Perché si dovrebbe investire nel software di gestione del documento di costruzione

Immagina la tua scrivania. T

o alla tua destra vedi una piccola montagna di documenti. In esso esistono contratti, fatture, aggiornamenti di progetto, applicazioni, forme LEED e RFD. Hanno tutti un posto specifico nel tuo massiccio armadio, ma alcuni devono essere firmati, alcuni devono essere scansionati e alcuni devono essere inviati ai clienti.

Insomma, il tuo ufficio è un casino.

Questo scenario sembra troppo familiare? Il sovraccarico del documento è un problema comune per i responsabili delle costruzioni.

Fortunatamente, il software per la gestione delle costruzioni offre un'ottima soluzione a questo problema comune.

Il software di gestione delle costruzioni ha un enorme sottoinsieme di opzioni di gestione dei documenti. Queste soluzioni software possono aiutare gli utenti a individuare rapidamente i propri documenti e moduli e ridurre la quantità di tempo impiegata per completare il tempo di lavoro per lavorare con i clienti e concentrarsi sui lavori di costruzione.

Get Organized

Probabilmente il principio più importante del software di gestione dei documenti è la sua capacità di organizzare i file. Non più riflessi attraverso archivi di file o pile di carta sulla scrivania - basta collegare il documento che stai cercando nel motore di ricerca del software per individuare immediatamente il file.

Il software consentirà anche di caricare i file esistenti, quindi non esiste una strana spaccatura tra file fisici passati e file nella soluzione software. E per molte applicazioni, è possibile accedere a questi documenti sulla nube e trovare i documenti in movimento.

Alcuni esempi di sistemi organizzativi eccezionali includono Aconex e Viewpoint. Aconex ha assunto l'algoritmo di ricerca di Google in modo che gli utenti possano trovare rapidamente il documento che sta cercando. Viewpoint utilizza un algoritmo simile e può anche cercare e indicizzare le email di Outlook allegate a Vista.

Collabora meglio

Se scegli un servizio di gestione dei documenti di costruzione con cloud, scoprirai che finirà più rapidamente il lavoro di lavoro e con maggiore efficienza.

La chiave?

Il software rende più facile lavorare con il tuo team.

Molte aziende di software per la gestione dei documenti di costruzione offrono opzioni di collaborazione innovative e intuitive. Ad esempio, il progetto Procore per il Project Management Document Management Tool consente ai manager di distribuire permessi diversi per ogni utente. Mentre Procore memorizza le versioni precedenti di un file, assicura anche che i contenuti condivisi siano sempre nello stesso progetto in modo che gli utenti non modificino accidentalmente la versione sbagliata. E poiché funziona su iPad, iPhone e Android oltre a PC, il tuo team può sempre accedere a queste informazioni in movimento.

risparmiare denaro

Ci sono molti modi evidenti che la gestione dei documenti di costruzione può salvare i soldi dell'ufficio.Non è necessario investire tanto in toner, carta, fotocopiatura e unità di deposito. Ma il software di gestione dei documenti di costruzione potrebbe anche salvare le migliaia di aziende migliaia di anni nel lavoro. L'Hotel Executive ha riferito che con il software per la gestione dei documenti, le aziende possono risparmiare $ 5 000 all'anno per tagliare i compiti di archiviazione - e quei risparmi non si fermano con gli hotel, si estende a qualsiasi attività con importanti esigenze di gestione dei documenti.

Il software di gestione dei documenti può anche liberare la tua azienda dal costo per trovare documenti persi. Una società di document imaging stima che costa $ 120 - $ 250 per ricreare un documento errato o perso.