Il tuo kit di sopravvivenza della catena di approvvigionamento di piccole dimensioni

Tu, proprietario di piccole imprese, è la personificazione di un coltellino svizzero. Proprio come il taschino multiuso, sei la risorsa per quasi tutte le situazioni che richiedono una soluzione - e ne ha bisogno ora.

La tua piccola impresa deve integrare un nuovo cliente? Estrai la lama e tagliate rapidamente tutto il burocrazio amministrativo per avviare la spedizione (e la fatturazione!) ASAP.

C'è qualcosa di funky accadendo con il tuo sito web Small Business?

Aprire il cacciavite e fissarlo pronto.

Ha chiesto il tuo contabile per dirvi che l'IRS ha esaminato il tuo rendimento dei redditi Small Business da due anni fa e manca qualche documentazione chiave? Tu estrai il tuo apribottiglie e scavate attraverso il mais cremato che è il tuo sistema di archiviazione. Quindi raggiungete profondamente il mulo e producete la documentazione che l'IRS vuole.

Ecco quello che fai. Perché sei un proprietario di piccole imprese.

Ma la catena di approvvigionamento … oh, catena di approvvigionamento. Qualche volta sono troppo complessi anche per i coltelli dell'Esercito svizzero più versatili da affrontare. A volte è necessario un kit di sopravvivenza pieno soffiato. Ecco quello che abbiamo qui. Il tuo kit di sopravvivenza della catena di approvvigionamento di piccole dimensioni.

Prima di tutto, Small Business Owner, mi permetta di chiarire. Le catene di approvvigionamento non sono un disastro di qualche tipo che dovete temere. Le catene di fornitura sono il tuo amico. Proprietario di piccole imprese, dovreste pensare alle catene di fornitura come flussi di montagna pacifica.

Sì, un tranquillo flusso di montagna che fornisce un rumore rilassante e melodico di fondo e acqua potabile fresca - senza che un proprietario di piccole imprese debba pagare qualsiasi riguardo.

Okay, non è vero.

Proprio come quei flussi di montagna pacifica, se non state prestando attenzione, c'è un pericolo che il flusso - i. e. la tua catena di approvvigionamento - potrebbe asciugarsi.

E che cosa potrebbe essere lasciato con? Proprio così … un sacco di niente - proprio dove dovresti sentire quel flusso rilassante e melodico di acqua potabile fresca.

Oppure, altrettanto male, un diluvio. Questa è la possibilità opposta - troppa catena di approvvigionamenti che ti sfugge a tutti. Un diluvio di inventario in eccesso, denunce dei clienti e un aumento dei costi delle merci.

E come sopravvivete ad una inondazione? Un kit di sopravvivenza. Quindi, come promesso, qui è il tuo kit di sopravvivenza per la catena di approvvigionamento di piccole aziende:

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Sourcing & Supplier Management

I proprietari di piccole imprese sviluppano spesso rapporti co-dipendenti con i loro fornitori. Se questo è il tuo caso, non c'è niente da vergognarsi. Siamo qui per aiutarti.

Potresti aver iniziato la tua attività con un semplice seme di un'idea e hai trovato un fornitore che ti ha aiutato a portare la tua idea in realtà.Questo fornitore ha mostrato come trasformare la tua idea in un prodotto. Hanno macinato insieme i componenti e hanno costruito e consegnato il tuo sogno.

Così ha senso che tu possa sentirti fedele - anche beholden - al tuo fornitore. Il tuo fornitore era lì per voi all'inizio e ora hai la tendenza a perdonare occasionalmente la consegna del fornitore, scarsa qualità o aumento dei costi.

Lasciate che ti faccio questa domanda - come avrebbero i tuoi clienti sentiti se hai consegnato tardi o spediti scarsa qualità o prezzi elevati?

Esattamente.

Ascolta, lo ottengo. Nessuno è perfetto e il tuo fornitore non può eseguire fino al 100% di cui hai bisogno e si aspetta. Ma devi impostare i termini delle tue aspettative, misurare le prestazioni del tuo fornitore e comunicare con i fornitori su come stanno eseguendo. E se non soddisfano le tue aspettative, potrebbe essere necessario trovare altri fornitori.

È ciò che è il sourcing.

