10 Cose Ogni nuovo programma manager dovrebbe sapere

Così hai appena ottenuto il tuo primo lavoro di gestione del programma? O vuoi sapere se fare il salto alla gestione del programma è una scelta di carriera che devi fare? Congratulazioni, sei nel posto giusto!

La gestione del programma è una scelta carriera ricompensante e ben pagata. Ma può anche essere un ruolo impegnativo.

Qui ci sono 10 cose che ogni nuovo gestore di programmi dovrebbero essere a conoscenza prima di iniziare il ruolo.

1. Gestione dei programmi non è la stessa cosa

La gestione del progetto è generalmente accettata per essere tutto sulla pianificazione del lavoro, organizzare i compiti e le risorse, controllare il processo e fornire un obiettivo specifico.

Se si sta aprendo un nuovo ufficio, lanciando una nuova applicazione o costruendo uno stadio olimpico, i progetti hanno un inizio, una metà e una fine definiti e un insieme chiaro di obiettivi.

I programmi sono un po 'diversi. È necessario disporre di persone che organizzano le attività, gestendo risorse, lavorando sui processi e così via, ma si riferiscono a te come responsabili del programma. C'è molto meno tirando fuori i compiti come completo su un piano di progetto, ma un lavoro molto più strategico e di costruzione di relazioni.

La gestione del programma è di mantenere l'intero cambiamento trasformativo in pista per fornire qualcosa di valore all'organizzazione nel tempo. Senza che qualcuno agisca come responsabile di programma, tutto quello che hai è una serie di progetti che offrono a tempi casuali e senza tema unificante. Il responsabile del programma è la persona che lo mette insieme.

2. Non c'è incertezza … Affrontare

I programmi sono intrinsecamente incerti. Mentre potreste sapere che cosa è il quadro grande, è solo una dichiarazione di visione quando si inizia.

Il percorso esatto di come arrivare e quali progetti verranno richiesti nei prossimi cinque anni … beh, questo è qualcosa che devi fare con te.

Inizierai con una pianificazione dettagliata di ciò che conosci e crea un'immagine di come affrontare il resto, quando ti avvicini. Estendi progressivamente i tuoi orizzonti di pianificazione e consegna fino a quando non potrai andare oltre.

Bloccare l'ora a intervalli regolari per pianificare i passaggi successivi. Puoi anche utilizzare questa opportunità per assicurarvi di essere ancora in pista per fornire un valore commerciale.

3. Guardi fuori per Burnout

Mentre un progetto potrebbe finire in un anno o giù di lì, i programmi possono allungarsi e continuare. Il lavoro di smantellamento nucleare presso il sito del Sellafield del Regno Unito ha fattori di consegna fino al 2025 e oltre, ad esempio.

I responsabili dei programmi devono proteggere la propria squadra contro il burnout. Non è possibile lavorare alla massima velocità per tale durata, in modo da assicurare ai membri del personale di ottenere tempi di inattività adeguati. Questo dovrebbe essere sia periodi di tempo più silenziosi sul lavoro con meno deliverables e tempo sufficiente lontano dall'ufficio per le vacanze.

Gestisci il congedo malato da vicino, guarda i tuoi rapporti straordinari e sii attento al fatto che il benessere del tuo team è fondamentale se si desidera ridurre l'attrito e mantenere le persone di talento per la durata del programma.

4. È necessario gestire il passo

Quando si sta inviando un programma che ha una data di completamento lontana, è necessario gestire il ritmo del lavoro. È difficile mantenere lo slancio su più anni, quindi il vostro ruolo di gestore di programmi è quello di manipolare le priorità ei progetti in modo che ci siano risultati regolabili regolarmente.

Mescolare le vittorie veloci e il progresso costante verso gli obiettivi di immagine più grandi. Ciò aiuta la squadra a vedere che stai andando avanti e assicura che ci siano alcune storie di successo a breve termine per condividere per mantenere alta la motivazione. Infine, aiuta gli investitori e il team di management esecutivo a vedere che ci sono progressi in corso.

5. Train Your Team for Success

I programmi spesso forniscono qualcosa di nuovo, unico o trasformativo per l'organizzazione. Una delle sfide di lavorare su quei tipi di iniziative è che probabilmente non hai le competenze in-house per poter completare tutti i compiti ei progetti necessari.

È OK, e ci si aspetta. Il tuo lavoro come nuovo gestore di programmi è quello di assicurare che tu possa aggiornare, riqualificare e sviluppare le persone che hai in modo che insieme si possa affrontare tutti i requisiti di risorse.

Ci potrebbero essere alcune aree in cui è necessaria solo una determinata risorsa per un periodo limitato. Ad esempio, non si sta allenando uno dei tuoi collaboratori in come essere un autocarro a forcella se questa è un'abilità che ti serve solo per una settimana, scaricando una consegna di qualcosa. Ma se stai trasformando il modo in cui la tua presenza online è gestita, sarebbe probabilmente utile avere abilità di sviluppo di siti web in casa insieme a qualche esperienza sui media sociali o sull'ottimizzazione dei motori di ricerca. Queste sono le competenze che l'azienda si affida a un termine più lungo.

