Quali sono i requisiti per il mantenimento dei record Paycheck per i dipendenti?

Il mantenimento di record di stipendi e di altra documentazione dei dipendenti è mandato dalla Divisione Salariale e Ore del Dipartimento del Lavoro e dalla legge sul lavoro equo. I datori di lavoro devono tenere traccia di compensazione e di tempo libero e il Servizio Revenue interno richiede inoltre che tenga registrazioni dei salari per tutti i dipendenti attuali per un minimo di sei anni dopo l'interruzione dell'attività lavorativa.

Quali registri Paycheck sono richiesti dai datori di lavoro?

Normalmente, normalmente tenere la maggior parte delle registrazioni richieste dalla legge solo nel corso dell'attività commerciale, pertanto il rispetto non deve essere molto necessario per i passi o il lavoro supplementari.

Rivedere i record che già hai per assicurarsi di essere in linea con i requisiti IRS e FLSA.

I record possono essere mantenuti in qualsiasi forma, inclusi elettronicamente. Per tutti i dipendenti non esenti e quelli coperti da requisiti minimi salariati devono essere rispettati:

Informazioni sull'informazione personale, incluso il nome del dipendente, l'indirizzo di casa, l'occupazione, il sesso e la data di nascita se è sotto i 19 anni

• L'ora e il giorno in cui inizia la lavorazione
• Totale ore lavorate ogni giorno lavorativo e ogni settimana lavorativa
• Totale totali giornalieri o settimanali
• Frequenza oraria giornaliera per ogni settimana in cui si lavora l'eccedenza
• Totale paga straordinaria per la settimana lavorativa
• Totale salari pagati ogni periodo pagato > Data di pagamento e periodo di pagamento coperto.
• I dipendenti non esenti devono essere pagati almeno per il salario minimo e ricevere ore straordinarie per tutte le ore lavorate oltre 40 settimane. Un dipendente può essere esonerato se viene pagato almeno 455 dollari a settimana su base salariale e se svolge determinati compiti di lavoro, in genere amministrativi, esecutivi o dirigenti.

La retribuzione è quella che viene guadagnata durante le prime 40 ore in una settimana lavorativa.

I documenti richiesti per i dipendenti esentati differiscono da quelli per i lavoratori non esenti e sono necessarie informazioni particolari per i lavoratori domestici, per i dipendenti che lavorano in regime di pagamento irregolare, per i dipendenti a cui sono alloggiati alloggi o altri servizi e per i lavoratori che ricevono rimedi educazione.

Se qualcuno dei tuoi lavoratori rientra in queste categorie, consultare un avvocato.

Forme che è necessario tenere

Oltre ai record di stipendio, è necessario mantenere alcuni altri documenti in un file per ogni dipendente.

Una copia firmata della sua forma W-4 che mostra la ritenuta federale. Questo modulo può essere modificato molte volte in modo da assicurarsi di mantenere la forma più recente in cima.

Una copia di qualsiasi forma su cui un dipendente abbia autorizzato detrazioni di retribuzione, compresi i benefici e le donazioni speciali come United Way o altre enti di beneficenza

• Una copia del modulo di domanda originale del dipendente e di tutti i documenti giustificativi, come un resume o una trascrizione.
• Registri sulle variazioni dei livelli di retribuzione, incluse le promozioni o le demolizioni e le ragioni di queste azioni.
• Qual è il modo migliore per mantenere i record Paycheck?
• I record di Paycheck, inclusi quelli che documentano tutte le ore lavorate, le modifiche dello status di paga e dei tassi di paga, dovrebbero essere conservati in un file separato.

Devi anche tenere registri di tutte le modifiche apportate alle retribuzioni e ai benefici dei dipendenti, inclusi i consensi dei dipendenti. È necessario disporre di un consenso scritto sul file per ogni deduzione dalla retribuzione di un dipendente, ad eccezione delle imposte FICA e dei guarnire.

Susan Heathfield, esperto di risorse umane, ha informazioni più dettagliate su ciò che dovrebbe essere conservato nel file di personale di un dipendente.

Chi è consentito di vedere i record dei dipendenti?

La maggior parte delle imprese gestisce i record dei dipendenti in una zona riservata e consente l'accesso solo a persone che potrebbero avere bisogno di vedere i record a causa del loro grado o posizione di lavoro. I record dei dipendenti non devono mai essere rimossi dalla sala di registrazione. Se hai più di un numero di dipendenti, puoi impostare una politica di accesso ai file di personale in modo che i dipendenti delle risorse umane sappiano rispondere alle richieste.

I dipendenti devono essere autorizzati a vedere i propri record. Potresti volere che qualcuno rimanga in camera con un dipendente mentre sta visualizzando il proprio record.

Indicare i dipendenti della società che possono vedere i record dei dipendenti. L'accesso è di solito limitato ai dipendenti del dipartimento delle risorse umane e ai dirigenti e ai dirigenti sopra un certo livello.

• Vari auditori federali e statali possono essere autorizzati ad accedere ai record dei dipendenti per scopi di revisione contabile. È possibile richiedere un mandato prima di consentire a un revisore di accedere ai record dei dipendenti.
• Gli avvocati che rappresentano i dipendenti in cause possono avere accesso a determinati casi. Un funzionario di alto livello o l'avvocato della società dovrebbero verificare la richiesta dell'avvocato prima di consentire la visualizzazione dei record.