Consigli per l'assunzione del miglior planner o produttore di eventi

L'assunzione di un planner o di un produttore di eventi esterni non deve essere un compito scoraggiante, ma dovresti assicurarvi di trascorrere del tempo a sorseggiare i migliori pianificatori di eventi e controllarli con attenzione prima di impegnarvi ad uno per la tua azienda evento.

Ci sono una serie di variabili da prendere in considerazione quando si effettua la selezione tra cui l'obiettivo del tuo evento, il budget che stai lavorando, la ragione per l'assunzione all'esterno e i candidati disponibili per il lavoro e per fortuna ci sono numero di grandi risorse le aziende possono utilizzare per scegliere il miglior planner o produttore di eventi per aiutare a creare il loro evento aziendale.

Utilizza la seguente guida per aiutarti a determinare se hai bisogno di un pianificatore di eventi per il tuo prossimo evento aziendale e se lo fai, come scegliere il candidato migliore per il lavoro.

Determinare l'obiettivo dell'evento e l'esigenza di pianificatori di eventi

La maggior parte delle persone pensa che l'assunzione di un pianificatore di eventi o di un catering esterno inizia a determinare il budget dell'evento, ma la verità è che è più importante iniziare definendo il motivo per cui si desidera un evento in primo luogo. Prima di raggiungere una risorsa esterna o interna che ti aiuterà a pianificare tale evento, desideri essere in grado di condividere gli obiettivi importanti dell'evento. Rispondi alle tue domande pertinenti su chi, cosa, dove, quando, perché e come: ci sarà abbastanza tempo per apportare le modifiche più tardi.

Dopo aver definito i tuoi obiettivi, alcune idee chiare cominceranno ad emergere su quale tema e messaggio desideri comunicare al tuo evento, ma soprattutto, ti consigliamo di determinare quali attività e servizi necessari per gestire la risorsa esterna a vostro nome.

Dovresti determinare il budget che hai per un pianificatore e se aiuterà a selezionare la sede, costruire i menu e fare consigli sulle opzioni per gli alimenti e le bevande, i diffusori di origine e l'intrattenimento, essere in loco per il giorno della esigenze di produzione e / o aiutano a creare i documenti di comunicazione importanti come gli inviti e l'elenco degli ospiti.

Se stai pianificando il tuo evento da solo e ancora hai soddisfatto qualsiasi di queste esigenze, probabilmente vuoi assumere un planner per eventi per gestire questi compiti e responsabilità.

Usa fonti locali per trovare un pianificatore eventi qualificato

Spesso, la gente pensa che la parola di bocca è il modo migliore per assumere un pianificatore di eventi per la loro festa di anniversario, la riunione aziendale per la colazione, il fine settimana o un altro tipo di evento, e se certamente aiuta, probabilmente questo non è l'approccio più efficace.

Se stai cercando di trovare il miglior pianificatore di eventi per la tua relazione, è meglio ricercare qualcuno che sia esperto e detiene una forte reputazione all'interno della comunità di pianificatori di eventi.Parola di bocca offre un'opportunità per le vendite facili per un progettista che vuole trovare nuovi clienti, ma la reputazione dei colleghi è molto efficace.

Indipendentemente dal fatto che si tratti di un evento sociale o di una riunione aziendale, in generale, le regole per l'assunzione di un pianificatore di eventi o di un ristoratore rimangono le stesse: si desidera assumere qualcuno con esperienza nella creazione del tipo di evento.

Considerare i capitoli dei gruppi di appartenenza professionale o controllare con il capitolo nazionale o locale di Meeting Professionals International, la Società Internazionale Speciale Eventi, l'Associazione Nazionale dei Direttori Catering o l'Associazione dei Professionisti di Matrimonio; è pertinente anche scoprire chi pubblica articoli nel proprio settore.

Se vuoi sapere chi ha una reputazione per la fornitura di servizi o competenze in un determinato mercato, controlla con l'ufficio locale di convention e visitatori poiché molti pianificatori di eventi sono membri attivi e mantengono anche rapporti con le camere di commercio locali; un altro modo per gli esperti di fonte è quello di raggiungere il dipartimento delle vendite di convenzione dell'hotel - condivideranno con voi chi hanno fiducia.

Interviste e discussione di eventuali esigenze con i candidati

La maggior parte dei programmatori di eventi avrà la voglia di ascoltare il tuo evento specifico, ma fornisce loro innanzitutto brevi dettagli e concentra un po 'più sulla propria esperienza nel primo round di interviste, durante il quale si dovrebbe ridurre il numero di candidati fino ai tre candidati più forti.

Dovresti quindi chiedere a ciascun planner o alla propria ditta di condividere informazioni sulla propria attività, esperienza con gli eventi passati e come pianificare le contingenze, prestando molta attenzione al modo di risposta del candidato e alle eventuali questioni di follow-up che lui o potrebbe avere per la tua azienda, l'evento oi suoi obiettivi.

I buoni pianificatori ti passano attraverso una discussione per conoscere gli obiettivi generali della tua manifestazione, la linea temporale, il budget, il numero di ospiti e le preferenze personali. I buoni pianificatori ti chiederanno domande sulla tua organizzazione e conoscere i tuoi obiettivi e il tuo evento particolare: cerchi questi segni durante l'intervista per trovare candidati che si distinguono al di sopra del resto.

