5 Modi per migliorare la gestione dei costi dei dipendenti

Avete recentemente individuato grossi buchi nel tuo budget solo per scoprire che sono sempre più dovuti a spese dipendenti non contabilizzate? I conti delle spese aziendali sono una grande caratteristica delle imprese, ma possono anche essere a loro detrimento se non gestite in modo appropriato. Se stai perdendo il dipartimento di contabilità o le ore di gestione a caccia di rapporti sulle spese o perdere migliaia di dollari in spese che non possono essere giustificate, probabilmente si rischiano probabilmente di subire qualche importante problema di flusso di denaro prima o dopo.

Dall'attivazione di comportamenti migliori per migliorare i limiti, qui sono alcuni modi per migliorare la gestione delle spese complessive.

1. Limitare i conti delle spese.

   Se hai difficoltà a stabilire esattamente quali pagamenti gli account di spesa, limitare il numero di account attivi è un modo per evitare che i costi vadano fuori controllo. Utilizza un provider di carte di credito che supporta la creazione di schede di dipendenti con specifici limiti di spesa o fornisce conti di cassa con un pagamento giornaliero. Se un dipendente ha bisogno di spese oltre l'importo stabilito, richiedere le ricevute e la giustificazione delle spese di conto. Potresti voler prendere questo passo in avanti determinando le allocazioni per posizione del dipendente o per mantenere i processi strutturati e comprensibili come la tua azienda cresce.

2. Fornire incentivi per incoraggiare il monitoraggio delle spese.

   Il monitoraggio delle spese è un'altra responsabilità che i dipendenti potrebbero non voler assumere. Aggiunta di ulteriori documenti mentre sono già in viaggio d'affari può essere frustrante, quindi dare loro un incentivo a farlo. Fornire indennità extra o pagamenti giornalieri per la presentazione di ricevute in tempo, forse sotto forma di un dipartimento o un concorso a livello aziendale. Alcuni vantaggi da considerare potrebbero includere piccoli doni, riconoscimenti dei dipendenti o pranzi. Sondatevi i tuoi dipendenti per scoprire quali sono i vantaggi che vorrebbero ricevere e poi creare norme e soglie per l'emissione di premi in modo che i dipendenti sappiano cosa cercare.

3. Chiarire spese accettabili e inaccettabili.

   Quello che pensi sia una spesa del dipendente accettabile e ciò che un dipendente pensa possa essere due cose diverse. Invece di avere argomenti con i dipendenti su spese inutili, crea un manuale operativo che definisca esattamente quello che consideri spese accettabili per i costi comuni come i pranzi, le cene e le forniture aziendali. Questo dovrebbe includere limiti massimi per le spese quali i biglietti aerei, i pasti o gli hotel e gli aggiornamenti di indirizzo e gli add-on che i dipendenti possono essere tentati di aggiungere al loro conto spese. Ragionevoli e giustificabili dovrebbero essere spiegate nei termini più diretti e più chiari.

4. Sincronizzare le istruzioni della scheda aziendale con il software di contabilità.

   Molti programmi contabili eseguono operazioni di transazione direttamente dalla carta di credito in modo da non spendere una quantità significativa di tempo corrispondente alle ricevute per le transazioni.È inoltre possibile richiedere ai dipendenti di utilizzare un software di monitoraggio e reporting dei costi in modo da poter eseguire la scansione e la corrispondenza delle ricevute in tempo reale. Ti aiuterà a mantenere tutto coordinato e ti aiuterà a individuare eventuali violazioni di regole di spese accettabili.

5. Automatizzare le restrizioni di spesa.

   Utilizzare sistemi di gestione delle spese che consentono di definire i parametri in costi di spesa, categorie e spese inaccettabili. Quando gestisci automaticamente questi costi, ridurrà la quantità di tempo che passerai a lavorare sul sistema. Se ci sono problemi importanti, il sistema li mette in contatto con la tua attenzione senza richiedere il tuo contributo su base giornaliera. Dare ai dipendenti l'opportunità di vedere come funziona questo software in modo da capire come seguirete la loro spesa. Ciò dovrebbe aiutare a diminuire drasticamente il numero di dipendenti che violano le regole di spesa.

Infine, non dimenticate che alcuni dipendenti possono semplicemente "non ottenerlo". È possibile considerare l'abrogazione dei privilegi account di spesa dei dipendenti che continuano a violare le regole aziendali e richiedono invece la loro spesa iniziale.

Semplicemente rimborsando spese accettabili, è necessario eliminare virtualmente le potenzialità delle violazioni. Naturalmente, tenere presente che i dipendenti che devono avere grandi spese potrebbero non avere risorse personali per fare questo - lavorare per la tua azienda non dovrebbe creare un onere eccessivo sui tuoi dipendenti. Individuando un punto di incontro armonioso, la tua azienda, i tuoi dipendenti e la tua gestione delle spese dovrebbero trovare tutti i mezzi più produttivi.