Cosa si deve sapere sulle strutture di governo del progetto

Sai cosa è la governance del progetto e cosa sembra? O cosa fare se si lavora in un ambiente in cui non esiste? Cominciamo da una definizione.

Governance del progetto: una definizione

"Governance" nei termini di gestione del progetto si riferisce alle politiche, ai processi, alle norme, alle procedure e alle linee guida che determinano come i progetti vengono guidati, eseguiti e controllati nell'organizzazione.

La governance può essere estesa e "pesante" con un sacco di burocrazia, o abbozzata e "leggera" (in questo caso probabilmente è inefficiente).

I manager devono mirare al giusto livello di governance per il proprio ambiente e cultura. Assicurare che le politiche di governo siano idonee allo scopo sia un fattore chiave per garantire che siano efficaci.

La governance comincia in alto. Il consiglio d'impresa dovrebbe essere impegnato nell'idea di buona governance e nel fatto che i progetti devono essere gestiti correttamente, entro linee guida specificate. Questo atteggiamento e gli standard che si aspettano filtreranno a Project Boards e ai dirigenti del progetto (e ai team di programmi, dove esistono questi).

Perché la governance del progetto

Il tuo sponsor di progetto e altre parti interessate vogliono sapere che stai spendendo il budget del progetto nel modo giusto. Vogliono vedere che stai monitorando in modo efficace i progressi del progetto e entrando a gestire il rischio del progetto come necessario.

Ma la logica per una buona governance sui progetti va oltre.

La governance è richiesta dai clienti, specialmente quelli del settore pubblico.

I governi e le autorità di regolamentazione chiedono (e in alcuni casi impongono) alcuni standard per alcuni progetti. La governance non è solo un problema interno: molte aziende che operano nei mercati regolamentati dovranno seguire orientamenti da leggi esterne, come Sarbanes-Oxley. La governance del progetto costituisce una piccola parte di essere in grado di dimostrare che la tua azienda opera in modo efficace e nell'ambito delle specifiche norme e regolamenti per il tuo settore.

La gestione del progetto ti aiuta anche a:

Migliorare il tuo ritorno sugli investimenti e monitorare in modo efficace quegli investimenti

• Acquisire un buy-in per i progetti
• Evitare le ragioni comuni per cui i progetti falliscono
• Comunicare in modo più efficace
• Introdurre la standardizzazione in tutti i progetti, rendendo più semplice confrontare le prestazioni
• Ridurre al minimo il rischio
• Sviluppare e motivare il personale in un ambiente strutturato
• Quale governance di progetto sembra

Adesso sappiamo cosa è la governance del progetto sembra su un progetto? Ecco i tipi di attività che dimostrano la governance in un ambiente di progetto:

C'è un ciclo di vita disciplinato di gestione dei progetti che include punti definiti per l'approvazione.Questi sono i punti in cui viene discussa la redditività del progetto e si decide se continuare con l'opera o no.

• I progetti hanno un chiaro business case ei casi di business hanno sufficienti informazioni per consentire alle squadre di gestione di prendere le decisioni giuste.
• Queste decisioni sono adeguatamente documentate e comunicate.
• Le persone che lavorano nei progetti hanno definito ruoli e responsabilità.
• C'è una cultura di apprendimento continuo che consente ai team di progetto di migliorare continuamente e di discutere le lezioni apprese in un ambiente senza colpa.
• Esistono processi e procedure che consentono ai team di progetto di esaminare il loro progetto e di richiedere il supporto indipendente se necessario.
• Gli stakeholder sono impegnati e hanno fiducia nel processo.
• I team di progetto sono composti da individui esperti e qualificati nei ruoli pertinenti.
• La governance dei progetti è legata alle strutture di governance dell'organizzazione in generale. Se ritieni che l'obiettivo principale della governance del progetto sia quello di garantire che i progetti siano eseguiti nel modo giusto, puoi vedere come si collega alla governance finanziaria a livello aziendale, alla gestione dei rischi aziendali e altro ancora.

La governance del progetto dovrebbe essere perfettamente inserita nei tuoi attuali processi organizzativi. In altre parole, non creare un nuovo processo di gestione finanziaria quando hai già uno che funziona in altre aree! Utilizzare ciò che è attualmente esistente e modificare i processi aziendali per renderli idonei per l'utilizzo in un ambiente di progetto.

5 aree di messa a fuoco per la governance del progetto

Quando si inizia a esaminare ciò, si renderà conto che la governance del progetto è pervasiva attraverso tutti gli elementi della gestione del progetto.

Tuttavia, ci sono alcune aree di messa a fuoco fondamentale in cui la governance è particolarmente rilevante.

Metodologie e processi: Questi consentono di fornire un lavoro affidabile e sostenibile.

1. Knowledge Management: questo è fondamentale per le lezioni apprese e per garantire che l'organizzazione apprendi dall'esperienza del progetto. La gestione della conoscenza è essenziale se si desidera smettere di fare gli stessi errori più volte.
2. Gestione del progetto Maturità: Aumenta la maturità della gestione del progetto organizzativo, così la tua capacità di consegnare con successo.
3. Buy-in Senior Level: l'impegno per la governance del progetto inizia in cima. Se si dispone di un supporto gestionale, questo si cascerà su tutti i livelli aziendali e l'approccio alla governance sarà più sostenibile.
4. Cultura di sostegno: Una cultura di supporto, non colpa, garantirà ai responsabili dei progetti di avere il giusto ambiente in cui prosperare. Una cultura di supporto, guidata dall'ufficio di project management o dal responsabile del progetto, aiuterà i project manager a raggiungere i loro obiettivi e quelli del progetto.
5. Cosa fare se non esiste standard aziendali

Molti project manager in organizzazioni più piccole si trovano in esecuzione di progetti in un ambiente che supporta e dove c'è il buy-in per il concetto di gestione del progetto, ma senza il strutture di organizzazione in loco da cui alimentare.

In questa situazione - e non è esclusiva per le piccole organizzazioni - progetterai il tuo modello di governance del progetto da zero. Se non esiste un approccio di governance del progetto che potrai togliere lo scaffale e adattarlo al tuo progetto, dovrai costruire il tuo.

Non è così difficile come potrebbe sembrare!

Inizia con l'impostazione delle basi:

Crea un documento di ruoli e responsabilità

• Assicurati di avere uno sponsor di progetto
• Assicurati di avere un Project Board o un gruppo di dirigenti e organizzare riunioni regolari per le quali prendi e distribuire minuti
• Impostare un processo di gestione dei rischi
• Impostare un processo di gestione delle modifiche
• Creare punti nel tuo piano di progetto in cui controlli la vitalità del progetto nei confronti degli obiettivi originali del business case ogni fase della fase è il punto naturale per mettere questi controlli).
• In ultima analisi è responsabilità del progetto responsabile assicurare che vi sia un'adeguata governance, ma i responsabili dei progetti possono anche assumere un ruolo attivo in questo.

La governance può essere uno dei temi più duri nella gestione del progetto, ma è uno dei più importanti. È il modo in cui i team di dirigenti sanno che stai facendo un buon lavoro e li rassicura che il progetto si sta svolgendo come dovrebbe. Fornisce anche i controlli e gli equilibri necessari per i dirigenti di sapere che il denaro viene speso in modi adeguati e allineati al caso aziendale.