Come un supervisore può gestire l'assenteismo

Secondo un sondaggio di assenza dell'assicurazione CCH, i datori di lavoro stanno perdendo terreno quando si tratta di mantenere i lavoratori sul posto di lavoro. I tassi di assenteismo non pianificati sono aumentati al loro livello più alto dal 1999.

Quello che continua ad essere più preoccupante è che quasi due dei tre dipendenti che non si presentano al lavoro non sono fisicamente ammalati.

Per la maggior parte delle aziende, la responsabilità della gestione dell'assenteismo è caduta principalmente su supervisori immediati.

Questi supervisori sono spesso le uniche persone che sono consapevoli del fatto che un determinato dipendente è assente.

Sono nella migliore posizione per capire le circostanze che circondano l'assenza di un individuo e per notare un problema in una fase precoce. Pertanto, il loro attivo coinvolgimento nelle procedure di assenza dell'azienda è fondamentale per l'efficacia complessiva e il successo futuro di una politica o di un programma di assenza.

Purtroppo, però, la maggior parte dei supervisori non hanno ricevuto alcuna guida o formazione per gestire l'assenteismo. Sono stati lasciati da soli per svolgere il compito spesso impopolare di identificare, confrontarsi e risolvere l'abuso di assenza.

Per garantire che le autorità di vigilanza siano comode e competenti nel loro ruolo di gestione dell'assenteismo, devono avere il pieno supporto della direzione superiore. Tutte le parti devono essere consapevoli dell'obiettivo delle politiche e delle procedure di assenza. Qualora vi siano discrepanze tra i dipartimenti; una politica può perdere l'efficacia.

Per garantire una maggiore coerenza, i supervisori dovrebbero essere addestrati nelle loro responsabilità in materia di gestione degli assenti, consigliati a condurre interviste efficaci di ritorno al lavoro e istruiti nell'uso delle procedure disciplinari quando necessario.

Le responsabilità del supervisore

Oltre a garantire che il lavoro sia adeguatamente coperto durante l'assenza del dipendente, ci sono una serie di altre azioni critiche che i supervisori devono prendere per gestire l'assenteismo.

Dovrebbero:

• assicurare che tutti i dipendenti siano pienamente consapevoli delle politiche e delle procedure dell'organizzazione per affrontare l'assenza,
• essere il primo punto di contatto quando un dipendente telefonica in malati,
• (es. data, natura della malattia / ragione dell'assenza, ritorno previsto alla data di lavoro, certificazione medica se necessario),
• individuare eventuali modelli o tendenze di assenze che causano preoccupazione,
• conducono interviste di ritorno a lavoro, e
• implementano le procedure disciplinari ove necessario.

L'intervista di ritorno a lavoro

La formazione delle autorità di vigilanza in come gestire meglio l'assenteismo dovrebbe includere istruzioni su come effettuare interviste efficaci e eque di ritorno a lavoro.Le recenti indagini nazionali indicano che queste interviste sono considerate uno degli strumenti più efficaci per gestire l'assenteismo a breve termine1.

La discussione ritorno al lavoro consentirà al supervisore di accogliere il lavoratore al lavoro, oltre a dimostrare il forte impegno della direzione nel controllo e nella gestione dell'assenteismo sul posto di lavoro. L'intervista consentirà di verificare che il dipendente sia abbastanza in grado di tornare al lavoro.

La documentazione necessaria può essere completata in modo che l'assenza e la sua conclusione siano correttamente registrati.

Il fatto che una procedura stabilita sia in atto per indagare e discutere l'assenza con un dipendente può, da solo, agire come un deterrente per la mancata partecipazione a motivi disonesti.

Le interviste devono essere eseguite il più presto possibile dopo il ritorno del lavoro da parte dell'assente (non oltre un giorno dopo il suo ritorno). Il dipendente dovrebbe avere ampie opportunità per descrivere i motivi della sua assenza. Il supervisore dovrebbe utilizzare l'intervista come un momento per esplorare eventuali problemi che il dipendente può avere che stanno portando all'assenza.

L'obiettivo è quello di promuovere una cultura aperta e sostenibile. Le procedure sono in atto per assicurare che l'aiuto e il consiglio siano offerti quando necessario e per assicurare che il dipendente sia idoneo a tornare al lavoro.

I dipendenti di solito apprezzeranno l'opportunità di spiegare motivazioni autentiche di assenza all'interno di una struttura formalizzata.

