5 Passaggi per la scelta del software di contabilità

È possibile utilizzare questa lista di controllo del software di contabilità per aiutarti a trovare il software di contabilità corretto prima di acquistare. Pochissime piccole imprese investono una notevole quantità di tempo e risorse nel fare le domande giuste prima di selezionare il programma di software di contabilità per garantire che la scelta migliore sia fatta per il loro business. Invece, la scelta del software di contabilità è di solito affrettata, dato poco, se del caso, pensato se esistono migliori alternative.

Se si sceglie un'applicazione software di contabilità per la tua piccola impresa, o se si considera l'aggiornamento o la modifica di programmi software, è possibile utilizzare questa lista di controllo del software di contabilità come risorsa per seguire alcuni passaggi descritti di seguito. ti aiuta a trovare il giusto software di contabilità per la tua piccola impresa.Step 1

Dovresti sollecitare feedback da parte di tutti i dipendenti che utilizzeranno in modo significativo il programma di contabilità in modo che possano contribuire a fornirti informazioni circa il corretto funzionamento del software esigenze. Se la tua piccola impresa è abbastanza grande, con diversi dipartimenti o divisioni, puoi formare un comitato tecnologico che abbia almeno un rappresentante di ogni dipartimento o divisione importante valutare i programmi software che si intende acquistare.

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Step 2

Dovrebbe avere ogni dipendente o rappresentante nel comitato della tecnologia preparare un'analisi dei bisogni e un diagramma di flusso dei loro processi significativi.

L'analisi dei bisogni dovrebbe essere un elenco dei requisiti che ogni dipendente o dipartimento ha bisogno per svolgere le proprie attività quotidiane. L'analisi dei bisogni illustra i requisiti che avete per te software di contabilità, che puoi fornire al tuo fornitore per sapere se il pacchetto software soddisfa i tuoi requisiti.

I diagrammi di flusso forniranno una visione dei processi interni che i dipendenti stanno utilizzando per svolgere i loro compiti. I diagrammi di flusso saranno utili per almeno alcune ragioni: (1) troverete che alcuni passaggi possono essere eliminati per semplificare le operazioni e per risparmiare tempo e denaro aziendali; (2) potrai vedere quali sono le operazioni eseguite manualmente per vedere se il software di contabilità che stai pensando di acquistare aiuterà ad automatizzare questi compiti; e (3) è possibile utilizzare questi diagrammi di flusso come base per creare o aggiornare i manuali delle politiche e delle procedure aziendali o le procedure desktop del dipendente.

Step 3

Dovresti stabilire un budget per il tuo software di contabilità. Suggerisco di stabilire un budget come una gamma di prezzi che considererai l'acquisto, poiché si può scoprire che un'applicazione software di contabilità più costosa automatizzerà più attività in modo da giustificare i costi aumentati.

Step 4

È possibile che i dipendenti o la commissione tecnologica individuino potenziali programmi software di contabilità che soddisfino le tue esigenze in modo da poter approfondire questi programmi. Si consiglia di prendere in considerazione la consulenza con professionisti indipendenti, come consulenti tecnologici e contabili pubblici autorizzati per sollecitare la propria opinione su possibili programmi che potrebbero soddisfare le vostre esigenze.

Il ragioniere avrà conoscenza e esperienza di ciò che altre piccole imprese stanno utilizzando e può avere esperienza utilizzando diversi programmi software di contabilità come utente finale. Il consulente tecnologico potrebbe essere in grado di darti un'idea di qualsiasi problema tecnologico più importante che si potrebbe incontrare durante l'implementazione di un nuovo software di contabilità basato sulle specifiche, ad esempio se è compatibile con altri programmi esterni necessari per la tua attività o per un nuovo hardware potrebbe essere necessario assicurarsi che il programma funzioni correttamente e che possa influenzare il processo decisionale.

Step 5

Devi demo qualunque programma software di contabilità che si trova nell'elenco corto per l'acquisto per garantire che soddisfi le tue esigenze. Potresti essere in grado di richiedere una prova gratuita del programma anche se contatta il fornitore. È possibile che i tuoi dipendenti eseguano le attività quotidiane nella versione di prova in modo da avere un'idea ancora migliore su come il software stacchi contro i suoi concorrenti.

È possibile seguire questi passaggi per aiutare a guidare la scelta giusta dei programmi software di contabilità per la tua piccola impresa.