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La fine dell'anno è un momento impegnativo, ma è necessario impiegare tempo per le mansioni fiscali, incluse le relazioni di fine anno per i dipendenti e gli appaltatori indipendenti e altre questioni relative ai libri paga. Qui ci sono alcune importanti mansioni fiscali per i dipendenti paghe e paghe a fine anno, che spesso i datori di lavoro perdono:
1. Non utilizzare l'anno fiscale giusto
I rapporti fiscali di fine anno che prendo sono circa i moduli W-2 per i dipendenti ei moduli 1099-MISC per i contraenti indipendenti.
L'anno della relazione è l'anno dell'imposta. Così, mentre si può preparare queste relazioni nel gennaio 2017, sono per i salari e le tasse 2016.
Proprio come un promemoria:
Devi inviare 2016 Forme W-2 ai dipendenti e ai moduli 1099-MISC ai contraenti indipendenti entro il 31 gennaio 2017.
2. Non utilizzare i moduli corretti per le relazioni annuali ei moduli di trasmissione
Preparando i moduli W-2 e 1099-MISC, assicurati di avere la versione corretta del modulo. Oltre all'esercizio fiscale corretto, di cui sopra, è necessario utilizzare un modulo speciale. Non puoi copiare il modulo da internet e utilizzarlo. La copia A delle forme corrette viene stampata in un inchiostro rosso speciale e ci sono più copie, ognuna delle quali va in un luogo specifico.
Ecco un articolo che spiega dove ottenere i moduli W-2 corretti e i moduli 1099-MISC.
3. Non ricevere i moduli di verifica da parte di dipendenti e imprenditori indipendenti
Prima di preparare i moduli W-2 per i dipendenti ei moduli 1099-MISC per i contratti indipendenti, è necessario disporre di un modulo di verifica.
- Al noleggio si deve avere un dipendente firmare un modulo W-4 che fornisce informazioni sul dipendente, incluse informazioni sulla ritenuta fiscale federale. Questo modulo deve essere aggiornato periodicamente per essere sicuri che sia corretto.
- La forma W-9 fornisce informazioni su appaltatori indipendenti, insieme al numero di identificazione fiscale. Ecco un articolo su chi deve ricevere un modulo 1099-MISC, nel caso in cui si chiedesse.
4. Non includendo i vantaggi imponibili sui moduli W-2
Quando si preparano i moduli W-2 per i dipendenti, non dimenticare i benefici fiscali che devono essere segnalati. Questi benefici includono i regali ei bonus dei dipendenti e l'utilizzo dei telefoni cellulari da parte dei dipendenti.
5. Non considerando ulteriori imposte Medicare e massimi di sicurezza sociale.
Quando esaminate le procedure del libro paga, assicurati di aver mantenuto gli importi corretti per Social Security e Medicare.
- La ritenuta previdenziale si ferma per i dipendenti quando raggiungono la ritenuta massima annua, che cambia ogni anno. La previdenza sociale deve ancora essere pagata dai datori di lavoro su tutti i redditi per l'anno, e non esiste alcun dipendente massimo per la ritenuta Medicare.
- Un ulteriore addebito Medicare è richiesto ai dipendenti più guadagnati.I datori di lavoro sono tenuti a trattenere l'imposta supplementare Medicare, al di sopra dell'1,45% di tasso Medicare, ad un tasso del 0,9% sui salari Medicare superiori a $ 200.000 pagati ad un dipendente.
6. Non inviare moduli all'agenzia federale corretta
È confuso, lo so, cercando di ricordare quale agenzia federale riceve quali rapporti di fine anno. Ecco i dettagli:
- Moduli per i dipendenti, compresi i moduli W-2 e le forme W-3 e le trasmissioni elettroniche, vai all'amministrazione della sicurezza sociale. Controllare con il Social Security Business Services Online per informazioni e per iscriversi per il deposito in linea.
- Forme per non dipendenti, compresi i moduli 1099-MISC per appaltatori indipendenti e 1096 forme di trasmissione, vanno all'IRS. Ecco una guida passo-passo per la preparazione e la presentazione di moduli 1099-MIISC.
7. Non considerando l'autorità di tassazione statale
Per gli stati che dispongono di un'imposta sul reddito, è inoltre necessario rispettare i requisiti per le forme di stato W-4, trattenere l'imposta sul reddito degli Stati membri dalla retribuzione dei dipendenti, riferire gli importi riportati e trasmettere importi secondo la timeline dello stato. Per ulteriori informazioni, consulta il dipartimento del tuo stato di entrate o tassa sul sito.
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