Cose da considerare prima di acquistare software di contabilità

Il software di contabilità è un must per ogni piccola impresa per tenere traccia di ricavi, spese, informazioni sui clienti e altri dati finanziari. È anche un ottimo strumento per prendere decisioni poiché le relazioni tempestive e gli strumenti di analisi di bilancio che vengono forniti con la maggior parte dei programmi software di contabilità consentono ai titolari di imprese di tornare indietro e di avere una comprensione globale delle finanze aziendali. Ma in un mare di programmi e marchi software, come sceglie il giusto software di contabilità per la tua piccola impresa?

1. Fai un'analisi di necessità

Prima di decidere su un particolare programma contabile, è necessario eseguire un'analisi dei bisogni per valutare le funzionalità, le funzioni e le segnalazioni necessarie per il programma. Prendi il tempo per pensare a quali transazioni contabili sono significative per la tua attività commerciale affinché tu possa scegliere un programma in grado di gestirli in modo efficiente. Dovrebbe essere elencato tutti i rapporti che dovrai generare, i controlli necessari o l'integrazione desiderata con applicazioni di terze parti.

Questa analisi dei bisogni sarà la base per cui si inizia il processo di selezione.

2. Leggi le Recensioni del Software di Contabilità

La lettura di altre recensioni dei clienti del prodotto vi darà un'idea migliore di quello che stai acquistando. Molti siti web consumer come Amazon, hanno innumerevoli recensioni che discutono la facilità d'uso, il reporting, il supporto, la compatibilità del sistema operativo e il prezzo.

3. Trova ciò che soddisfa i tuoi bisogni

La maggior parte delle piccole imprese può utilizzare software di contabilità di piccole dimensioni come QuickBooks direttamente in scatola. La maggior parte dei venditori crea funzionalità e modelli di reportistica in modo da poter creare facilmente qualsiasi rapporto che ti serve. Tuttavia, potresti trovare che hai bisogno di software specifico per settore, come un software di contabilità non profit, un software di contabilità per la costruzione o un software di contabilità di vendita per soddisfare le esigenze di contabilità e reporting specifiche dell'industria.

4. Considerare la facilità d'uso

Tu o il tuo personale dovrai imparare ad usare il software di contabilità che tu acquisti. È probabile che avrai il fatturato del personale negli anni. Pertanto, si dovrebbe prendere in considerazione la scelta di un pacchetto software di contabilità che non solo soddisfi le tue esigenze, ma è facile da imparare data l'ora e le risorse che è possibile impegnare per formare i dipendenti su come utilizzare il software.Se hai poche risorse per ottenere i dipendenti in esecuzione sul tuo programma quando c'è un fatturato, allora scegliere un semplice software di contabilità facile da utilizzare come QuickBooks o Peachtree può essere il modo per andare per la tua piccola impresa. Sebbene ci siano programmi software di contabilità migliori sul mercato, la tua piccola impresa non vedrà i vantaggi di questi programmi se il tuo personale non sa come utilizzarli correttamente.

5. Pensa al supporto

Dovresti decidere quale tipo di supporto desideri aiutare a utilizzare il prodotto. La maggior parte dei venditori offre una suite completa di opzioni di aiuto a vostra disposizione - email, telefono e supporto online. Alcuni fornitori offriranno il supporto gratuito se si acquista il programma, mentre la maggior parte offrirà piani di supporto tecnico che è possibile acquistare oltre al software di contabilità. Dovresti leggere qualsiasi forum su altri utenti con esperienza di assistenza clienti dal fornitore di software che scegliete perché non tutti sono creati uguali. Alcuni fornitori di software di contabilità forniscono un supporto adeguato, mentre altri non lo fanno.

6. Considerare la scalabilità

Quanta crescita ci si aspetta che la tua attività crescga nel corso del breve periodo a medio termine? Dopo aver effettuato le vostre proiezioni sulla crescita del tuo business, allora vuoi vedere come è necessario scalare il tuo programma software di contabilità deve essere quello di soddisfare questa crescita.

Avete bisogno di software di contabilità per eseguire su computer portatili, desktop o dispositivi mobili? Hai bisogno di un software di contabilità capace di eseguire in rete? Quanto è costoso aggiungere altri utenti al tuo software di contabilità? Vorrete considerare queste domande e se la tua piccola impresa verrà eseguita su una rete, è consigliabile contattare un professionista IT per assicurare che il software di contabilità selezionato sia compatibile con il tuo hardware. Un professionista IT dovrebbe essere in grado di assicurarsi di soddisfare le specifiche hardware / software e di apportare altri suggerimenti di rete che migliorano le operazioni della tua attività.

7. Hai bisogno di gestione dei documenti?

Alcune piccole imprese vogliono operare in un ambiente senza carta, mentre altri sono più comodi per essere un po 'vecchio stile. Qualunque processo si scelga, è necessario assicurarsi che il software sia progettato per soddisfare le vostre esigenze. Ad esempio, se si desidera un ufficio senza carta, è necessario verificare le funzionalità di gestione dei documenti del software di contabilità. In alternativa, puoi acquistare uno strumento per la gestione dei documenti di terze parti e potrai cercare di vedere se esistono programmi software di contabilità che si integrano con il sistema di gestione dei documenti per semplificare i processi di flusso di lavoro della tua attività commerciale.

8. Potresti utilizzare la gestione dei flussi di lavoro?

Se scegliete di operare in un ambiente ufficio senza carta, dovrai scegliere un programma software di contabilità che abbia processi di flusso di lavoro incorporato o ti consente di costruirli per soddisfare i processi aziendali. Dal momento che non avrai copie cartacee fisse in tutto il tuo ufficio per la revisione e l'approvazione, dovrai avere la capacità di progettare i processi di approvazione per operazioni semplici e complesse come il time sheet, il venditore o l'approvazione di controllo.

9. Considerare le esigenze di sicurezza dei dati

La sicurezza dei dati contabili è sempre importante perché si desidera assicurarsi che siano protetti i tuoi dati personali, le informazioni personali del tuo dipendente e le informazioni del tuo cliente. Tuttavia, è possibile operare in un settore, come ad esempio l'assistenza sanitaria, in cui è necessario ulteriori requisiti di conformità come HIPPA. Le sanzioni per queste violazioni possono crippare la tua attività, raggiungendo in taluni casi fino a $ 500.000. Qualunque sia il livello di sicurezza necessario, si desidera assicurarsi che i disegni siano integrati nel tuo software di contabilità o che è possibile istituire le necessarie funzioni di sicurezza in un piano IT per soddisfare queste esigenze.