Perchè è necessario un elenco di controllo di pianificazione di eventi

Sia che stiate appena iniziando nell'attività di pianificazione degli eventi o sei un esperto pianificatore di eventi, è probabile che tu abbia familiarità con una lista di controllo degli eventi o se abbia almeno sentito parlare durante un corso di pianificazione degli eventi riunione del settore. C'è una ragione per questo. Una lista di controllo eventi è un miglior amico di un pianificatore, uno strumento prezioso per gestire con successo i tuoi eventi.

Nota: una checklist di pianificazione degli eventi è anche conosciuta come un workback schedule o un percorso critico.

La pianificazione degli eventi è tutta sulla pianificazione. Anche l'idea di eventi più creativa flop se non è ben pianificata e eseguita. Qui è dove viene inserita una lista di controllo degli eventi. È la tua guida per organizzare e programmare orari o piani quando si giocherà la miriade di responsabilità e dettagli assortiti nella pianificazione di un evento di successo. E è particolarmente utile durante la gestione di più eventi. Dimenticare un piccolo compito o ritardarsi in una scadenza può portare ad un effetto domino: altri aspetti apparentemente non correlati del tuo evento possono cominciare a cadere, uno per uno.

Quindi, non fare affidamento sulla tua memoria, sulle note appiccicose o sugli scribi sul tuo pad per mantenere inalterata la tua attività di pianificazione degli eventi. Impara a mettere insieme una lista di controllo efficace per la pianificazione degli eventi e diventerà presto il tuo nuovo migliore amico.

Prima di iniziare

Per iniziare, deselezionare un po 'di tempo dalla pianificazione per concentrarsi sull'evento che stai progettando.

Avanti, chiarire la mente. Sul serio. Non guardare al telefono o rispondere a una e-mail. È necessario immaginare questo evento dall'inizio alla fine senza interruzioni o distrazioni, in modo da poter effettivamente pianificare tutte le attività che devono essere completate.

Pensate all'evento che stai progettando e scrivete tutti i dettagli confermati: nome del cliente e informazioni di contatto, data dell'evento, posizione, numero di partecipanti, ecc.

Estrarre un calendario e contrassegnare la data dell'evento su questo calendario in grassetto. Raccogliere tutti gli altri materiali rilevanti - foto del luogo, lista dei ristoratori da contattare - che fanno parte di questo evento.

Vai indietro

Il modo per iniziare a scrivere una lista di controllo di eventi è di funzionare

all'indietro.

Gli ospiti possono sperimentare un evento come una riunione di un giorno o di più giorni con tutto ciò che accade contemporaneamente. Come una performance dal vivo che appare sul palco e viene eseguita splendidamente. Gli organizzatori di eventi visualizzano gli eventi come una serie di eventi più piccoli che si adattano come pezzi di un puzzle che culminano nell'evento finale. Quindi, come pianificatori, cominciamo all'inizio. Quale è diverse settimane o mesi prima che si verifichi un evento effettivo. Avviare all'inizio

Quando decidi dove iniziare a scrivere la tua lista di pianificazione degli eventi, pensa a creare una solida base per il tuo evento.Prima di scegliere schemi di colore e ordinare i fiori, è necessario affrontare le basi. Dalla firma dei contratti alla negoziazione di un blocco di stanze, tutto deve essere scritto sulla vostra lista di controllo, non importa quanto grande o piccola. La chiave è quella di fare innanzitutto tutte le attività che possono essere completate in anticipo per consentire più tempo nella propria pianificazione per quegli oggetti da eseguire che si avvicinano alla data dell'evento.

Alcuni esempi di elementi da includere nella tua scheda di pianificazione degli eventi:

Firmare contratti (con client, luogo, fornitori, ecc.).

Confermare la data e l'ora con il locale

• Assicurare intrattenimento (banda, altoparlante, ecc.)
• Blocco di hotel protetto
• Invio di posta
• Selezionare il menu
• ospiti
• Passaggio attraverso il sito
• Conferma della configurazione della stanza
• Consenti il ​​tempo supplementare
• Con ogni elemento della tua checklist di evento, aggiungi un tempo supplementare. Se la data per inviare effettivamente gli inviti è il 15 marzo, metti un elemento nella tua lista per avere inviti pronti per la spedizione l'8 marzo una settimana prima. Questo ti dà un po 'di tempo supplementare se qualcosa va male con gli inviti o se sei dietro il programma per un altro motivo.
• Includi promemoria sulla tua lista di controllo

Non è sufficiente scrivere "contrassegnare il contratto con il fornitore" nella tua lista di controllo e quindi controllare la casella quando è stata completata.

Dovrai assicurarvi che il fornitore abbia ricevuto una copia del contratto e abbia restituito a lei una copia firmata. Quindi, per ogni grande elemento aggiunto alla tua lista di controllo, includa un promemoria. Ad esempio, "Seguire con il ristoratore re: contratto. "Aggiungi un altro promemoria successivo che legge" il contratto firmato ricevuto da un fornitore ". Non è raro trattare un compito e considerarlo fatto quando è stato realizzato solo da parte tua.