Quale è il modo migliore per rimborsare i dipendenti per spese di chilometraggio?

Qual è il modo migliore per rimborsare i dipendenti per chilometraggio per guidare la propria attività? Ho discusso questa domanda con Craig Powell, CEO di Motus, Motus fornisce una piattaforma di gestione del veicolo e rimborso che assicura rimborsi equi e accurati per i dipendenti mobili.

Quali sono le opzioni per la creazione di un sistema di guida per la mia attività?

La forza lavoro dell'azienda sta diventando sempre più mobile, con più dipendenti che guidano per affari ogni giorno.

Hai due alternative per la tua azienda: un programma di flotta di automobili di proprietà aziendali o un programma di rimborso per i dipendenti che guidano le loro auto.

Un programma di flotta (vetture di proprietà aziendale) è un'opzione accattivante per i datori di lavoro che devono fornire il trasporto per funzioni specifiche, come camion di servizio, furgoni, veicoli di trasporto o quelli con altri requisiti di attrezzatura. Il programma della flotta dà il tuo controllo aziendale e la supervisione di cose come l'assicurazione e il mantenimento del veicolo e la capacità di scegliere le caratteristiche del veicolo che l'azienda ritiene importante. Queste includono caratteristiche come il marchio aziendale, elementi di sicurezza e telematica per ottenere 24 ore su 7 informazioni su dove i loro veicoli sono situati e vengono guidati.

le aziende che non necessitano di veicoli speciali o camion per i loro dipendenti, come ad esempio: A programma di rimborso

vendite e servizi.

Il rimborso offre flessibilità e scelta per i lavoratori, richiede meno amministrazione interna e non richiede costi iniziali o perdite di capitale.

Che cosa è importante nel decidere quale sistema utilizzare?

Nonostante il modello - la flotta o il rimborso - è necessario rimborsare i dipendenti in modo adeguato per l'uso aziendale associato ai loro veicoli o affrontare le conseguenze, come costose revisioni IRS, o peggio, azioni di classe cause legali.

Per un programma di flotta, chiedevi l'obiettivo primario del programma - come un impiegato perk (beneficio) o per fornire le esigenze di trasporto del tuo business. Se il vostro obiettivo principale è quello di fornire uno strumento aziendale, dovrebbe consentire di ridurre le spese della flotta recuperando i costi associati all'uso personale dei dipendenti dei veicoli.

Con un programma di rimborso, è possibile scegliere un programma di rimborso piano, programma centesimi per chilometro o il tasso di chilometraggio standard IRS per rimborsare i propri lavoratori. Ma tutte e tre queste opzioni possono causare le aziende a perdere migliaia di dollari ogni dipendente ogni anno perché non accuratamente conto di ogni singolo costo del conducente, come i prezzi del gas diversi e il numero di chilometri percorsi.

Che cosa è FAVR e perché è l'alternativa migliore per il rimborso chilometraggio?

FAVR è una procedura di reddito IRS che rimborsa i dipendenti senza tasse per i costi fissi e variabili associati alla guida per le imprese. I costi fissi possono includere diritti di assicurazione, licenza e iscrizioni, mentre i costi variabili includono il carburante e la manutenzione.

FAVR è la soluzione di rimborso più accurata perché fornisce un rimborso personalizzato a ciascun dipendente mobile in base ai costi locali e alla distanza in miglia aziendale, che può variare da mese a mese.

Ma la registrazione accurata di tutti i costi fissi e variabili può essere complessa per amministrare - ecco perché la maggior parte dei datori di lavoro non lo usa.

Molti datori di lavoro optano per le più semplici concessioni di macchine piane come un approccio "un formato adatto" ($ 500 al mese per dipendente, ad esempio). Ma questo metodo non tiene conto del fatto che due viaggi d'affari non sono gli stessi, quindi non dovrebbero essere rimborsati due medesimi pari. Il rimborso di un centesimo per migliaio è più giusto ma ancora non preciso.

Perché il tasso di chilometraggio standard IRS non è la migliore alternativa?

La maggior parte delle aziende utilizza il tasso di chilometraggio aziendale IRS per calcolare ciò che ogni singolo dipendente dovrebbe essere rimborsato. Ma il tasso di IRS non è un tasso di rimborso richiesto perché si basa sui costi medi nazionali di gestione di un veicolo durante l'anno precedente .

Il tasso di IRS è una media dei costi che utilizza i dati degli anni precedenti, non un tasso effettivo di rimborso. I dipendenti potrebbero spendere di più sul viaggio rispetto al rimborso o possono essere rimborsati se i prezzi del gas sono diminuiti - e non saranno effettuati aggiustamenti in quello che vengono pagati in quanto si basava sui numeri dello scorso anno.

Qual è la maggior parte delle aziende che si sbagliano quando si tratta di rimborsi a bordo delle auto piatte contro il rimborso?

