Obblighi di gestione del progetto

Il campo della gestione del progetto, come qualsiasi altra area di competenza, ha un vocabolario unico pieno di acronimi e di termini specializzati. Tre termini e concetti essenziali da comprendere includono:

• Ambito
• Rischio
• Assunzioni

Questo articolo offre una panoramica di questi tre termini di gestione del progetto essenziali e include collegamenti e suggerimenti per ulteriori letture.

Ambito

Nella gestione del progetto, l'ambito è l'insieme dei limiti che definiscono l'estensione di un progetto.

L'ambito descrive cosa deve essere consegnato al cliente a seguito dell'iniziativa del progetto.

Capire l'ambito consente al project manager e al team di progetto di capire cosa sia all'interno o all'esterno dei confini del progetto. Se qualcosa non è "a portata di mano", non viene considerato nel lavoro di pianificazione del progetto. Le attività che rientrano nei limiti dell'istruzione di campo sono considerate "in ambito" e sono contabilizzate nel calendario e nel budget. Se un'attività è al di fuori dei confini, viene considerata "fuori portata" e non è prevista.

Se sei un project manager o una parte del team di progetto, ti consigliamo di considerare se qualcosa è in ambito o fuori campo mentre passi avanti.

Ad esempio, immagina che un client ti ha chiesto di creare un sito web. Mentre definisci il campo di applicazione (o imposta i confini) del progetto, indicare i seguenti elementi come campo di applicazione:

• Progettazione del sito e diagramma di filo metallico
• Creazione di un letto di prova
• Codifica del wireframe approvato < Sviluppo grafico per il tema del sito
• Test e debug prima di rendere il sito pubblico

Durante il corso del progetto, il cliente chiede di includere una panoramica video dell'azienda. Il video non è specificato nell'ambito del progetto ed è quindi fuori campo.

Mentre potresti essere felice di fare il lavoro video a un costo aggiuntivo, ciò richiederà una revisione della stima e della stima del costo e del tempo per il progetto.

In assenza di un documento di ambito chiaro e concordato, la questione del video potrebbe essere diventata controversa tra la tua squadra ei rappresentanti del cliente. Una dichiarazione di portata chiara ha permesso di disinnescare la situazione e di affrontare una modifica in modo ordinato.

Quindi, come si determina ciò che è dentro o fuori campo? Dovresti prima descrivere tutti i dettagli del progetto attualmente conosciuto sulla base di discussioni con il cliente o il proprietario del progetto. Allora dovrai fare ipotesi chiave che guidino ciò che è considerato o fuori campo.

Assunzioni

A un certo punto della tua vita è stato probabilmente detto, "Mai fare ipotesi. "Tuttavia, fare ipotesi nella gestione del progetto è un'attività quotidiana.Gli assunti consentono di definire ambito e rischi e ottimizzare le stime per il tempo e il costo. Naturalmente, è essenziale documentare e convalidare le vostre ipotesi.

Considerate qualcosa di semplice, come creare un libro. Diciamo che il tuo amico ha un'idea per un libro di tavolino e ti ha chiesto di gestire il progetto. La sua prima richiesta è per un bilancio in modo da poter garantire i finanziamenti.

Quando definisci l'ambito, è chiaro che il tuo amico è incerto su molti dettagli, tra cui il conteggio delle pagine, l'inclusione di immagini, lo stile di copertura e il peso della carta da utilizzare per le pagine. Poiché tutti questi fattori influenzeranno la complessità dei costi e della produzione, dovrete fare delle ipotesi sulle specifiche e convalidare tali ipotesi come accettabili o inaccettabili con il tuo amico.

Dopo ulteriori discussioni, il tuo amico ti dice che prevede di includere 50 foto nel libro. Potete basare la vostra ipotesi sulle 50 immagini o, prevedendo che questo numero aumenterà nel tempo, puoi fare un presupposto che ci saranno tra le 75-90 pagine con le immagini.