Se il supervisore dubita dell'autenticità dei motivi per l'assenza, deve usare questa opportunità per esprimere eventuali dubbi o preoccupazioni.

In ogni momento, il dipendente deve essere consapevole del fatto che l'intervista non è solo parte delle procedure aziendali, ma una riunione significativa durante la quale è stata notata l'assenza e può avere implicazioni per l'impiego futuro. La procedura disciplinare della società, in caso di inaccettabili livelli di assenza, deve essere spiegata al dipendente.

Il gestore può scegliere di illustrare come l'assenza abbia influenzato il dipartimento. Il messaggio dovrebbe essere che il dipendente è stato perso e che la produttività ha subito.

Potrebbe anche essere spiegato il modo in cui il reparto era stato richiesto per riorganizzare le disposizioni relative al personale. Ciò dimostrerebbe che l'efficienza dell'unità di lavoro è stata influenzata negativamente dall'assenza.

Il supervisore dovrebbe quindi informare il dipendente di ritorno sulla situazione attuale (ad esempio, quali sono i task prioritari, quali lavori sono già stati eseguiti e dove il dipendente dovrebbe ora concentrare i propri sforzi).

In nessun punto durante l'incontro l'intervista dovrebbe diventare una forma di punizione , ma deve essere vista come un'occasione per evidenziare e spiegare le ripercussioni dell'assenza all'interno del dipartimento. La stragrande maggioranza dei dipendenti deriva un senso di orgoglio e il conseguimento del loro lavoro e gestione dovrebbe essere incoraggiato a trattare questi individui come adulti responsabili. La maggior parte dei dipendenti comprende norme ragionevoli e non vuole essere minacciata dalla conformità.La piccola percentuale di dipendenti che hanno un problema di assenza richiederà una stretta sorveglianza e possibilmente anche misure punitive per un assenteismo eccessivo. Questi pochi dipendenti che sono irresponsabili devono essere trattati individualmente e saldamente.

Procedure disciplinari raccomandate se l'assenteismo continua

Le seguenti linee guida descrivono le misure raccomandate da adottare nei casi in cui le assenze a breve termine siano considerate al di sopra di un livello accettabile in un determinato periodo di tempo.

Fase 1: Intervista di consulenza

Il supervisore immediato dovrebbe consigliare al dipendente la sua preoccupazione per le assenze, cercare di stabilire i motivi della malattia e determinare ciò che deve essere fatto per migliorare la frequenza.

• Se in questa fase è stata individuata una condizione medica e potrebbe avere un effetto sull'adeguatezza del lavoro, il supervisore dovrebbe organizzare un appuntamento con un medico autorizzato dalla società. Questo deve essere confermato con il dipendente per iscritto entro cinque giorni lavorativi.
• Se dalla discussione il problema non sembra essere dovuto ad un inadeguatezza del lavoro, il supervisore dovrebbe informare il dipendente che, anche se i disturbi registrati possono essere autentici, si prevede un miglioramento continuo della frequenza o la fase successiva nella procedura sarà presa.
• Una revisione della partecipazione verrà automaticamente effettuata ogni mese per i prossimi sei mesi.
• Fase 2: Prima revisione formale (fase di avviso verbale)

Se le assenze del dipendente continuano a peggiorare dopo l'analisi e il monitoraggio regolare, dovrebbe essere invitato a partecipare ad una riunione di riesame formale con il supervisore.

• Il record di assenza dovrebbe essere dettagliato in una lettera che invita il dipendente per questa intervista. Il dipendente dovrebbe essere informato che ha diritto di essere rappresentato da un rappresentante sindacale o da un collega, se del caso.
• Lo scopo di questa riunione sarà di:
• - continuare a discutere le ragioni sottostanti delle assenze,
  - informare il dipendente del servizio e le implicazioni di costo della sua assenza, e
  - avvertire il dipendente (salvo quando decida di chiedere un consiglio medico) che se non vi è un sostanziale e sostenuto miglioramento, la sua occupazione può essere risolta a causa della sua incapacità di mantenere un livello di frequenza accettabile. Questo costituisce l'avvertimento verbale.
  Qualora l'assistenza medica sia garantita, è necessario intervenire immediatamente. La riunione viene pertanto sospesa solo per consentire che questa parte del processo sia completata. Entro cinque giorni lavorativi, il dipendente deve ricevere consulenza medica. La riunione viene quindi riconvenuta con l'UR e viene discussa l'opinione del medico.
• Se il medico conferma l'idoneità al lavoro, il dipendente dovrebbe essere avvisato sulle conseguenze di una continua assenza.
• Fase 3: seconda revisione formale (fase di avviso scritta)

Se il monitoraggio regolare indica che non è stato migliorato il pattern di assenza, verrà organizzata una seconda riunione formale con l'UR.

