Perché Petty Cash è importante per le tue finanze aziendali

Il piccolo denaro non è quello che era. Nei giorni in cui abbiamo pagato tutte le transazioni di piccole imprese in contanti, era necessario essere intenzionali a tenere traccia di quelle transazioni. Nel 21 ° secolo, abbiamo modi migliori per pagare gli acquisti di piccole imprese e tenere traccia di essi. Ma il concetto di "denaro piccolo" è ancora importante.

Che cosa è Petty Cash?

Piccolo denaro descrive piccole transazioni di un'impresa.

"Petty" non è più così piccolo, perciò pensatelo a piccole quantità che potrebbe non pensare al monitoraggio. In questo articolo usiamo il termine "denaro piccolo" per includere una serie di transazioni di piccole imprese.Per esempio:

Acquisto di caffè per il caffettiera per ufficio

• Pagare i pedaggi o i parcheggi
• Trattare i dipendenti in pizza per celebrare una realizzazione
• Acquistare un piccolo regalo sulla strada a una riunione d'affari.
• Perché Petty Cash è importante?

Le transazioni in denaro sporco si addicono. Non documentare e monitorare quei piccoli acquisti può significare un sacco di potenziali spese commerciali lasciate indebite, come buttarle via.

Vediamo un paio di esempi:

Se utilizzi le tazze Keurig per il tuo caffè d'ufficio, anche se acquisti a basso costo e in massa, ti costerà circa 26 centesimi di coppa. Per un impiegato medio di bere caffè, che è due volte al giorno circa 200 giorni l'anno, che è più di 100 dollari per quel dipendente. Moltiplica quello per il numero di dipendenti e hai una grande quantità di denaro.

Pizza per 10 persone potrebbe costare $ 50. Se lo fai una volta al mese, quello è di 600 dollari all'anno. Non mantenere un record significa $ 600 in spese perse.

• Come dovrebbero essere registrate le transazioni in contanti?
• È possibile registrare su slitta o un elenco, a seconda di quale sia più facile. La cosa importante da ricordare è che ogni transazione deve essere registrata e deve includere:

Data della transazione

Importo della transazione

• Descrizione generale della transazione ("donuts for meeting office", ad esempio) Non è necessario registrare il numero di conto all'atto della transazione.
• Quando aggiorni il denaro piccolo, le transazioni di gruppo per numero di conto e li inserisci nel tuo programma di contabilità.
• Posso monitorare le transazioni in denaro in denaro in linea?

I titolari di smart business in questi giorni stanno pagando per transazioni commerciali con carte di credito o carte di debito aziendali e applicazioni. Puoi seguire il parcheggio con un'applicazione e puoi utilizzare un sistema automatico per pagare il pedaggio per eliminare il tempo trascorso nella corsia "solo in contanti" a pedaggio. Naturalmente, pagando con il tuo debito o carta di credito aziendale semplifica le spese di piccole spese.Basta essere sicuri di notare lo scopo aziendale sulla ricevuta.

Che cosa succede se la mia azienda ha ancora una cassa?

Molte aziende dispongono di un fondo in denaro piccolo in ufficio, specialmente le imprese di vendita al dettaglio che hanno clienti che pagano in contanti. La cassa è utilizzata per fare il cambiamento, e in alcuni casi per le transazioni di piccole imprese. Di solito, la casella inizia con un saldo in contanti, in apposite denominazioni. Poi, quando la cassa si riduce, viene ricostituito.

Se i fondi in contanti sono utilizzati per piccoli acquisti, tenere un registro nella casella in modo che questi acquisti possano essere registrati.

Come faccio ad assicurarmi che tutte le transazioni in denaro piccole siano registrate?

È la tua responsabilità di imprenditore impostare le politiche per l'utilizzo di denaro piccolo, per monitorare le transazioni in contanti e per assicurarsi che i dipendenti stiano utilizzando denaro in denaro in modo responsabile. Alcune possibilità:

Consenti ai dipendenti attendibili una carta di debito aziendale e richiede loro di rivolgersi dettagliatamente allo scopo aziendale per tutti gli acquisti di debito.

Richiedere ai dipendenti che utilizzano le loro auto per le imprese per avere un tracker di pedaggio. È possibile fornire e ottenere i dettagli. Avrete bisogno del dipendente per verificare l'obiettivo aziendale.

Se i dipendenti dispongono di smartphone per uso aziendale, richiedere loro di includere app per catturare le ricevute per foto o per inviarle al tuo ufficio di contabilità.

• La linea di fondo su Petty Cash:
• La creazione e la tenuta del piccolo denaro dovrebbero essere parte del sistema di raccolta record globale per la tua azienda.
• Ricorda, se non lo registri, non puoi detrarla come spese commerciali. Assicurati di trarre vantaggio da tutte quelle transazioni in denaro, in modo da poter richiedere maggiori spese legali e ridurre le tue tasse d'impresa.