È possibile vedere come le ipotesi influenzano direttamente anche l'orario. Per esempio, immaginate di condurre un progetto in un parco che preveda la costruzione di un set di swing.

Durante l'impostazione del progetto è dato il budget e gli assegnati membri del team, uno dei quali è responsabile dei materiali. Quando crei il tuo programma, chiedi alla persona responsabile dei materiali quando arriverà il cemento. Questa persona risponde che non è sicuro quando arriverà il cemento, ma crede che sarà tra il 1 ° giugno e il 10 giugno. Quando costruisci il tuo campo d'azione e pianificazione, fai l'ipotesi che il cemento arrivi entro il 10 giugno. l'esempio mostra due vantaggi per fare ipotesi.

Il primo vantaggio è che l'assunzione di ricevere il cemento non oltre il 10 giugno ti consente di pianificare attività che si basano sul cemento che arriva. Il secondo vantaggio è che fornisce alla persona responsabile dei materiali una scadenza per consegnare il cemento, che poi può trasmettere al proprio fornitore. Ha inavvertitamente impostato un termine chiave per il progetto per andare avanti.

Fare le ipotesi stabilisce parametri di riferimento spesso rivisitati durante il progetto per aiutare il team di progetto a rimanere nell'ambito, nel tempo e nel budget. Ma cosa succede quando i presupposti sono sbagliati? Questo è dove il rischio entra in gioco.

Rischio

Una volta che hai costruito il tuo ambito e hai individuato le ipotesi che sono dietro l'ambito e le stime, vorrai cominciare a valutare le aree di rischio. Il rischio è lo stesso nella gestione del progetto come nel mondo reale; è un rischio o un'occasione che può causare danni. (Nota: il Project Management Institute e il Project Management Body of Knowledge - PMBOK offrono definizioni dettagliate dei rischi e dei tipi e individuano il quadro per la gestione del rischio di progetto.)

Tutti i progetti contengono rischi e se sei il project manager o il proprietario del progetto , non è solo la vostra responsabilità di anticipare il rischio, ma è anche il tuo compito di comunicare l'impatto potenziale di tali rischi per il team di progetto e di prepararsi a mitigare i rischi.

Il rischio viene in vari gradi. A volte il rischio può significare che il progetto si svolgerà in modo leggermente diverso o prendere un piccolo turno inaspettato. In alcuni casi, tuttavia, il rischio può portare a risultati catastrofici che trasformano il progetto in testa.

Utilizziamo lo scenario del parco giochi dall'esempio di cemento precedente. Uno dei rischi è che il cemento non arriva entro la data presunta del 10 giugno. Quali sono i potenziali effetti di questo rischio? Tutte le attività successive che seguono dopo che il cemento è stato versato sono ritardate a causa di questo problema.

Anche i rischi possono essere positivi. Considerate l'impatto sul progetto se il cemento si presenta più in anticipo. Mentre questo sembra un risultato positivo, crea ancora un problema per la temporizzazione e la sequenza di tutti gli altri passaggi del progetto.

I project manager lavorano con i loro team di progetto per brainstormare e identificare i potenziali rischi. Prendono il processo un ulteriore passo avanti e guardano la potenziale gravità del rischio e la sua probabilità di avvenimento. Inoltre, identificano gli individui più idonei a identificare quando il rischio è in atto e sviluppano piani concordati di mitigazione del rischio.

Molte aziende hanno modelli dettagliati di rischio che hanno sviluppato nel tempo e dall'esperienza con altri progetti. Alcune industrie hanno compilato i profili di rischio utilizzati come punto di partenza per l'analisi dei rischi. Molte industrie esercitano un'analisi statistica molto dettagliata per la pianificazione del rischio.

La linea inferiore

I termini: ambito, assunzioni e rischio sono tutti importanti nel mondo della gestione del progetto. Utilizzare questo articolo come punto di partenza per esplorare questi e altri importanti termini di gestione del progetto in dettaglio.