Video: RIMBORSI SPESA AMMINISTRATORE SOCIETA’ – RISPARMIA SULLE TASSE 2025
Il rimborso spese è un metodo per pagare i dipendenti indietro quando spendono i propri soldi sulle spese legate alle attività commerciali. Queste spese si verificano generalmente quando un dipendente è in viaggio per affari ma può verificarsi in altre situazioni legate al lavoro.
Le spese di viaggio possono includere alloggio, voli, trasporto su terra, suggerimenti per bellhop, pasti e altre spese accessorie che un dipendente potrebbe sperimentare durante la strada.
Altri costi aziendali possono includere oggetti quali il prelievo di clienti o dipendenti potenziali per il pranzo, l'acquisto di libri o altri materiali didattici che il datore di lavoro copre o le spese di guida per riciclare la proprietà dell'azienda.Tipi di spese che un'organizzazione rimborsa si trovano nei viaggi aziendali di viaggio, intrattenimento e politiche di spese generali rimborsabili nel manuale dei dipendenti. Diventa familiare con le politiche della tua azienda perché il tuo datore di lavoro può coprire le spese così diverse come la pulizia a secco e l'appartenenza a ginnastica in viaggi estesi.
Ora sono popolari le carte di credito aziendali che sono affidate a persone che sono dipendenti di livello superiore e ad altri dipendenti che devono spesso viaggiare per affari.
Questo è un approccio conveniente al rimborso spese per il dipendente come le fatture della carta di credito documentano le spese esatte senza che il dipendente dovesse salvare le ricevute e compilare i rapporti sulle spese di viaggio.
Riempimento di un rapporto di rimborso spese
In caso di utilizzo della carta di credito aziendale e pagamento in contanti, i dipendenti dovranno probabilmente compilare un rapporto di rimborso spese dopo il viaggio. Con la carta di credito aziendale, dovranno spiegare spese minime che appaiono sulla fattura della carta di credito (molto più facile di dover compilare un rapporto di spesa da zero). Includeranno anche la società per gli incidenti supplementari che hanno pagato con il proprio denaro o carta di credito.
Quando un dipendente paga contanti, dovrà elencare e occasionalmente giustificare ogni spesa per la quale il rimborso è richiesto. Questi sono esaminati dalla contabilità come sono le dichiarazioni della società di carte di credito. Non viene rimborsata una spesa ingiustificata, ovvero quella esclusa dalla politica aziendale, quindi la necessità di conoscere le politiche aziendali relative ai viaggi d'affari.
La maggior parte delle aziende stabilisce una data per la quale devono essere presentati rapporti di rimborso spese per garantire che i dipendenti siano rimborsati e per una corretta contabilità. I dipendenti devono seguire con attenzione queste regole poiché alcune organizzazioni non rimborsano le spese che vengono attivate dopo la scadenza. Conosci le regole della tua azienda.
Un altro metodo per pagare le spese di viaggio aziendale aziendale è con un per diem.
Un lettore insolito Domanda legata al rimborso spese
Un lettore ha chiesto: "I nostri rappresentanti esterni di vendita hanno grandi aree territoriali (più Stati) e viaggiano in routine, spesso richiedendo pernottamenti. Mi è stato portato alla mia attenzione attraverso il dipartimento contabile, che un rappresentante di vendita avesse preso un animale domestico con loro in un viaggio simile e ha addebitato il costo dell'animale per l'hotel alla carta di credito dell'azienda. Ha sostenuto che l'hotel non avrebbe separato la tassa e avrebbe previsto di rimborsare la società. sono stupito e cerco suggerimenti su come gestire questa situazione. I miei istinti di HR mi dicono di scrivere questo dipendente per un uso improprio dei fondi aziendali, ma sono sempre la resistenza dalla gestione delle vendite che vogliono che io facessi una politica specifica degli animali.
"Il nostro uso della carta di credito aziendale indica chiaramente," Questa carta deve essere utilizzata SOLO PER LE AZIONI AZIENDALI.
L'uso personale della carta potrebbe provocare la perdita della carta o la risoluzione. essere responsabile di spese non autorizzate. "Avete scritto su un simile argomento in passato?"
Risposta HR:
Ecco cosa devi considerare. Il dipendente è andato a contabilizzare e spiegare il problema che l'hotel non era in grado di separare le spese per l'animale domestico? Oppure, è stata presa da un'attenta revisione delle spese in materia di contabilità?
In primo luogo, è difficile credere che l'hotel non sia in grado di separare le spese per l'animale domestico. In secondo luogo, se l'hotel non era in grado di separare la tassa per l'animale domestico, come ha saputo cosa pagare per la contabilità? Se avesse previsto di pagare l'importo dell'animale domestico solo se fosse stata catturata e non offriva volontariamente a pagare, data la sua politica, merita un'azione disciplinare. Ciò dipende anche da come hai affrontato situazioni simili in passato. Gli altri dipendenti hanno rimborsato l'azienda per varie spese e non hanno ricevuto azioni disciplinari?
Spesso quando esamini una situazione, troverai che esiste la politica da un lato e come è stata implementata e applicata dall'altra parte. Non si desidera trattare questo individuo in modo diverso rispetto ad altri lavoratori in passato.
L'azione disciplinare non è in ordine se altri dipendenti hanno semplicemente rimborsato la società in passato per spese simili. Ricorda che non sono un avvocato, quindi questo è solo un parere del collega di risorse umane.
Non è consigliabile fare una politica per il viaggio di animali da compagnia, perché questo è un esempio della società che interferisce e supera la vita personale di un dipendente. Se i dipendenti vogliono pagare per il loro animale domestico a viaggiare con loro, non è la preoccupazione della società.
Finché l'animale domestico non influisce sul costo del soggiorno o della sua capacità di partecipare ai fini commerciali del viaggio, non è l'attività del datore di lavoro. Il dipendente dovrebbe, ovviamente, pagare le tasse aggiuntive che gli animali da viaggio creano.
La tua politica di viaggio è leggermente confusa e potrebbe utilizzare il rafforzamento della parte relativa a "responsabile di spese non autorizzate" quando la politica ha già dichiarato che sono consentite solo le spese aziendali.
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