Pro e contro di 3 Strutture organizzative del progetto

Il modo in cui la tua organizzazione è strutturata influenza come gestisci e gestisci i progetti. Può anche influenzare quanta autorità e raggiungimento dovete fare il tuo lavoro come project manager.

Esistono tre strutture organizzative comuni e tutti i responsabili di progetto operano in tutti: funzionalità, progetto e matrice. Diamo un'occhiata ai vantaggi e agli svantaggi di ciascuno, in modo da sapere cosa stai contro quando si unisce a una nuova struttura.

Una struttura organizzativa funzionale

In una struttura organizzativa funzionale, il project manager e tutte le risorse lavorano nella stessa divisione aziendale, come il Dipartimento di Vendite e Marketing. Generalmente, il gestore funzionale avrà più autorità rispetto al responsabile del progetto.

Vantaggi:

La struttura funzionale ti dà la meno potenza come project manager, ma ci sono molti altri vantaggi:

• Funziona bene per piccole squadre e piccoli progetti perché la funzione ha il pieno controllo sul membri del team e altre risorse necessarie.
• È possibile accedere facilmente agli esperti necessari perché sono nella stessa area funzionale.
• È veloce trovare tutti insieme per risolvere i problemi legati al progetto.
• È possibile limitare gli strumenti di comunicazione di progetto che è necessario utilizzare perché la squadra è relativamente piccola e semplice.
• Sei spesso entusiasta dei membri del team che desiderano lavorare sul progetto perché forniscono loro opportunità di carriera. Il lavoro di progetto può essere un ottimo modo per motivare la tua squadra.

• Se stai consegnando il progetto a un team funzionale, sarà il team funzionale in cui lavorerai. Può rendere più facile chiudere un progetto.

Svantaggi:

Anche se questa struttura ha molti vantaggi, ci sono anche alcuni aspetti negativi:

• Il lavoro avviene in un silo, il che significa che non si ha accesso a persone al di fuori della divisione funzionale.
• Le persone del team di progetto potrebbero essere più fedele al loro dipartimento o al team manager che al loro lavoro sul progetto e questo può creare conflitti.
• Un grande progetto può finire con un manager di progetto funzionale per ogni funzione. Può provocare il lavoro che scende attraverso le crepe se tutti i project manager non lavorano in modo armonioso insieme.
• Il lavoro funzionale può essere isolato in quanto non si ha l'opportunità di rete ampiamente in azienda. Può essere difficile mantenere un focus strategico.

La struttura organizzativa del progetto

Le squadre dedicate vengono messe insieme per lavorare su progetti in una struttura organizzativa del progetto. Il responsabile del progetto probabilmente ha la responsabilità della gestione delle linee per i membri del team di progetto. Esempi di questo includerebbero grandi costruzioni, ma anche iniziative aziendali che richiedono una squadra dedicata.Il responsabile del progetto ha la massima autorità, riferendosi allo sponsor del progetto e al consiglio del progetto. Gli individui sul lavoro di squadra direttamente per il project manager.

Vantaggi:

Il vantaggio evidente di una struttura del progetto è che hai più controllo sulla squadra, ma ci sono anche altri vantaggi.

• Le squadre possono avere un forte senso di identità. È la struttura più semplice all'interno della quale creare una forte cultura del team.
• L'intera squadra si è concentrata sugli obiettivi della squadra e non c'è conflitto di fedeltà con il lavoro quotidiano per le persone che lavorano sul progetto. Il loro lavoro di giorno è il progetto.
• Le risorse sono dedicate al progetto, quindi è molto più facile programmare il lavoro. Saprai quando i membri del team sono disponibili e non c'è alcun rischio che si arresti al lavoro di solito per un altro gestore in breve tempo.
• I progetti che si eseguono in questa struttura sono grandi ambienti per migliorare le tue capacità di gestione del progetto, sia come leader sia come competenze tecniche.

Svantaggi:

La struttura del progetto è la più semplice da lavorare all'interno, ma ha ancora dei problemi.

