12 Semplici passaggi per pianificare riunioni efficaci

Se sei come la maggior parte delle persone che conosco, il pensiero di trascorrere una giornata in riunioni back-to-back porta sensazioni di timore. Le riunioni possono essere noiose, spesso sono inutili, e sicuramente ci vogliono molto tempo da altri lavori. Ma le riunioni possono essere molto efficienti e produttive se sono pianificate.

12 semplici passaggi per pianificare riunioni efficaci

Hai davvero bisogno di un incontro?

In primo luogo, decidere se progettare una riunione è veramente necessario.

Spesso, pensiamo a una riunione formale come il modo migliore per condividere informazioni o discutere di un argomento. Ma se le tue notizie possono essere inviate via email o con una chiamata in conferenza o semplicemente riunendo poche persone nel tuo ufficio per 15 minuti, salti la riunione formale.

Soltanto invita le persone che necessitano davvero di essere

Sono stati invitati ad una riunione e si sono chiesti - a metà strada - perché sei lì? Non perdete tempo alla gente invitandoli ad una riunione che non hanno bisogno di partecipare. Questa non sarà una riunione efficace. Qualcuno da contabilità deve essere presente alla riunione per rispondere alle domande di bilancio? Quindi invitare un individuo dalla contabilità che è adatto a tale compito.

Se un collega o un supervisore deve essere informato su ciò che è stato discusso durante una riunione, non è necessario invitarli alla riunione effettiva. Basta preparare un riepilogo delle riunioni e inviarlo a loro dopo. Apprezzeranno il risparmio di tempo e si ha la certezza che - per aver scritto le informazioni - che sono pienamente informati delle discussioni.

Invio promemoria di riunione

La vita è occupata ei calendari vengono rapidamente prenotati con attività pianificate. Invia un promemoria di riunione di follow-up due giorni prima della riunione. Ciò conferma quelle persone che hanno risposto che sarebbero presenti e ti consente anche di sapere in anticipo se i programmi sono cambiati ei partecipanti chiave non possono fare il tempo di riunione programmato.

Avere un'agenda

Per pianificare riunioni efficaci, devi prima pianificare quello che verrà discusso. Qual è l'obiettivo della riunione? Cosa stai cercando di realizzare?

Sviluppare un programma di riunione in anticipo e distribuirlo ai partecipanti. Indicare l'ora di inizio e includere un breve elenco di argomenti da affrontare. Non far cadere il proprio incontro con un lungo e troppo dettagliato ordine del giorno. Indicare per nome tutti gli individui che saranno responsabili della segnalazione di un'area specifica.

Sia chiaro di aspettative

Quando invii prima la notifica della riunione, chiarire il suo scopo e le tue aspettative. L'incontro si svolge intorno a una presentazione e i partecipanti dovrebbero essere pronti a prendere appunti? Oppure è questa una sessione di brainstorming dove i partecipanti dovrebbero presentarsi con idee e suggerimenti?

In alcune culture aziendali, i dipendenti vengono riuniti per ascoltare solo e tornare indietro nei loro spazi di lavoro. In altre aziende, i dipendenti partecipano liberamente. Nei luoghi di lavoro di oggi, l'interazione e la condivisione delle idee non sono solo benvenuti alle riunioni; è spesso lo scopo della riunione stessa.

Avviare in orario

Se sei la persona che si presenta in modo tipico per le riunioni in tempo, allora capisci come sia frustrante quando la riunione effettiva non si avvicina per 15 minuti, mentre la gente scorre nella stanza.

Quello che accade inevitabilmente è, andare avanti, tutti sanno che questi incontri non partono mai in tempo così tutti iniziano a presentarsi in ritardo.

Assicurarsi della tua riunione. Avviare prontamente alla data di partenza. Chiudere la porta e iniziare. Quegli stragglers avranno rapidamente il messaggio che stanno arrivando tardi e dovrebbero solo fare un errore una volta.

Keep It breve e semplice

La maggior parte delle riunioni sono previste per un'ora quando - in molti casi - è sufficiente 30 minuti o addirittura 45 minuti. Quando viene assegnato troppo tempo, il risultato consueto è che il tempo è sprecato. Le persone si prendono in considerazione dopo che la riunione è finita o trascorrerà troppo a lungo su un punto dell'ordine del giorno. Tenere le riunioni brevi e al punto.

Soggiorno su argomento

Un programma da solo non gestisce efficacemente la tua riunione. Fai attenzione all'ordine del giorno e continua la discussione a vagare sulle tangenti.

Indirizzo qualsiasi questione fuori discussione, affermando che è un argomento per un'altra riunione, sarà indirizzato privatamente, o simili. Nessuno ama una riunione fugace dove lo scopo della riunione ha preso un sedile posteriore ad altre conversazioni.

Prendete riunioni più piccole al di fuori della sala conferenze

Sedersi nella stessa sala familiare riunita intorno alla stessa tabella familiare è proprio quella - familiare. Per incoraggiare i dipendenti a interagire, pensare creativamente e avere discussioni vive, consideri di prendere la riunione al di fuori della sala conferenze standard.

Considerate la riunione in un tavolo esterno se lo spazio e il tempo lo permettono. Prova a raccogliere in una zona comune che ha divani e tavolini invece di un grande tavolo da conferenza e di sedie girevoli.

Non abbiate paura di fare un diverso approccio

Se l'approccio alla riunione non funziona, non abbiate paura di cambiare corso. Ad esempio, se una sessione di brainstorming sta creando una stanza tranquilla con un po 'di dialogo, cambiare direzione. Essere flessibili e prestare attenzione a come l'incontro generale sta avanzando.

Usa Tecnologia

Intendi utilizzare la tecnologia per tenere attivati ​​i partecipanti. Nel mondo digitale di oggi, la maggior parte delle persone è abituata a vedere grafica o video per sostenere le parole che sentono. Appello a questa mentalità e incorpora audiovisivi quando pianifica la tua riunione.

I computer proiettati su schermi di grandi dimensioni e le presentazioni Smart Board che incoraggiano l'interazione sono un cambiamento di benvenuto dalle presentazioni PowerPoint standard lunghe.

Invia un Riepilogo Riunioni

Entro un giorno dopo la riunione, inviare un breve riepilogo di quello che è stato discusso. Disseminare questo via email a tutti coloro che sono presenti, quelli che non sono stati in grado di partecipare alla riunione e quelli che devono essere informati.Includi anche qualsiasi azione, specificando chi è responsabile di ogni elemento e la data dovuta.