Dovresti dare a un dipendente un'auto della società?

Dare ad un dipendente l'uso di un'auto aziendale suona come una buona idea. Ma, come sempre, è più complicato di quanto possa sembrare, soprattutto per quanto riguarda le tasse.

Questo articolo ti porterà attraverso alcune delle questioni relative ai driver dei dipendenti delle vetture aziendali.

Soltanto l'utilizzo di un'impresa è deducibile

Non importa chi sta guidando un'auto o che possiede un'auto, solo l'utilizzo di quella macchina è deducibile come spesa aziendale. Chiunque guida la vettura deve tenere buoni record in tempo di guida per uso aziendale.

L'evento aziendale deve essere registrato il giorno in cui si è verificato e deve includere i dettagli dello scopo, della data e della posizione o del chilometraggio.

È possibile dare ai dipendenti un'assegnazione automatica

La maggior parte delle imprese dà ai dipendenti un'indennità auto a rimborsarli a spese della guida di un'auto per scopi commerciali. L'indennità può essere fornita oltre a fornire l'auto al dipendente.

Questa indennità non è un beneficio imponibile per il dipendente, purché sia ​​dato da un piano accountable. Un piano affidabile è un insieme di procedure che il tuo business mette in atto per tenere conto adeguatamente dei soldi assegnati al dipendente. L'IRS vuole fare in modo di non dare i benefici ai dipendenti, ma che siano legittime spese aziendali pagate dal dipendente e rimborsate da voi.

Devi utilizzare un piano accettabile IRS

In linea di principio, per avere un piano affidabile, le spese di auto devono avere un legittimo scopo commerciale, il dipendente deve fornire dati adeguati che mostrano l'utilizzo aziendale e gli importi spesi e il dipendente deve restituire eventuali rimborsi eccedenti entro un periodo ragionevole.

L'indennità auto che ti danno ai dipendenti può essere determinata utilizzando il tasso IRS standard (diverso ogni anno) o le spese effettive. Il metodo utilizzato è a voi, con alcune limitazioni.
Se non crei e utilizzi un piano accountable, ogni rimborso o rimborso che ti dà ai dipendenti per la guida è loro imponibile e dovrai includere gli importi del rimborso nella loro retribuzione e trattenere le tasse.

Uso del dipendente di un'auto è un bene di lavoro

Un beneficio di condizioni di lavoro, secondo l'IRS, è "proprietà e servizi forniti ad un dipendente in modo che il dipendente possa svolgere il proprio lavoro. " Tale beneficio è escluso dal reddito del dipendente sulla base dell'ipotesi che il dipendente possa prendere la detrazione su un reddito personale. Nel caso di un'auto aziendale. Ricorda, questo è solo l'uso aziendale della vettura che è (a) ammissibile come spesa aziendale e (b) non è imponibile al dipendente come vantaggio.

Ma l'impiego dell'auto per motivi personali non è deducibile come spesa aziendale, sia per il dipendente che per la tua attività.Ecco come funziona:

L'uso personale di un'autovettura aziendale è un beneficio fiscale

Fondamentalmente, tutto ciò che presta ai dipendenti è un beneficio imponibile. Se si dà a un dipendente l'uso di un'auto, l'uso personale da parte del dipendente è considerato dall'IRS essere un beneficio di franchigia in contanti.

Il Payroll di Intuit dice: "Una parte del valore dell'automobile è considerata parte del totale compenso del dipendente per fini fiscali." Devi considerare il valore di tale prestazione e mostrarla sulla retribuzione del dipendente e, naturalmente, e le imposte statali e le imposte FICA (Social Security e Medicare) da questa somma, uguali a quelle di altri salari e prestazioni.

Le auto sono elencate come proprietà di un business

Una nota finale: i veicoli commerciali sono in una classe speciale di proprietà per fini fiscali. Sono considerati proprietà quotata, che comprende proprietà che possono essere utilizzate sia per motivi di lavoro sia per motivi personali.

Sia che tu dessi l'automobile ad un impiegato o lo usi da soli, se l'auto viene utilizzata meno del 50% del tempo per scopi commerciali, puoi ancora detrarre l'uso aziendale, ma devi utilizzare linee ammortamento.

Se decidi di dare un'azienda a un dipendente

Guardiamo un esempio per vedere come tutto questo funziona:

La tua azienda affitta un'auto e le consegna a Mary per essere utilizzato per affari guida.

Mary deve

mantenere buoni record sulla divisione tra business e uso personale e fornire alla tua azienda rapporti dettagliati. A questo scopo, diciamo che guida il 50% per le imprese e il 50% per usi personali.

Non importa chi guida l'auto, il leasing è in nome della società, quindi

il pagamento del leasing è deducibile come spesa aziendale, ma solo nella misura in cui viene utilizzato per scopi commerciali. (Se l'auto è stata acquistata, l'ammortamento dell'auto è deducibile, solo per la parte commerciale del suo utilizzo.) Se rimborsate Mary

per le sue spese di guida aziendali, non dovete considerare questo il rimborso è imponibile se si dispone di un piano responsabile, come descritto in precedenza. Ma il valore

dell'auto per il tempo di guida personale deve essere incluso nel reddito di Mary (e si applica la ritenuta). Se il contratto di locazione mensile sull'automobile Mary Drive è di $ 500, dovrai includere $ 250 al mese nel suo stipendio. Perché è importante mantenere buoni record sull'uso degli affari

Come si può vedere dalla discussione di cui sopra, è molto importante che il conducente dell'autovettura aziendale mantenga record eccellenti per dimostrare la quantità di guida aziendale.

Questa prova è necessaria:

Quindi puoi rimborsare le spese di guida dei dipendenti e non dovresti includerle nella paga del dipendente

• Per dimostrare l'utilizzo di un business in modo da non includere questa quota del valore dell'auto paga dipendente,
• Quindi puoi diminuire più spese di ammortamento e
• quindi puoi utilizzare più del valore dell'auto per le tue altre spese d'affari.
• Ulteriori informazioni in pubblicazioni IRS

Pubblicazione IRS 535 - Deduzione delle spese aziendali

• Pubblicazione IRS 15-B - Guida fiscale dei datori di lavoro per benefici fringe
• Pubblicazione IRS 463 - spese di viaggio, intrattenimento, regalo e auto > IRS Tax Topic 510 - Uso commerciale di un'automobile
• Disclaimer: Questo articolo è solo a scopo informativo generale.Non è destinato ad essere un consiglio fiscale o legale. Controllare con i propri consulenti fiscali e finanziari prima di iniziare a consegnare ai dipendenti le chiavi delle vetture aziendali.