Suggerimenti per preparare il tuo evento prima degli eventi speciali

Congratulazioni! Hai pianificato ed eseguito il tuo piano pre-evento per il tuo evento speciale e ora è arrivato il giorno dell'evento stesso.

Questa è una fase critica del processo che ogni pianificatore di eventi deve prestare particolare attenzione a - ottenere il sito dell'evento pronto per assicurarsi che tutta la cosa si spegni senza un attacco.

Parcheggio auto

È necessario assicurarsi che il tuo sito web segna chiaramente i parcheggi degli eventi speciali e che i partecipanti siano stati inviati via email una mappa chiara del parcheggio disponibile tra gli ingressi preferiti e le aree più vicine al tuo evento scrivania di registrazione.

Non dimenticare di includere dettagli di posti di parcheggio accessibili.

Suggerimento: Se non ci sono posti auto particolarmente demarcati per un parcheggio accessibile, è consigliabile creare la propria area il più vicino possibile all'ingresso. È possibile farlo con coni di traffico e nastro di pericolo se necessario.

Se il parcheggio è difficile, includere istruzioni dettagliate per i vostri delegati e assicurarsi di avere assistenti di parcheggio o segnaletica chiara in atto.

Sicurezza

Se si prevede di avere un team di sicurezza in loco, è importante sapere esattamente quali sono i loro doveri e cosa si prevede di fare.

Assicurarsi di fornire loro una serie di istruzioni scritte che descrivono le situazioni in cui si prevede di intervenire o di gestire. La sicurezza visibile può essere un "fattore di comfort" importante per i partecipanti ad un evento, ad esempio, ma la mancata esecuzione della sicurezza può seriamente provocare nuocere. Non rischiare di creare un'impressione negativa - affrontare solo aziende di sicurezza affidabili e assicurarsi di controllare accuratamente i riferimenti.

Registrazione

Le prime impressioni contano. L'efficienza (o altrimenti) del processo di registrazione degli eventi imposta il tono per il resto dell'esperienza degli eventi dei tuoi partecipanti.

Tenete a mente che se il tuo processo di registrazione succhia e i tuoi delegati stanno in piedi con il tempo sulle loro mani e un telefono cellulare a portata di mano, esiste un reale pericolo che condividano l'esperienza con i loro colleghi o sui social media.

Ecco alcuni suggerimenti che i programmatori di eventi possono utilizzare per aiutarti a attenuare eventuali risposte negative in questa fase cruciale dei procedimenti:

Pre-iscrizione nei giorni precedenti all'evento. Questa semplice idea può richiedere gran parte della pressione al giorno dell'evento stesso.
Il tuo personale di registrazione dovrebbe conoscere il tuo evento al di fuori e essere in grado di rispondere a qualsiasi domanda che si presenta in modo rapido ed efficiente.
Offri rinfreschi e spuntini nella zona di registrazione e assicuratevi di avere abbastanza posti a sedere e tavoli disponibili in modo che le persone possano esplorare borse da viaggio e anche aspettare che colleghi o amici arrivino.
Visualizza le istruzioni per scaricare l'app evento mobile per assicurare che i delegati possano iniziare a pianificare l'esperienza degli eventi.

Audio / Visual

Parla con il vostro altoparlante principale, i presentatori e gli sponsor per essere assolutamente sicuri di avere le loro necessità per le attrezzature di presentazione completamente coperte.

Se intendono presentare diapositive dai propri computer portatili, assicurarsi che siano presenti tutti i connettori necessari. Dovresti aver esaminato queste presentazioni un paio di giorni in anticipo naturalmente!

Il tuo team

Esegui una corsa completa con il tuo team di eventi per assicurarsi che tutti siano alla velocità e non ci siano dubbi o errori dell'ultimo minuto in quello che ci si aspetta da loro.

Suggerimento: è consigliabile eseguire un pre-conte (pre-conferenza) per l'evento speciale in questa fase, incluso un ri-cappuccio di tutto ciò che è necessario per rendere l'evento un successo.

Pensate come un partecipante

Infine, assicurati di metterti nelle scarpe dei tuoi partecipanti e considerare l'intero evento dalla loro prospettiva.

Avete coperto tutto per rendere la loro esperienza più liscia e senza soluzione di continuità possibile? È qualcosa di potenzialmente confuso o spiegato male? Ci sono degli errori dell'ultimo minuto nella tua pianificazione (essere pronti per questo)?

A prescindere dalle dimensioni degli eventi speciali, questi 6 suggerimenti per preparare il sito del tuo evento prima che eventi speciali possano aiutarti con impegno, marketing e networking. Rendere il tuo evento vincente inizia con il piano giusto.