• Avere un team dedicato ad un progetto è un impegno costoso. Tende ad essere un'opzione solo su grandi progetti.
• Se si rimuove le persone dai loro lavori funzionali, potrebbe rivelarsi difficile tornare indietro, soprattutto se il progetto è lungo. Il lavoro di progetto sta allungandosi e tornato a quello che hai fatto prima dopo un periodo di lavoro in un ambiente multidisciplinare su un nuovo e impegnativo progetto. Non è una prospettiva appetibile per molte persone. Può renderlo ancora più importante per gestire la transizione della squadra quando chiudi un progetto.
• A volte la chiusura di un progetto può significare perdere il tuo lavoro se il business è andato avanti e non c'è un altro ruolo disponibile per voi per entrare.
• Per la loro natura, squadre dedicate appassionano risorse per lavorare su una sola cosa. Può limitare il numero di progetti che l'azienda può fare in qualsiasi momento, soprattutto quando diversi progetti richiedono le stesse competenze.
• I project manager in questo tipo di struttura fanno la gestione delle linee anche per le loro squadre. Significa trascorrere del tempo e dello sforzo su attività di risorse umane che non dovreste fare in altre strutture. Se ti piace questo elemento di lavoro con le persone, questo potrebbe essere un vantaggio.

La Struttura Organizzativa Matrice

La terza opzione è una struttura di matrice. Le risorse vengono condivise in entrambi i lavori di lavoro e di progetto. Potrebbe significare avere due responsabili, o una responsabilità "linea tratteggiata" a un responsabile di progetto e al responsabile di squadra. La struttura della linea di gestione funzionale è normalmente in primo luogo e il responsabile del progetto prende la linea punteggiata.

Questa struttura divide potenza e autorità tra il responsabile della squadra funzionale o divisione e il responsabile del progetto. Dovrai usare le tue abilità di negoziazione al loro pieno potere!

Vantaggi:

Le strutture a matrice sono molto comuni perché consentono ai gestori di fare scelte veramente flessibili con le modalità di spesa delle persone.È molto probabile che lavorerai in un ambiente di matrice in un certo punto della tua carriera. I vantaggi di questa struttura sono:

• Le risorse vengono utilizzate in modo efficiente e possono spostarsi tra i progetti secondo necessità.
• Puoi lavorare su tante cose diverse, a volte in parallelo - anche se si può sostenere che questo sia anche uno svantaggio.
• Le squadre e gli individui possono essere molto sensibili. Se arriva un nuovo progetto che deve avere la priorità, è abbastanza facile da pivot e improvvisamente concentrarsi su qualcos'altro. Non puoi farlo facilmente in una struttura del progetto, che richiede più tempo per sciogliere e raggruppare.
• La struttura richiede che ognuno utilizzi lo stesso ciclo di vita e la metodologia di gestione del progetto, quindi è facile spostarsi tra i progetti. Le persone possono unirsi a un team di progetto con relativamente poco onboarding richiesto quando la terminologia ei processi sono comuni.

Svantaggi:

Come per tutte le configurazioni, questo ha anche le sue trappole. Pur non essendo una struttura comune, non credo che molti luoghi di lavoro moderni abbiano scorciato i problemi del sovraccarico. Può essere facile dare a un individuo troppo da fare se non si dispone di sistemi in atto per gestire e monitorare l'intero carico di lavoro. Altri svantaggi includono:

• Il conflitto tra i progetti è comune perché si potrebbe combattere per le stesse risorse di un altro progetto.
• L'altro progetto potrebbe avere anellato le migliori risorse - le persone più appropriate con le competenze giuste - o il loro manager di linea potrebbe non renderli disponibili per il lavoro di progetto.
• Potrebbe esservi un certo conflitto tra attività di consuetudine e lavoro di progetto per gli individui, soprattutto quando entrambi i responsabili stanno dando loro priorità diverse.
• Le risorse potrebbero avere un conflitto su quali percorsi di sviluppo prendono per le loro future carriere. Anche se sappiate che vuoi rimanere nella gestione del progetto, puoi avere la possibilità di progredire in un ruolo funzionale più alto o di un ruolo più orientato al progetto. Ma molte opzioni di carriera sono buone, anche se fanno delle decisioni difficili.

Una struttura organizzativa che funziona perfettamente per tutto il lavoro di solito, non sempre funziona per i progetti e devi gestire nell'ambiente in cui lavora. È una buona idea avere qualche esperienza in ognuna di queste strutture se è possibile in modo da poterle sperimentare in prima persona. Ti aiuterà a decidere quale ambiente ti si adatta meglio e si adatta alle tue abilità e preferenze. Quindi puoi scegliere una scelta informata se hai la possibilità di decidere l'ambiente di lavoro futuro.

Comprendere i pro ei contro di ciascuno vi darà la possibilità di capire dove è meglio trascorrere il tuo tempo e l'influenza per ottenere il massimo dal tuo team e aiutare il tuo progetto a concludersi con successo.