Come dare risposte ai dipendenti difensivi

Il feedback è uno degli strumenti più potenti del toolkit del manager per rafforzare le prestazioni del luogo di lavoro.

• Le risposte positive riguardano l'identificazione e il rafforzamento dei comportamenti che promuovono prestazioni elevate.
• Il feedback costruttivo, spesso indicato come feedback negativo, è focalizzato sull'identificazione e promozione di cambiamenti nei comportamenti che riducono le prestazioni elevate.

Il feedback effettivo è specifico per il comportamento (negativo o positivo) e consegnato il più vicino possibile.

Mentre i professionisti motivati ​​apprezzano sia feedback positivi che costruttivi, i dirigenti spesso sono a disagio nella consegna, in particolare a qualunque cosa ritenuta negativa. Nei sondaggi e negli studi di ricerca, i manager che lottano con la fornitura di risposte costruttive sono preoccupate che non saranno gradite o temono di creare un incidente offrendo critiche.

Seguendo e praticando i suggerimenti descritti in questo articolo, il gestore può trarre la paura dal fornire risposte negative e trasformare la conversazione in un evento costruttivo.

10 suggerimenti per aiutarti a fornire risposte negative:

Prendi le tue emozioni sotto controllo.

1. Non si vuole criticare le azioni di qualcun altro quando sei arrabbiato o sconvolto. Se i temperamenti sono caldi, prendetevi il tempo per far raffreddare le cose. Mentre efficaci risposte costruttive vengono consegnate al più vicino possibile all'incidente osservato, se la situazione viene riscaldata, è bene programmare una riunione per il giorno successivo.

   Non inviare mai commenti negativi davanti al membro del team

2. s. Trova un posto privato. Condurre la riunione nel tuo ufficio o programmare una sala conferenze per la tua discussione di feedback. Focus sul comportamento osservato, non la persona.

3. Ricorda che lo scopo del feedback costruttivo è quello di eliminare i comportamenti che riducono le prestazioni elevate. Se l'individuo percepisce che viene attaccato personalmente, si trasformerà rapidamente in difesa e si perde la possibilità di una discussione significativa. Specifica
4. . Le risposte efficaci sono specifiche. Suggerendo, "John, sei sicuro di averlo fatto," potrebbe essere vero, ma non dice a John cosa ha commesso male. Lo stesso vale per dire a Maria che è tardi per lavorare troppo spesso. Invece descrivere il comportamento molto specifico e identificare le implicazioni aziendali del comportamento. Per esempio: "Mary, quando stai tardi per il tuo turno, ci impone di trattenere qualcuno dal turno precedente. Ciò richiede di pagare gli straordinari, inconvenienti del tuo collega, e può ridurre la qualità se non lo fanno capisci il tuo lavoro specifico. Capisci? " essere puntuale
5. . Se hai mai ricevuto una lunga lista di commenti di commenti negativi su una revisione annuale delle prestazioni, capisci come inutile questo input è molto tempo dopo il fatto.Le risposte di tutti i tipi dovrebbero essere fornite quanto prima dopo l'evento. Resta calma
6. . Indipendentemente da quanto siete arrabbiati, non si paga mai perdere il controllo delle tue emozioni. Come sopra indicato, se avete bisogno di tempo per raccogliere le tue emozioni, ritardate la discussione poche ore o al massimo un giorno. Ricordatevi che l'intento del feedback è promuovere il miglioramento e affrontare la discussione con questo atteggiamento positivo. Riafferma la tua fede nella persona
7. . Questo rafforza il passo tre, ma tu dici loro di avere ancora fede in loro come persona e nelle loro abilità; è solo la loro performance che si desidera che si modificino. Dite qualcosa come "sei un buon servizio di assistenza clienti, quindi sono sicuro che vedi la necessità di essere più paziente con i clienti". Interrompere la conversazione e invitare l'altra parte a impegnare
8. . Dopo aver informato la persona quali azioni specifiche e recenti sono state inappropriate e perché, smetta di parlare. Dare all'altra persona la possibilità di rispondere alle tue dichiarazioni e di porre domande chiarenti. Definire e concordare un piano d'azione reciprocamente accettabile.
9. Concordare su quale prestazione futura sia appropriata per il dipendente. Se ci sono cose specifiche che il dipendente deve iniziare a fare o ha bisogno di smettere di fare, assicurati di essere chiaramente identificati. Se c'è qualcosa che devi fare, forse una formazione addizionale per il dipendente, concorda anche su questo. Stabilire un tempo per il follow-up.
10. L'impostazione di una data e un tempo chiare per esaminare le azioni e il miglioramento è una parte importante del processo di feedback. Stabilisce la responsabilità e migliora la probabilità di miglioramento delle prestazioni. E ricordati, dopo aver consegnato i feedback costruttivi e concordato su una risoluzione e un piano di follow-up, continuate con il lavoro. Non porti male la volontà verso il dipendente perché hanno commesso un errore. Non spingerli su di loro per paura che possano commettere un altro errore. Monitorare la loro prestazione come fai tutti i dipendenti, ma non ossessionati.

Modificato da: Art Petty