Chi dovrebbe firmare una lettera di offerta a un candidato di lavoro?

Cara Susan,

A proposito delle lettere di offerta, qual è il livello di dipendente o manager HR che dovrà esaminare una lettera di offerta preparata da un assistente HR e per quanti mesi dovrebbe continuare questo processo di revisione se l'assistente HR è un nuovo dipendente? Se l'assistente HR è un impiegato esperto?

Chi dovrebbe essere il firmatario di una lettera di offerta? Dovrebbe essere l'assistente HR che prepara la lettera di offerta o il dipendente o il gestore di livello superiore che rivede la lettera di offerta (se si prevede una revisione)?

Grazie mille per qualsiasi assistenza che tu possa fornire per rispondere a queste domande.

Caro Belinda,

Le mie risposte a queste due domande sono rigorosamente le mie opinioni, in quanto nessun problema legale è coinvolto nelle risposte. Quando ho lavorato come direttore di tempo interinale per una clientela, tra l'ex persona che ha lasciato e la mia assunzione, l'assistente HR ha inviato una lettera di offerta con lo stipendio sbagliato. Lo sapevo immediatamente quando l'ho tirato dalla pila di documenti che mi hanno salutato al mio arrivo perché era troppo basso per il lavoro.

Parliamo di un punto di apprendimento istantaneo.

Mentre riconosco che in alcune organizzazioni il responsabile HR, il direttore o il VP - mai un assistente HR, nella mia esperienza - firma le lettere di offerta di lavoro che vanno ai candidati, questa è una cattiva pratica nel settore privato. Non è la persona HR che sta facendo l'offerta. La persona HR sta consultando con il responsabile dell'assunzione che dovrà prendere la decisione finale su un candidato e firmare la lettera di offerta.

La lettera di offerta è l'impegno del gestore verso il nuovo dipendente. Rendendo l'offerta, conferma il suo impegno per il successo del nuovo dipendente. Accogliere un nuovo impiegato fa parte dell'intero processo di assunzione, selezione e assunzione. Sono tutti i componenti del processo di onboarding.

L'offerta di lavoro è un'altra parte di accogliere il nuovo dipendente nell'organizzazione e rendere il nuovo dipendente sentito desiderato. Invia un messaggio più potente quando viene dal nuovo capo del futuro dipendente.

Eccezioni alle pratiche consigliate

Nel settore pubblico, in aziende Fortune 500 e nei luoghi di lavoro rappresentati da sindacati, riconosco che questa pratica può differire. Quando un'organizzazione è grande e i dipendenti sono sparsi in molte località, logicamente, questo aggiunge tempo e confusione al processo di realizzazione di offerte di lavoro.

Le organizzazioni più grandi hanno la sfida aggiuntiva di coerenza in più sedi, tanto la sistematizzazione delle pratiche occupazionali è legata alle risorse umane.

In un posto di lavoro rappresentato da sindacati, specialmente nel settore pubblico, il manager potrebbe non avere la parola finale in chi ottiene il lavoro.Può essere contrattualmente determinato da fattori quali l'anzianità e l'istruzione. In questi casi, ha anche senso per il lavoro di ufficio da personale HR. Essi sono responsabili per assicurarsi che le condizioni di lavoro e le pratiche rispettino il contratto.

In uno di questi casi, l'UR dovrebbe chiedere al proprio avvocato di esaminare il formato della lettera di offerta e il processo per assicurarsi che siano proprie, legali e proteggere i datori di lavoro.

A meno che la lettera di offerta non sia diversa dal formato standard, tuttavia, di solito non c'è bisogno di chiedere ad un avvocato di rivedere ogni singola lettera.

Se un responsabile HR o un direttore rivedere tutte le lettere di offerta di lavoro?

La mia eliminazione dall'esperienza citata in precedenza in questo articolo è che qualsiasi documento che obbliga la società legalmente o finanziariamente deve essere rivisto da un responsabile HR o un direttore. Ecco perché:

• Una lettera di offerta e molti altri documenti inviati dal personale HR legale obbligano l'azienda. Certo, quando un errore di $ 10, 000 si trova, è possibile ritirare l'offerta e spiegare che si trattava di un errore di battitura fatta da un dipendente inesperto, ma perché aprire la società a una situazione in cui una diversa offerta di stipendio deve essere esteso, un un nuovo impiegato infelice potrebbe ancora assumere il posto di lavoro, o si potrebbe perdere un candidato perfettamente adatto che è deflato e ferito a causa di un errore. Inoltre, potrebbe aprire la tua azienda per azioni legali.
• Per onorare l'offerta di lavoro errata, utilizzando lo stesso esempio, è ugualmente inattivo. Prima che la società estenda l'offerta, qualcuno in HR ha ricercato il mercato, ha riesaminato quali altri impiegati stanno lavorando in simili lavori e ha concluso con un'offerta di lavoro appropriata. Quindi, le ramificazioni stanno arrivando ulteriormente se altri dipendenti apprendono il differenziale di stipendio.
• Non importa il livello di esperienza di un assistente HR che dovrebbe, in un ufficio HR, preparare l'offerta per l'invio, un secondo paio di occhi che riesaminano tutto ciò che potrebbe potenzialmente obbligare l'azienda finanziariamente o aprire la porta ad un'azione legale, è intelligente. Le organizzazioni attendono maggiore vigilanza e sorveglianza da parte dei dipendenti che sono titolari del direttore o del direttore.
• Un mancato comunicare potrebbe comportare termini e condizioni di lavoro non corretti che non sono stati negoziati o sono stati promessi a un candidato. Ad esempio, l'assistente HR potrebbe sapere che il lavoro pagherebbe 40.000 dollari, ma nel processo di negoziazione, il candidato è stato offerto più e un bonus di firma e, nel quotidiano occupato, il gestore non è riuscito a dire all'assistente HR.
  Quando un candidato di lavoro riceve un'offerta non corretta, sta rivalutando l'integrità della tua azienda. Tu crei una barriera all'accettazione che non era necessaria perché il candidato si preoccupa di come gestire la situazione.
• I documenti che vanno alle persone che si tenta di reclutare nella tua azienda devono essere impeccabili. Segnano un messaggio al potenziale dipendente sulla cultura della tua azienda. Anche un typo può dare a un candidato una pausa. Una copia del documento risiederà anche nei tuoi file aziendali da anni.Quindi, nella maggior parte dei casi, una seconda coppia di occhi che esamina il documento è una pratica intelligente.

Non vedo la revisione di documenti che obbligano la società finanziariamente o potenzialmente, legalmente, come critica di una conoscenza, esperienza o diligenza di un assistente HR. È una pratica di business intelligente per tutte queste ragioni.

Nota sulle offerte di lavoro: HR deve chiedere al proprio avvocato di rivedere il formato e il processo della lettera di offerta per assicurarsi che siano proprie, legali e fornire al datore di lavoro la protezione legale. A meno che la lettera di offerta non sia diversa dal formato standard, tuttavia, di solito non c'è bisogno di chiedere ad un avvocato di rivedere ogni singola lettera.

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