Decidere su quale di questi bisogna avere incorporato nella squadra e che dovrebbe essere esternalizzato. Quindi assicuratevi che il tuo programma possa fornire le attività di formazione e di assunzione necessarie per essere pronti a gestire le uscite come ogni progetto offre.

6. La governance è più complessa

Se provenite da un background di gestione del progetto, la governance non sarà una sorpresa per te. È il modo in cui le strutture del progetto e del programma sono organizzate e controllate per garantire che il processo decisionale sia fatto nel modo giusto e che siano coinvolte le persone giuste. È fondamentale assicurare che il lavoro venga avanzato in modo da adattarsi al caso complessivo delle imprese e aiuta a mantenere la responsabilità delle persone.

La governance è anche il modo in cui l'Office Project Management ei dirigenti senior possono garantire che il programma sia in grado di fornire i vantaggi - e fornisce un percorso formale per chiudere progetti o un intero programma se si può dimostrare che tali benefici non saranno più raggiunti.

La governance è più complessa in un ambiente di programma che in un ambiente di progetto.I comitati di progetto e i gruppi di guida normalmente hanno membri di livello esecutivo. Ciò è da aspettarsene perché il risultato finale di un programma è normalmente la trasformazione aziendale.

I programmi hanno anche un impatto sul business come di consueto processo e le operazioni quotidiane dell'organizzazione, quindi l'investimento è normalmente significativo, con un impatto P & L. Questo richiede anche un livello potenzialmente più elevato di supervisione rispetto ad un progetto di capitale.

Rafforzare la governance del programma per il tuo programma assicurandovi di avere le persone giuste nei ruoli decisionali e di avere chiare responsabilità per le persone della squadra.

7. Pianificazione è molto più difficile …

Pianificare un programma è più difficile che progettare un progetto perché ci sono molte parti in movimento, ma si potrebbe sostenere che sia anche più divertente!

In genere i project manager coinvolti nel programma metteranno insieme i loro progetti. Poi il team di gestione del programma si incontra e sotto la tua direzione come responsabile del programma, i piani sono integrati.

Questo è facile da dire, ma non è così facile da fare. Richiede l'identificazione delle dipendenze tra progetti e attività di progetto. Ti costringe a esaminare i requisiti di risorse per l'intero programma e per gestire le attività in giro per soddisfare la disponibilità di persone chiave. E non è un compito singolo.

Una volta completato il programma integrato, è possibile tracciarlo in un grafico Gantt o in un altro strumento software. Poichè i vostri responsabili di progetto seguono i loro progetti in tempo reale, dovrai apportare modifiche al programma, tenendo tutti informati sui cambiamenti e spiegando cosa significhi per la loro area di lavoro.

8 …. Ma non devi pianificare tutte le linee

In qualità di gestore di programmi ti contatti ai tuoi project manager per fare la pianificazione dettagliata. Non è pratico o auspicabile che tu segua un piano con migliaia e migliaia di attività.

Hai bisogno di una visione a livello elevato dei progetti, con dettagli abbastanza dettagliati per mostrare se qualcosa avrà un impatto a livello di programma.

Il modo più semplice per farlo è con applicazioni software dedicate (questi 10 software provati e software del programma sono un buon punto di partenza). Cercando di gestire il tuo programma multi-milioni di dollari su un foglio di calcolo non sarà facile.

9. È necessario migliorare il tuo delegamento

Tuttavia è bene delegare, essendo in un ruolo di gestione del programma significa che devi migliorare ancora di più.

La buona notizia è che dovresti avere un team di project manager e potresti anche avere un ufficio dedicato al Program Management per sostenere il tuo cambiamento di trasformazione.

La cattiva notizia è che tu non lo faresti!

C'è un sacco di lavoro da fare su un programma e la messa a punto per assicurarsi che tutte le parti in movimento si muovano insieme al momento giusto è un enorme sforzo. Non puoi farlo da sola e non dovresti provare. Scopri quanto tempo dovrai fare l'inizio del programma e poi assicuratevi di avere un team in grado di sostenerti.

Se non hai nessuno nell'Ufficio di Gestione Programmi, chiedi che qualcuno venga distaccato al team di gestione del programma. C'è molto da fare: qualcuno in un ruolo di coordinamento del progetto dovrebbe essere perfettamente in grado di fornire il coordinamento richiesto a livello di programma, liberandosi per farsi coinvolgere con i compiti strategici.

10. Non abbiate paura del conflitto

Ci sono un sacco di filamenti ai programmi. Da progetti con soggetti difficili a apparire scadenze irraggiungibili, ogni giorno ti darà opportunità di conflitto. Attenzione alle cose che interrompono le prestazioni del progetto e siate pronti ad intervenire quando necessario per risolvere una situazione di conflitto prima di iniziare.

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