Le indennità per auto flat non sono giuste quando si tratta di rimborsare i dipendenti che vivono in luoghi diversi. Ad esempio, un dipendente può vivere in una zona in cui i prezzi del gas sono 12 centesimi più economici rispetto ai prezzi della prossima città in cui vive un altro dipendente. Inoltre, i costi fissi del viaggio d'affari, come il prezzo dei premi assicurativi e le tasse, differiscono notevolmente per località.

Altri costi di guida variano anche. Ad esempio, i premi assicurativi auto variano notevolmente da stati, da $ 825 a Charlotte, Carolina del Nord a $ 3, 150 a Detroit, Michigan. Le tasse per gli stessi $ 21.000 berlina costano $ 249 a Nevada, ma possono costare fino a $ 1, 689 in Rhode Island. I costi di riparazione annuali non sono uguali in tutti gli stati, in media, 393 dollari nel New Jersey, ma solo 270 dollari in Vermont. Pagare la stessa tariffa forfettaria per i dipendenti che vivono in luoghi diversi ignora completamente queste varianze.

Poiché le indennità di automobile sono trattate come indennizzi, sono anche imponibili sia al datore di lavoro che paga le imposte FICA (Social Security e Medicare), sia per il dipendente che paga sia le imposte FICA sia le imposte sul reddito. Ciò significa che l'azienda paga l'importo dell'indennità auto più il contributo fiscale FICA associato, mentre il dipendente prende a casa l'importo del sussidio auto, minori imposte sul reddito e il loro contributo FICA.In un modello di rimborso fiscale come FAVR, il dipendente "porta a casa" esattamente l'importo che il datore di lavoro rimborsa.

Quali sono gli errori che le aziende effettuano nel ricaricare l'uso personale di un veicolo di flotta?

Alcuni datori di lavoro consentono ai loro dipendenti di utilizzare veicoli di bordo di proprietà della compagnia come un vantaggio per il loro uso personale di guida. Ma saresti sorpreso di quante aziende non capiscono che questo uso personale è imponibile al dipendente. Le aziende non dispongono inoltre di un buon modo per calcolare l'importo che ciascun pilota dovrebbe essere addebitato per questa prestazione imponibile.

Spesso le organizzazioni caricano semplicemente un importo forfettario per coprire l'uso personale in tutti i loro driver, a prescindere da quante miglia personali guidano. Questo può rivelarsi un grande vantaggio monetario per i dipendenti che utilizzano veicoli di flotta molto per uso personale. Ma i dipendenti che guidano veicoli della flotta rigorosamente per uso commerciale e mantengono le loro auto per uso personale al di fuori delle condizioni di lavoro possono essere ingiustamente overcharged.

Cosa succede se un'impresa non rimborsa accuratamente i propri dipendenti?

Il rimborso inesatto dei lavoratori per le spese di guida legate alle imprese costa molte aziende migliaia di dollari ogni anno (circa $ 3 000 dollari per dipendente ogni anno, calcolato da Motus). Tuttavia, questo non è nulla rispetto ai costi delle cause legali di classe. Negli ultimi anni, i lavoratori hanno incolpato con successo i loro datori di lavoro per ben 7 milioni di dollari per compensare le pratiche ingiuste di rimborso. Nello stato della California, queste cause sono rapidamente diventate la regola, non l'eccezione, perché la sezione California Code del lavoro 2802 è particolarmente rigorosa.

Il codice della California assicura che "Un datore di lavoro deve indennizzare il suo dipendente per tutte le spese o perdite necessarie sostenute dal dipendente in conseguenza diretta del suo esercizio. " Questo è stato comunemente interpretato dai datori di lavoro come limitato ai costi delle attrezzature o degli strumenti utilizzati sul posto di lavoro, ma ora viene utilizzato sempre più nei casi di rimborso chilometico (esempio Radio Shack and Toys" R "Us).

I programmi di flotta sono dotati anche di un proprio insieme di sfide quando si tratta di ricaricare accuratamente i dipendenti per l'uso personale di questi veicoli. L'uso personale dei veicoli aziendali deve essere adeguatamente documentato e il personale deve essere addebitato per uso personale. Il chilometraggio personale sotto riportato mette le aziende a rischio di audit costosi di IRS e può costare l'azienda in chargebacks persi.

Quali sono le risorse che possono aiutare la mia attività?

La tua azienda può utilizzare la stessa tecnologia che sta abilitando il nuovo posto di lavoro digitale per monitorare le spese di chilometraggio aziendali. Ecco alcuni esempi:

• dispositivi intelligenti abilitati al GPS per raccogliere e memorizzare le informazioni sui viaggi aziendali
• Applicazioni mobili per automatizzare il monitoraggio del chilometraggio dei dipendenti e accuratamente tenere conto dell'attività esatta di ogni dipendente, del viaggio e del personale miglia.

Con le giuste applicazioni mobili e la piattaforma software, è possibile eliminare le mansioni manuali per i driver per aumentare la produttività, ridurre i costi e garantire la conformità con IRS. Tutto ciò acquisisce una visione dei comportamenti di guida e dell'efficienza della forza lavoro mobile.