Anche se non è sempre possibile incontrare qualcuno personalmente durante il primo round di interviste, specialmente se il tuo programma è fuori città, questo può essere un passo fondamentale nella scelta del giusto pianificatore o produttore per il tuo evento e per la tua azienda.

Le riunioni "faccia a faccia" forniscono una panoramica oltre l'esperienza o l'esperienza del planner nel suo rapporto con il team della tua azienda che contribuirà a creare questo evento - scegliete un candidato che non solo ha un grande track record per la produzione di eventi di qualità, ma anche colui che viene insieme al tuo team.

Limitare le opzioni e fare una selezione

Non è abbastanza buono per andare avanti sul tuo istinto intestinale, sui consigli dei tuoi amici o anche colleghi e colleghi o la sola riunione in persona - questo è il tuo evento e < il tuo nome

e

la tua reputazione saranno associati con esso - dovrai anche controllare i riferimenti dei tuoi candidati.Assicuratevi di chiedere i nomi dei clienti che i candidati hanno lavorato prima, ma anche scavare nella storia di ciascun pianificatore per trovare gli eventi che non può aver menzionato: potresti scoprire che ha fatto qualche evento con un particolare cliente che non ha fatto non farà il suo curriculum. Una volta che hai verificato che un candidato rispecchia bene la tua azienda, dimostra le competenze del settore e ha una buona comprensione dell'evento che vuoi produrre con lui, è giunto il momento di limitare la selezione a uno e ascoltare le sue idee sull'evento. Sulla base dei tuoi obiettivi e delle idee, un buon planner per eventi vi presenterà un piano che aiuterà a raggiungere il tuo tema - se è una serata privata e una cena per un gruppo intimo di persone, il progettista dovrebbe venire con le idee che includono molti dei i dettagli del tuo programma. A questo punto, il planner dell'evento dovrebbe presentarvi delle idee che ti faranno sentire come se avessero preso il tuo budget e raddoppiate il suo valore. Questo dovrebbe essere evidente nel modo in cui lanciano la loro visione per il tuo evento. Confrontando il budget con gli

pianificatori di eventi, in base agli obiettivi degli eventi, è possibile creare un senso generale di quanto costerà per diversi elementi del tuo programma, che variano in base al tipo di evento hosting e ciò che include. Molte persone che organizzano un evento per la prima volta spesso cadono nella trappola di voler pianificare un evento di champagne su un budget della birra, per cui molte persone si rivolgono al loro pianificatore di eventi per aiuto.

Un candidato ideale prenderà il budget che li presenta e lo trasformi in qualcosa di magico, ma queste idee verranno a prezzo e è importante chiedere al planner di rivelare tutti i suoi costi e fonti potenziali di come queste tasse saranno coperte e incorporate nel budget complessivo, le tasse di pianificazione degli eventi variano da pianificatore a pianificatore o società di eventi a società di eventi.

A seconda della natura del tuo evento, ti verrà chiesto di fornire depositi, documenti e contratti al planner dell'evento e ai luoghi e ai servizi offerti. Si tratta di un modo perfettamente accettabile di gestire le imprese, ma il consiglio migliore a questo punto è quello di richiedere consigli professionali e non firmare mai un contratto che non è stato esaminato dal proprio consulente legale, specialmente quando si tratta di individui privati ​​che potrebbero non avere la stesse risorse di una grande impresa.

Soggiorno con il tuo pianificatore e preparatevi a riprendere e riprendere

La maggior parte delle storie cattive che accadono con la pianificazione degli eventi sono solitamente il risultato di una mancanza di follow-through. La pianificazione degli eventi richiede l'efficace coordinamento della logistica e la loro diffusione a una persona di terze parti può rendere inutilizzabile se il pianificatore di eventi che hai assunto non è pienamente responsabile degli obiettivi e degli obiettivi della tua azienda per l'evento.

Per questo motivo, come manager di assunzione, dovresti lavorare a stretto contatto con il progettista o il produttore per assicurare che ogni elemento della produzione si spegni senza un ostacolo: assicurarsi che i locali ei fornitori siano pronti per l'evento per assicurare i pagamenti. fatta ad ogni venditore prima e dopo.Questo non significa che la maggior parte dei programmatori di eventi non forniscano i loro servizi promessi, significa semplicemente che si dovrebbe assicurare che la logistica sia stata confermata.

Se tutto va come previsto, avrai un evento di successo e un'ottima risorsa di eventi per il futuro, ma se il processo di pianificazione non funziona correttamente per i servizi concordati per iscritto, allora è importante verificare se il progetto è una buona misura con il pianificatore.

Mentre è ragionevole essere pazienti e lavorare attraverso la logistica e qualsiasi potenziale inconveniente lungo la strada, se non si riceve i servizi che si desidera, allora si dovrebbe essere pronti per avere alcune discussioni seri. Se è necessario, essere pronti a sparare un pianificatore difettoso e avere un'opzione di backup in ogni momento.