• La lettera che invita il dipendente alla riunione includerà il record di assenza e, ancora una volta, consigli sulla rappresentazione.
• Eventuali nuove informazioni fornite in occasione della riunione riguardanti la salute o una modifica della natura della malattia possono essere valutate da un medico autorizzato dalla società.
• Il dipendente dovrebbe avere la possibilità di spiegare il suo record di assenza. Se del caso, il supervisore dovrebbe informare il dipendente di un avviso formale scritto e che questo avviso rimarrà nel file del dipendente per un periodo determinato. Una copia dell'avvertimento deve essere rilasciata al dipendente e al suo rappresentante.
• Il dipendente dovrebbe essere informato che la mancata osservanza delle aspettative di presenza della società e il miglioramento dell'attuale inaccettabile registrazione di assenza comporterà la cessazione dell'occupazione del dipendente.
• In caso di dubbi sul posto di lavoro, procedere con le opzioni di ridistribuzione secondo le indicazioni fornite dal medico. Consultare il rappresentante del sindacato del dipendente (se applicabile) sul processo di riassegnazione e le opzioni.
• Fase 4: Sospensione temporanea dal lavoro
• Se dopo l'attuazione delle fasi precedenti del processo disciplinare, non si verifica un miglioramento della frequenza, la gestione può procedere con una sospensione temporanea senza paga. L'intenzione di sospendere deve essere confermata per iscritto con dettagli sulle date di inizio e fine. Una copia della lettera di sospensione deve essere inviata al rappresentante del dipendente (se applicabile).
• Fase 5: cessazione dell'occupazione

Questa è la fase finale del processo disciplinare in cui il lavoratore viene licenziato per non essere in grado di conformarsi alle esigenze della società per la frequenza al lavoro. Lo smantellamento può avvenire solo con l'autorizzazione scritta di un senior manager e HR.

• La lettera che chiama il dipendente verrà nuovamente incluso consigli sulla rappresentazione e descrive il record di assenza. Il dipendente dovrebbe essere informato che, a seguito dell'intervista, può essere licenziato per incapacità di svolgere compiti di lavoro.
• Ancora una volta, il medico aziendale potrebbe essere necessario consultare se nuove informazioni sono disponibili in relazione alla salute del dipendente o alla capacità di lavoro.
• Se il riposizionamento non è possibile, o opportuno, considerare la procedura di licenziamento per ragioni di capacità. L'ammissibilità al beneficio della disabilità dipenderà dalle circostanze di ciascun caso.
• Se viene deciso di licenziare in base alla capacità, una copia della lettera di licenziamento deve essere inviata al rappresentante del lavoratore (se del caso).
• Il dipendente può avere il diritto di fare ricorso contro il licenziamento. Il ricorso dovrebbe essere in linea con le procedure disciplinari della società.
• Sfide per gestire l'assenteismo

Sii presente che i supervisori sono spesso scomodi o non vogliono segnalare coloro che hanno superato i livelli accettabili di assenteismo. A causa delle tante pressioni già presenti nei supervisori, la costante attuazione delle politiche di assenteismo non è sempre la loro priorità.

È importante cercare di sottrarre la soggettività alla gestione dell'assenteismo e ad assicurare che tutti i lavoratori siano trattati gli stessi.È essenziale essere coerenti, persistenti e giusti a tutti. Quando l'assenza non viene affrontata o indirizzata in modo incoerente, può verificarsi un morale inferiore.

I dipendenti possono sentire che sono stati trattati ingiustamente quando percepiscono altri dipendenti assenti sono "allontanarsi con esso. "

La maggior parte dei dipendenti apprezzerà politiche e programmi che sono facilitativi, piuttosto che punitivi. Misure severe o punitive che costringono i dipendenti a venire a lavorare possono portare a dipendenti che poi diventano "assenti durante il lavoro".

Essi fanno quanto meno possibile e resistono a qualsiasi sforzo per farli fare di più. È necessario attuare altri programmi che consentano ai dipendenti di essere presenti al lavoro, come la pianificazione flessibile di lavoro, la condivisione di posti di lavoro, i premi per la partecipazione e programmi di benessere.