Ogni anno (o due anni o tre anni - ma non più di tre anni), effettuare un esercizio di sourcing. Ciò significa trovare altri fornitori potenziali e sollecitare le loro idee su come rendere il tuo prodotto (ci sono innovazioni che non state usando adesso?) E che cosa costerebbe. È possibile utilizzare un processo RFQ o RFP per questo. E se hai una forte relazione con i tuoi fornitori attuali, puoi includerli in questo esercizio di sourcing - per dare loro ogni opportunità di continuare il rapporto d'affari con te.

La chiave per la gestione del fornitore è quella di tenere registri e di comunicare con i fornitori. Tenendo registrazioni, sai quanto spesso il tuo fornitore è in ritardo, quale sia la storia della qualità e la frequenza di cambio dei prezzi. Puoi anche tenere traccia del tuo rottame, in modo da capire quali sono i tuoi costi effettivi.

Ma l'unico modo per un fornitore di supportare è quello di comunicare quando non sei soddisfatto di quelle consegne in ritardo, di problemi di qualità e di creep dei costi. E per far loro sapere quando quel prossimo esercizio di sourcing è.

Lead Time Management

La tua piccola impresa ha molti tempi di consegna. Uno dei più grandi errori che fa la filiera di rifornimento di rookie pro è chiedere un tempo di consegna. Non c'è un tempo di consegna. Ci sono molti tempi di consegna. E per mantenere la sopravvivenza della catena di approvvigionamento, è necessario capirli tutti.

Diciamo che hai appena ordinato una parte da un fornitore. Qual è il momento di consegna del fornitore, si potrebbe chiedere. È il momento che li porta a rendere la tua parte? È il momento che li porta a procurarsi le loro materie prime e poi fare la tua parte? È il momento che li porta a spedire la tua parte? È tutto ciò che è stato messo insieme? Vedete il mio punto. Se chiedi al tuo fornitore che cosa è il loro tempo di consegna e ti dico due settimane - e allora ti aspetti di ricevere quel prodotto in due settimane (e tu addiresti le promesse ai tuoi clienti in base a tale ipotesi), ma poi due settimane viene e va e tu non ricevi la parte … cosa è successo?

Il tuo fornitore potrebbe essere stato parzialmente accurato.Potrebbe farli due settimane per fare quella parte. Ma ci vuole una settimana per ottenere le materie prime dal loro fornitore. Poi altri due giorni per ispezionare quelle materie prime. Poi un'altra settimana cinque giorni per farlo pianificare nel loro piano di produzione. E un'altra settimana per uscire dalla porta e spedirti a te. Quella è di cinque settimane! Quello è il loro tempo.

E tu hai quelle stesse sfumature del tempo. Quando i tuoi clienti ti chiedono quale sia il tempo di consegna (a differenza di quello in cui sono i tempi di consegna), assicurati di considerare tutti i tempi di consegna del fornitore e i tempi di consegna, ispezione, pianificazione, produzione e spedizione prima di risponderli.

Controllo di magazzino

Quanto hai di un prodotto? Dov'è? Che tipo di forma è dentro? Quanto costa? E … sei sicuro di tutto questo?

Se non è possibile rispondere con certezza a ciascuna di queste domande, non si dispone del controllo dell'inventario. E se non hai un controllo sugli inventari, stai spendendo più soldi di quello che hai bisogno per gestire la tua attività.

Pensa a questo - se non hai abbastanza inventario, non puoi soddisfare le tue esigenze del cliente e stai per finire per lasciare soldi sul tavolo o aumentare le spese per pagare tariffe veloci o esprimere spedizione - e mangiare nei tuoi profitti.

E se hai troppo inventario, hai già speso troppo. Il tuo denaro è nel conto bancario del tuo fornitore (per non parlare del pagamento per memorizzare e assicurare il tuo inventario in eccesso).

E se non si sa se non hai abbastanza o hai troppi, allora c'è una buona probabilità che finirà per acquistare l'inventario già presente (cioè spendere troppo) o non spedirti cliente un ordine che pensi di poter spedire (vale a dire perdere i ricavi).

Per ottenere e mantenere il controllo dell'inventario, è necessario eseguire conteggi fisici annuali e conteggi normali del ciclo. E li fanno correttamente. E continua a farli.

C'è molto di più per la catena di fornitura di questo … ma se tu, Small Business Owner, puoi gestire il processo di approvvigionamento e di gestione dei fornitori … ti manterrai i costi. E se si ottiene una consapevolezza dei tempi di consegna e li comunica ai tuoi clienti … spedirete ai tuoi clienti in tempo. E se hai un controllo sugli inventari … ti gestirai i costi aziendali.