipendente esente? Alcune. Ecco cinque volte quando puoi dedurre la retribuzione da un salario del dipendente esente.
1. Prima e ultima settimana
Devi solo pagare i dipendenti per i giorni lavorati nella loro prima e ultima settimana. Se i tuoi periodi di pagamento vengono eseguiti da lunedi a domenica, con un fine settimana di due giorni e il tuo dipendente inizia il mercoledì, dovrai pagarla solo per mercoledì, giovedì e venerdì.
Allo stesso modo, se il suo ultimo giorno di lavoro è mercoledì, devi solo pagare per lunedì, martedì e mercoledì.
Altrimenti, se un dipendente lavora una settimana parziale, per qualunque ragione, dovrai ancora pagare per tutta la settimana, a meno che non si qualifica sotto un'altra deduzione autorizzata (vedi i prossimi quattro seguenti).
2. Deduzioni ordinate da una Corte
Queste non sono deduzioni reali: il dipendente sta guadagnando ancora la stessa somma di denaro; è solo che il suo stipendio è più piccolo.
Se lei è sotto un tribunale per il sostentamento dei figli, l'assegno o per pagare i debiti, è possibile (e deve) dedurre ciò che la legge richiede e dare quei soldi ovunque i tribunali lo dirigono.
Frequentemente, con queste detrazioni ordinate dal tribunale, i dipendenti non sono contenti di quello che stai facendo loro. Assicurati di rendere dolorosamente chiara al tuo dipendente che stai solo seguendo la legge e deve fare ciò che i tribunali hanno ordinato. Ricorda, non stai effettivamente adattandosi alla sua retribuzione; stai solo pagando automaticamente alcune delle sue bollette.
3. Una giornata intera (vacanza)
Se il tuo dipendente ha utilizzato tutta la sua vacanza e vuole fare un giorno di riposo, è possibile che lei prenda la giornata.Non avrai bisogno di pagarla per quel giorno se il tempo libero è per un giorno non legato alla malattia. È l'equivalente di una giornata di vacanza, non un giorno malato.
Naturalmente, se tu lo concedi o non ti permetti, questo dipende da te. Se concedete il giorno (oi giorni) non pagati, ricorda al tuo dipendente che non dovrebbero fare alcun lavoro in quei giorni fuori. Fare fino a 15 minuti di lavoro può innescare il tocco la regola di parete. Poiché i dipendenti esenti sono pagati lo stesso, a prescindere dal numero di ore lavorate, fare 15 minuti di lavoro significa che vengono pagati per tutto il giorno.
Se non ti fidi che il tuo dipendente astenga dal rispondere alle email, tenendo telefonate o fare qualche minuto di lavoro su quel progetto a causa della prossima settimana, tenga il suo portatile in ufficio e spegni le sue email per il tempo in questione.
4. Un altro giorno di riposo (Altro)
Secondo la divisione Dipartimento del Lavoro, della Salari e delle Divisioni USA, è possibile dedurre un giorno intero per motivi diversi dalla malattia se non si dispone solo di "piani, politiche o prassi in buona fede" di indennizzo per retribuzione persa a causa di malattia; per compensare gli importi che i dipendenti ricevono come commissioni giuria o testimonianze, o per la retribuzione militare; per le sanzioni imposte in buona fede per le infrazioni di regole di sicurezza di rilevante importanza; o per sospensioni disciplinari non retribuite di una o più giornate piene imposte in buona fede per le violazioni delle condotte sul posto di lavoro. "
In altre parole, non puoi semplicemente decidere di far salire la paga di un dipendente esente quando hai sospeso un dipendente per un'infrazione della regola.
È necessario disporre di un piano che precisa le condizioni in cui non pagherai dipendenti esenti. Altrimenti, si tratta di una deduzione illegale se stai mettendo a portata di mano una spesa del dipendente esente e il dipendente ha lavorato affatto durante una settimana, hai appena annullato l'esenzione.
5. FMLA
Se hai un dipendente che è fuori per diverse settimane in FMLA, è abbastanza evidente che non devi pagare l'impiegato esente durante quel periodo. È andata per i giorni interi, e fa parte di un piano fiducioso. Ma che dire di FMLA intermittente?
È allora che un dipendente è autorizzato a prendere poche ore alla volta per affrontare problemi medici, sia per il proprio che per un familiare qualificato. Il Family Medical Leave Act consente specificatamente di dedurre le tasse dei dipendenti esenti quando utilizzano FMLA.
Quindi, se il tuo impiegato ha bisogno di prendere due pomeriggi da una settimana per la dialisi, non devi pagarli per quel tempo.
Tuttavia, ecco una cautela su questa deduzione. Poiché i lavoratori esenti vengono pagati per il posto di lavoro e non per l'ora, se il tuo dipendente sta lavorando ancora a 40 ore e ti dedichi una settimana di mezza giornata ogni settimana quando lei va al suo appuntamento medico, hai legittimamente ragione, ma moralmente e eticamente sbagliato.
Regola generale sull'accoppiamento di un dipendente esente da pagare
Come regola generale, basta ricordare di non dedurre nulla dal salario di un dipendente esente. Se il dipendente impiega poche ore di riposo durante la metà del giorno, arriva tardi o parte presto, puoi detrarre dalla propria banca PTO, ma procedi con cautela quando lo fai.Se il dipendente è altrimenti un buon impiegato che ottiene il suo lavoro, non punirla per l'efficienza con cui usa il suo tempo.
Se decidete di voler dedurre la spesa per tale lasso di tempo, ricordatevi che è sempre legale pagare le persone per l'ora. Se si va in quel modo, tuttavia, il tuo dipendente è ora idoneo per pagamenti straordinari, indipendentemente dal fatto che soddisfi le altre qualifiche per l'esenzione. Così, il tuo desiderio di risparmiare qualche dollaro perché prende lunghi pranzi sarà superato dalla enorme spesa straordinaria che riceverà durante la stagione occupata.
È più importante ricordare che i dipendenti esenti sono assunti per fare il lavoro, per non lavorare ore specifiche. Tratterli come professionisti responsabili e le probabilità sono, tutto finirà anche alla fine.
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