Lista di controllo di pianificazione per piccoli eventi

I piccoli eventi hanno molta più flessibilità quando si tratta di opportunità con luoghi, attività e interazione. Alla fine, è semplicemente più facile lavorare con le esigenze di un gruppo più piccolo. Naturalmente, i progettisti devono ancora diventare creativi se volete che la giornata correre bene, ed è per questo che ho creato una checklist di elementi da considerare quando si coordinano piccoli eventi.

Inizia con le basi

Le idee migliori iniziano con una solida base, quindi è importante impostare il quadro dell'evento prima di guardare troppo avanti.

Cose come le date, i tempi e gli itinerari dovrebbero essere completati prima di passare a qualsiasi dettaglio complicato.

Scegli il luogo giusto

Avrai più facile trovare una stanza per un gruppo più piccolo, ma le soglie di capacità saranno più strette. Se il tuo evento si espande da 50 a 100, potrebbe essere necessario spostarsi in una stanza più grande a seconda delle capacità del tuo locale. In generale, è più facile andare più piccolo in un pizzico, quindi negozio per una stanza in grado di ospitare la tua più grande proiezione attendance.

Mappa fuori strategia di marketing

Anche se si sta ospitando un "evento gratuito" è ancora necessario presentarlo in un modo che attenua le registrazioni. Le persone vogliono sapere come trarranno vantaggio dall'affrontare l'occasione, e il modo in cui affermi i tuoi inviti e materiali di marketing può avere un grande impatto sul fatto che verranno visualizzati o meno. Mentre il tuo evento probabilmente suona emozionante per te, la vera sfida sta ottenendo altri eccitati pure.

Budget per persona

L'unico lato negativo per i piccoli eventi è che costano di solito più per persona perché i prezzi per l'hotel e la ristorazione diminuiscono con l'aumento dei quantitativi. Per rendere ancora più complicate le cose, una riduzione del numero di 20% per un piccolo evento ha il potenziale per influenzare lo stato dei prezzi del gruppo. A tale proposito, si desidera bilanciare i costi per persona sotto la soglia minima di proiezione prevista.

Se lo fai accuratamente, il margine di profitto aumenta effettivamente per ogni persona che si aggiunge alla proiezione.

Gioca ai tuoi punti di forza

I piccoli gruppi offrono maggiori opportunità per le discussioni organizzate, quindi usa questo a tuo vantaggio quando piani l'itinerario. Non è molto divertente essere "parlato" tutto il giorno, per cui molti piccoli eventi offrono sessioni di gruppo o opzioni di breakout. Anche i progetti di gruppo possono essere integrati nelle giuste circostanze. Pensate ai modi per rendere coinvolti i partecipanti al dialogo poiché questo aumenterà il tasso di conservazione di ciascuna presentazione.

Include Q & A Sessioni e Moduli di Feedback

Il modo migliore per ottenere un salto nella pianificazione del tuo prossimo evento è ascoltare feedback dal tuo attuale. Lasciare abbastanza tempo per domande alla fine di ogni segmento. Puoi anche mettere in discussione le domande del tuo staff per avviare la conversazione.I moduli di feedback sono abbastanza semplici da includere nei tuoi pacchetti di informazioni, ma assicurati di istruire i partecipanti su come li desideri.

Aggiungi Networking Post-event

Una buona funzione di networking può aggiungere valore tremendo a tutti i partecipanti. Se fossi efficace nell'avventare il dialogo tra i partecipanti, tutti dovrebbero conoscere un po 'di qualcosa l'uno all'altro entro la fine della giornata.

Aiuta sempre a rendere disponibile il cibo in una tale funzione, e puoi anche voler assumere impegni prima del giorno dell'evento. Come si dice, niente attinge una folla come una folla, quindi provatevi a promuovere tutte le funzioni post-evento.

I piccoli eventi hanno il potenziale di essere un'esperienza ricca e gratificante per tutti, ma devi pianificare ogni minuto con il pubblico in mente. La buona notizia è che ogni volta è più facile perché capirai esattamente ciò che i tuoi ospiti sperano.