Cosa parlare in riunioni del team di progetto

Come project manager, dovresti tenere riunioni di team di progetto almeno una volta al mese, spesso più spesso. Puoi prenderle una volta alla settimana o addirittura, in progetti veloci, ogni giorno.

Tuttavia spesso si riunisce tutti - e se lo fai in pratica o in persona - le riunioni del team di progetto riguarderanno regolarmente gli stessi argomenti.

Ecco cosa parlare quando si riunisce il team di progetto in una riunione.

Stato del progetto

La maggior parte di ogni riunione del team di progetto sarà una discussione sullo stato del lavoro. Questo può assumere diverse forme, ma il più comune è andare in giro per ogni individuo e chiedendo loro di spiegare il loro progresso. Questa revisione di stato vi offre un modo per monitorare complessivamente lo stato del progetto.

È anche una buona idea aspettare avanti: così come un rapporto di stato da parte di tutti su quello che hanno completato, dovresti chiederle cosa dovranno fare successivamente. Questo porta a: "E hai bisogno di qualsiasi aiuto su questo? "Conversazione in modo che la squadra abbia la possibilità di chiedere e offrire un aiuto reciproco.

Problemi di progetto

I problemi del progetto sono cose che sono accadute e causano un problema sul progetto. Quello potrebbe essere qualsiasi cosa da non avere abbastanza persone a uno sponsor pigro progetto di non avere un caso di business. (Non hai un caso d'affari? Scopri come scrivere qui.)

Rischi del progetto

Parlare del rischio di progetto che hai attualmente sul tuo registro di rischio.

Dai quindi alle persone la possibilità di segnalare eventuali nuovi rischi che potrebbero aver identificato dall'ultima riunione.

Se si aumenta un nuovo rischio, discuterlo come squadra e risolvere i tuoi passi successivi.

Carico di lavoro

La tua riunione di gruppo è un ottimo posto per discutere il carico di lavoro delle persone della squadra. Chi ha troppo lavoro?

Chi può assumere altro? Qualcuno vuole imparare una nuova abilità e questa capacità è dimostrata da qualcun altro nel futuro non troppo lontano? Potrebbero funzionare ombra?

Se non altro, questa discussione ti consente di sapere che il carico di lavoro che stai assegnando al team è OK. In caso contrario, ti dà un avviso precoce che dovrai fare qualcosa, ad esempio spostare le assegnazioni delle attività tra gli individui per meglio appiattire l'overhead sulla squadra nel suo complesso.

Assenze prossime

È utile avere una visione di chi è lontano in vacanza e di vacanze che potrebbero compromettere la capacità dei membri del team di assumere compiti o di completare il lavoro esistente. Spesso troverai che i responsabili di squadra non trasmettono queste informazioni a te e tu sei affidato agli individui a farvi sapere quando sono spenti.

Potrebbe essere qualsiasi cosa da una assenza di malattia in programma per una vacanza, la paternità o una festa nazionale nel tuo paese che non sapevi - come si può dire, questo tipo di discussione è particolarmente importante per le squadre internazionali e virtuali.

Ogni altra impresa

Sempre al termine della riunione hanno sempre tempo per portare tutti gli altri punti che non sono stati trattati nella discussione principale.

Potrebbe non essere necessario questa volta, in questo caso puoi portare la riunione presto. Tuttavia, si può ben scoprire che ci sono soggetti che si sono trascurati che gli altri ritengono importanti e vogliono discutere con la squadra - questo è ciò che AOB (Any Other Business) è per.

Dare alla persona con AOB la parola per discutere il loro punto. Tieni d'occhio il tempo e se ritieni che sia una discussione che garantisce più tempo di quanto si possa dare subito, suggerisci che l'articolo sia correttamente coperto nella prossima riunione o che si incontri separatamente per parlargli in dettaglio.