Consigli per assicurare riunioni efficaci che producono risultati

La gente trascorre così tanto tempo nelle riunioni che trasformano l'incontro in risultati sostenuti è una priorità per le organizzazioni di successo. Le azioni che rendono le riunioni riuscite richiedono la gestione da parte del leader della riunione prima, durante e dopo la riunione.

Se trascurati una di queste occasioni di gestione riunioni, i tuoi incontri e squadre non sopportano il frutto che desideri dal momento in cui investite. Prendi questi 12 suggerimenti per la gestione della riunione per guidare i tuoi partecipanti per ottenere risultati attesi, positivi e costruttivi.

Cosa fare prima dell'assemblea per garantire riunioni efficaci

Le azioni prima della riunione stabiliscono le basi per la realizzazione dei risultati delle riunioni. Puoi fare tutti i follow-up necessari ma senza un piano di riunione efficace per iniziare, i tuoi risultati vi deluderà. Questi suggerimenti ti aiuteranno a pianificare e implementare la riunione.

Piano l'incontro

Gli incontri efficaci che producono i risultati iniziano con la pianificazione della riunione. In primo luogo, identificare se sono necessari altri dipendenti per aiutarti a pianificare la riunione. Quindi, decidere cosa si spera di realizzare tenendo la riunione. Stabilire obiettivi fattibili per la tua riunione.

Gli obiettivi impostati creeranno il quadro per un efficace piano di riunione. Come dice Stephen Covey nelle "Sette Abitudini di persone altamente efficaci" 999, "Inizia con la fine in mente". Il tuo scopo di riunione determinerà l'incontro, l'agenda di riunione e i partecipanti alle riunioni necessari per raggiungere lo scopo. Assicurati di aver bisogno di un incontro

Una volta che hai sviluppato il tuo piano di riunione, assicuratevi che una riunione sia un veicolo appropriato per realizzare gli obiettivi fissati. Per pianificare e tenere una riunione è costoso quando si tiene conto del tempo delle persone che partecipano, fai sforzi per determinare che una riunione è la migliore occasione per risolvere il problema, migliorare il processo o fare un piano in corso.

Potresti scoprire che puoi raggiungere gli obiettivi di riunione con una discussione via email o distribuendo e richiedendo informazioni tramite la newsletter aziendale. Assicurarsi che la riunione sia necessaria e non solo più conveniente per te - otterrai risultati migliori dai partecipanti alla riunione quando hai veramente preso in considerazione le proprie esigenze.

Assicurare la partecipazione appropriata all'incontro

Se una riunione è il mezzo appropriato per realizzare i tuoi obiettivi, controllare con i partecipanti che devono partecipare alla riunione per avere successo. I partecipanti necessari devono essere a disposizione per partecipare alla riunione.

Ritardare l'incontro piuttosto che tenere una riunione senza membri critici del personale. Se un delegato partecipa al posto di un decisore decisivo, assicurarsi che l'agente designato abbia l'autorità di prendere decisioni - o rinviare la riunione.

Distribuire e rivedere il pre-lavoro prima dell'incontro

Quante riunioni hai partecipato a quello che è stato avviato con il facilitatore di riunioni che passa fuori una risma di presentazioni o proietta una diapositiva di Microsoft PowerPoint per la discussione? Frustrante? Scommetti. L'incontro diventa un gruppo read-in, poco produttivo per la realizzazione di un obiettivo.

Quando le finalità dichiarate per tenere una riunione sono decisioni e rispondono a domande, un gruppo di lettura è un perdono vergognoso dei tempi delle persone.

È possibile rendere le riunioni più produttive e assicurare i risultati fornendo i pre-lavoro necessari prima della riunione effettiva. Fornire pre-lavoro, grafici, grafici e materiale di lettura 48 ore prima di una riunione incide sul successo del meeting. Il tempo di preparazione più distribuito, le persone più preparate saranno a vostra disposizione.

La documentazione che ti aiuterà a raggiungere gli obiettivi di riunione può includere rapporti; dati, grafici e link a informazioni competitive, mensili di vendita e piani di produzione; Diapositive di Microsoft PowerPoint che illustrano i punti chiave di discussione; e riunisce i verbali, le note e il follow-up da riunioni e progetti precedenti o correlati.

Pre-lavoro, anche solo link per seguire per leggere le informazioni, distribuito in modo tempestivo, con la seriosa aspettativa che i partecipanti leggeranno il pre-lavoro prima della riunione, aiuta a garantire che la tua riunione riesca.

Durante l'incontro per garantire riunioni efficaci

L'uso efficace del tempo di incontro crea entusiasmo per l'argomento. Genera impegno e sensazione di realizzazione dai partecipanti. La gente si sente parte di qualcosa di più grande delle sfide quotidiane. Pertanto, una riunione attiva e ben agevolata che stabilisce la fase per il follow-up produrrà i risultati delle riunioni.

Facilità di riunione efficace

Il leader di riunione stabilisce un tono positivo e produttivo per l'interazione tra i partecipanti alla riunione. La facilitazione efficace delle riunioni inizia con una revisione degli obiettivi o dei risultati previsti e dell'agenda. Il facilitatore aiuta i membri del gruppo a rimanere concentrati e produttivi.

Il progetto di riunione e l'agenda fissano il quadro per la riunione. Un efficace facilitatore, che tiene i partecipanti in pista, assicura la realizzazione dei risultati attesi e desiderati dalla riunione.

