Prima di acquistare software di contabilità di piccole imprese

Il software di contabilità può essere un ottimo strumento per la tua piccola impresa, consentendo di tenere traccia di tutti i tuoi dati finanziari e di produrre facilmente rapporti per una pianificazione efficace. (Per saperne di più sui vantaggi del software per la contabilità di piccole imprese.)

Ma perché utilizzerai spesso il tuo software di contabilità, è importante assicurarsi di scegliere il software di contabilità che è giusto per la tua attività e le tue esigenze.

È accessibile al cellulare?

Il mercato del software di contabilità di piccole imprese ha abbracciato il cloud computing in un grande modo. La maggior parte dei fornitori più recenti, come FreshBooks e Zoho, non offrono tutte le versioni desktop, ei fornitori tradizionali come Intuit (QuickBooks) hanno migrato le proprie offerte di software desktop sul web e dirigono i propri clienti verso la fatturazione basata su abbonamenti. Alcuni fornitori offrono ancora versioni desktop o ibride desktop / cloud.

Le versioni online sono ideali per gli utenti mobili. Oltre a sostenere i browser web più utilizzati, offrono tipicamente iPhone, iPad e applicazioni Android, che li rendono ideali per l'invio di fatture e per l'inserimento di informazioni sulle spese a prescindere da dove sei.

soddisfa i tuoi bisogni contabili?

Se sei un solo proprietario / imprenditore o un imprenditore di piccole dimensioni senza possibilità per i dipendenti è possibile ottenere con un pacchetto di base di contabilità che gestisce la fatturazione, il monitoraggio dei costi e fornisce un insieme di rapporti di base per tenere tabulazioni sul tuo business .

In genere queste offerte poco costanti non sono effettivamente veri e propri pacchetti di contabilità poiché non eseguono la contabilità doppia (Crediti, Conti correnti e Contabilità generale).

Aziende più grandi che dispongono di dipendenti, sono incorporati o in genere hanno maggiori esigenze contabili avranno bisogno di un pacchetto più robusto (e costoso) che possa eseguire una contabilità doppia e dispone di funzionalità più avanzate come il libro paga, la gestione degli inventari, la gestione del progetto, il cliente la gestione delle relazioni (CRM), l'analisi e una più ampia selezione di rapporti (e opzioni per personalizzare i rapporti).

Fortunatamente la maggior parte delle offerte di prodotto ti permette di iniziare con un pacchetto di base e di espandersi a seconda delle esigenze. Ci sono anche molti add-on di terze parti per i pacchetti di contabilità più popolari in modo da poter (ad esempio) aggiungere un modulo paga se il fornitore non offre tali (vedere i componenti aggiuntivi di QuickBooks).

Un'altra caratteristica molto utile è l'accesso al ragioniere. FreshBooks, ad esempio, offre un portale per i ragionieri in modo che il tuo contabile possa accedere ai tuoi rapporti FreshBooks e voci di diario che ti salva nello scambio manuale delle informazioni.

Ha funzionalità di facilità d'uso?

• Il software consente di inviare controlli, ordini di acquisto e fatture tramite la rete?
• Ha la capacità di collegarsi online ai tuoi conti bancari?
• È integrato con altri software spesso utilizzati, ad esempio Microsoft Office?
• È in grado di convertire dati da altri programmi contabili o database?
• Che cosa succede se decidi di passare ad un altro pacchetto software in futuro - potrai facilmente estrarre e migrare i tuoi dati esistenti?

In altre parole, il software di contabilità sarà in grado di soddisfare tutte le vostre esigenze, ora e in futuro?

Quanto è ripida la curva di apprendimento?

Tutti i software contabili affermano di essere "user-friendly", ma dovrai ancora investire un po 'di tempo per imparare ad usarlo.

Ciò è particolarmente importante se non si dispone di conoscenze di base della contabilità; è il software orientato ai professionisti della contabilità o qualcuno può ottenere velocemente con velocità abbastanza veloce?

Prenda uno sguardo da vicino prima di acquistare. L'interfaccia utente è intuitiva e confortevole? Lei (ei tuoi dipendenti) potrà sedersi e apprendere, oppure avrai bisogno di un ulteriore investimento nella formazione? La maggior parte dei venditori offre un periodo di prova gratuito (tipicamente 30 giorni).

Quanto è buono il servizio e il supporto clienti?

In termini di curva di apprendimento, l'aiuto in linea rende il programma. Il software contabile ha caratteristiche come suggerimenti dello schermo, un indice di aiuto ricercabile, demo e gli account di esempio per iniziare? Sono disponibili manuali stampabili? E come è accessibile il supporto dell'azienda? Controlla le recensioni online per ottenere le impressioni delle persone che hanno utilizzato il software.

È scalabile?

Quanto è facile o costoso passare da un utente a un multiutente? La maggior parte delle offerte di software di base sono l'accesso singolo o singolo utente + accountant. Per aggiungere utenti richiede l'aggiornamento a piani più costosi. Ad esempio, il "Piano di base" di Zoho Books consente un utente + account, il "piano standard" consente due utenti + contabile e il "piano professionale" consente agli utenti illimitati (vedere piani / prezzi di Zoho Books).