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Quando hai iniziato a utilizzare il telefono? Probabilmente non appena potresti dire "ciao". Non hai bisogno di alcuna abilità maggiore di quella per effettuare o ricevere una chiamata. La verità è che, anche se certamente non è la scienza del razzo, un'etichetta telefonica adeguata in un ambiente di lavoro comporta un po 'più della capacità di pronunciare un saluto. Poiché può essere il tuo punto di contatto iniziale con un cliente, un cliente o addirittura il tuo datore di lavoro, è la tua opportunità di fare una buona prima impressione …
o uno scarso. Ecco alcuni suggerimenti che dovresti seguire quando utilizzi il telefono al lavoro:
- Prima inghiottire: In altre parole, la tua bocca dovrebbe essere occupata quando si effettua una chiamata o risponde al telefono. Volete essere in grado di parlare chiaramente e ciò è impossibile se si mastica o deglutisce.
- Nome e posizione Per favore: Quando ricevi una chiamata al lavoro, dovresti identificare se stessi e la tua azienda e il tuo reparto, se del caso. Se il chiamante è stato trasferito dalla linea principale dell'azienda, è possibile specificare solo il nome e il reparto. La persona che ha inizialmente risposto alla chiamata ha probabilmente dato il nome della società. Quando sei il chiamante, identificatevi allo stesso modo prima di chiedere alla persona che stai cercando di raggiungere.
- Manners realmente fa la materia: Sempre gentile, a prescindere da chi è all'altro capo della linea. Sia che stiate parlando con un receptionist o con il presidente della società non dimentichi mai di dire per favore e grazie. A parte il fatto che ognuno merita il rispetto, la persona che risponde alla tua chiamata può assicurarsi che venga trattata in modo appropriato.
- Focus: Mentre tutti vogliamo multitaskare (o cercare di) astenersi dal gestire altre cose durante una chiamata. Devi dare alla persona che stai parlando con la tua attenzione indivisibile. La tua email, i social media e i giochi possono aspettare.
- Ora tenere premuto: Prima di tutto, devi evitare tutte le altre conversazioni mentre sei sul telefono. La realtà, a volte, viene però in strada. Potresti dover parlare con qualcuno che entra nel tuo ufficio o in un cubicolo o prenda un'altra chiamata. Scusatevi e limitate l'altra conversazione a pochi secondi. Non lasciare qualcuno in attesa in attesa per un tempo indefinito. Se non si può prendersi cura dell'altra materia in fretta, ma deve essere affrontata immediatamente, invece di mettere la persona con la quale stai parlando in attesa, chiedere se puoi chiamare in un momento conveniente per lei.
- Non lasciare che il tuo chiamante venga perso nel sistema: Ci sono momenti in cui non sarà in grado di aiutare la persona all'altra estremità della linea e dovrà trasferire a qualcuno che può. Quando lo fai, assicurati di sapere a chi stai trasferendo la chiamata e perché.Fallo sapere cosa fare se la chiamata non va o se la persona che lo stai mandando non è lì o non può aiutare.
- Tenere i messaggi brevi e dolci: Quando si lascia un messaggio di posta vocale per qualcuno, parlate lentamente e chiaramente, specialmente quando si indica il nome e il numero di telefono. Troppe persone lasciano messaggi molto lunghi e sconnessi solo per brusciare rapidamente i loro nomi e numeri alla fine che lascia il destinatario incapace di restituire la chiamata.
- Una volta abbastanza: Se si lascia un messaggio e la persona che hai lasciato non ti riconduce immediatamente, può essere perché non può essere al momento. Non c'è bisogno di chiamare ancora e ancora. Se è una questione urgente, puoi provare a chiamare nuovamente il giorno successivo o seguire un'e-mail affermando di aver lasciato anche una segreteria telefonica.
- Ascolta prima: Ascolta una segreteria telefonica che hai ricevuto integralmente prima di restituire la chiamata. Puoi capire che non è nemmeno necessario richiamare (wow, quale risparmio di tempo) o che devi prendervi cura di qualcosa di prima. Ad esempio, il chiamante può avere bisogno di informazioni che si possono avere pronte quando si torna a lei.
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