Usa il pre-lavoro nell'incontro

Usa o fa riferimento ai pre-lavoro e ad altre informazioni fornite prima della riunione durante la riunione. Potete rafforzare la necessità che i partecipanti possano trascorrere il tempo necessario per analizzare i materiali che sono essenziali per realizzare i risultati desiderati.

I tuoi partecipanti si prepareranno prima di partecipare alle vostre riunioni e i tuoi risultati testimoniano una solida preparazione e una leadership. Nessuno vuole apparire impreparato, non interessato, o non contribuisce agli occhi di un compagno di squadra.

Coinvolgere ogni partecipante in azioni

Ogni gruppo di lavoro ha diverse personalità che si presentano per le riunioni. Hai collaboratori tranquilli e persone che cercano di dominare ogni piattaforma. Se facilitare o partecipare alla riunione, è necessario coinvolgere ogni partecipante al raggiungimento degli obiettivi della riunione.

Ciò assicura che ogni partecipante sia investito nell'argomento della riunione e nel follow-up. Potrai ottenere più risultati con l'intera squadra che tira più che con un personale dominante che cerca di spingere tutti gli altri sulla collina.

Creazione di un piano di follow-up efficace di riunioni

Durante la riunione, effettuare un piano di follow-up con gli elementi di azione. I piani efficaci includono quanto segue.

L'elemento specifico dell'azione,

il nome della persona che si è impegnata a "possedere" la realizzazione dell'oggetto dell'azione,

• la data di scadenza dell'elemento dell'azione e
• un accordo su ciò che costituisce il completamento dell'elemento di azione.
• Discuti scenari di vita reale e barriere al successo che i membri del team possono sperimentare mentre cercano di realizzare gli elementi che producono i risultati necessari. Imposta un tempo per la prossima riunione, se necessario, mentre i partecipanti sono presenti.
• Dopo l'incontro per garantire riunioni efficaci

Le azioni e la pianificazione prima e durante la riunione svolgono un ruolo importante per aiutarti a raggiungere risultati attesi, positivi e costruttivi. Le azioni che seguono la riunione sono altrettanto importanti. Il follow-up alla prossima riunione pianificata non è mai sufficiente ad investire per garantire risultati.

Pubblica i minuti di riunione

Inizia pubblicando i tuoi minuti e il tuo piano d'azione entro 24 ore. Le persone contribuiranno in modo efficace ai risultati se inizieranno subito sugli elementi di azione. Hanno ancora una nuova memoria della riunione, della discussione e della logica per la direzione scelta.

Rimangono entusiasti e pronti per iniziare. Un ritardo nella distribuzione dei minuti danneggerà i tuoi risultati poiché la maggior parte delle persone aspetta che i minuti verranno prima che cominciano ad affrontare i loro impegni.

Follow-up efficace di riunioni

Rispettare e rispettare le scadenze e il follow-up vi aiuterà a ottenere risultati dai tuoi incontri. La scadenza è stata stabilita durante la riunione. Dopo la riunione, ogni persona con un elemento di azione dovrebbe anche elaborare un piano per il loro compimento personale del loro impegno.

Se scrivono le fasi del proprio pianificatore, delegano i compiti ad un altro personale o semplicemente completano l'attività, l'individuo è responsabile del follow-up.

Così è il pianificatore di incontri. Puoi migliorare i risultati delle riunioni seguendo ogni persona che ha un elemento d'azione a metà strada tra le riunioni. Il tuo obiettivo è controllare i progressi e assicurare che le attività siano in corso. Ricorda che ciò che chiedete viene reso compiuto.

Responsabilità per il follow-up durante il prossimo incontro

Sei mai stato seduto in una riunione di follow-up che consisteva di ogni partecipante a dire al gruppo perché non erano in grado di raggiungere il loro impegno? Il risultato è deplorevole. Stabilire la norma o l'abitudine della responsabilità per i risultati inizia all'inizio del tuo ciclo di incontri.

Il follow-up del facilitatore a metà strada tra incontri aiuta, ma il gruppo deve fare fallire mantenere impegni inaccettabili. Rapporto sul progresso e sui risultati della prossima riunione e si aspetta che tutto sia stato raggiunto.In alternativa, controllare il progresso alla prossima riunione e se ci sia un blocco stradale reale per progredire, determinare come procedere.

Riepilogare il processo di riunione per il miglioramento continuo

La pratica di esaminare ogni riunione è un potente strumento per il miglioramento continuo. I partecipanti svolgono turno e discutono di cosa sia efficace o inefficace circa l'attuale processo di incontro. Discutono anche i progressi che ritengono che il gruppo sta facendo sul tema per cui si è svolta la riunione.

Prendendo un miglioramento continuo ad un altro livello, i team di successo esaminano l'intero progetto e il processo per determinare in che modo sono riusciti a creare risultati. Gli incontri futuri riflettono la valutazione. Le riunioni si evolvono come uno strumento ancora più efficace per creare risultati organizzativi.

Conclusione

I risultati sono realizzabili e prevedibili da riunioni ben pianificate e implementate. Seguire queste dodici raccomandazioni per assicurare che i partecipanti alla riunione ottengano risultati attesi, positivi e costruttivi dal momento in cui investono nelle riunioni. La tua organizzazione premierà la tua realizzazione ei tuoi colleghi ti ameranno quando usi questi suggerimenti efficaci per la riunione.