Per ottimizzare gli account da pagare

Per molte aziende, il reparto pagabile non ottiene molta attenzione a meno che qualcosa non va. Tuttavia, c'è molto da guadagnare dal reparto pagabile che è ben gestito. Al contrario, ci sono molti problemi che possono derivare da uno che sta semplicemente sbarrando. Questo reparto spesso ha un enorme effetto sul flusso di cassa di un business, e ci sono opportunità che possono essere acquisite o perse usufruendo dei vantaggi di accordi di pagamento con i fornitori.

Un reparto pagabile conti correttamente dovrebbe essere in grado di sfruttare gli sconti di volume e gli sconti anticipati di pagamento nonché determinare il modo migliore per mantenere la maggior parte dei contanti disponibili ad un'impresa per altre spese e investimenti. Questo dipartimento dovrebbe anche essere in grado di garantire che i fornitori soddisfino i loro obblighi in base agli accordi e ai contratti, quindi se non vengono rispettati i requisiti di volume o di qualità, vengono risolti i problemi e vengono prese opportune azioni correttive.

Anche se ci sono numerose opportunità per ridurre i costi e liberare denaro contante, ci sono anche numerosi ostacoli che le aziende affrontano nel tentativo di raggiungere questi obiettivi. Lo studio Canon di ottimizzazione dei conti del bilancio 2014 ha rilevato che la trasformazione della carta era una delle maggiori fonti di problemi per molte organizzazioni, con il tempo necessario per affrontare la fatturazione della carta.

Migliorare il processo di approvazione delle fatture

Ottenere i migliori termini di pagamento con i fornitori e assicurarsi che gli obblighi siano incontrato su entrambi i lati

Gestione di una vasta gamma di sistemi di contabilità e fatturazione dei fornitori

• Registrazione e verifica della sicurezza dei dati e delle transazioni
• Molte delle problematiche elencate sono peggiorate o create da un affidamento sulla fatturazione cartacea. La carta perduta è un problema frequente in molte organizzazioni, portando a pagamenti in ritardo o mancato. Inoltre, mentre un certo numero di imprese sono interessate alla digitalizzazione delle loro cariche, la maggior parte dei fornitori sono ancora fatture di spedizione di carta o inviandole per fax.
• La maggior parte delle piccole imprese gestisce i propri documenti di lavoro a pagamento, e gran parte di questo viene fatto manualmente. Poiché pochi fornitori sono passati alla fatturazione elettronica, la maggior parte delle organizzazioni spende grandi quantità di manodopera che inseriscono manualmente i dati e creano copie digitali di documentazione.
• L'uso della documentazione cartacea rallenta spesso il processo di approvazione della fattura poiché le copie devono essere fatte e consegnate ai membri appropriati della direzione per essere riesaminati. Quando i documenti non sono facilmente accessibili o disponibili in un formato digitale, è una sfida per analizzare i dati e garantire che i migliori accordi di pagamento siano ottenuti e che siano rispettati gli obblighi.Gli accordi di sconto sul tempo e sul pagamento anticipato possono facilmente essere persi se le imprese non sono in grado di effettuare pagamenti quando sono tenuti a farlo, in modo che i problemi legati alle pratiche amministrative possono essere costosi.
• Miglioramenti e ottimizzazione

A causa del fatto che una serie di questioni legate alla corretta gestione dei reparti pagabili derivano dalle stesse cause radice, ci sono anche alcuni aggiustamenti che le organizzazioni possono fare che si prenderanno cura di molti preoccupazioni contemporaneamente. Tre dei modi più efficaci che le aziende possono semplificare i loro processi di reparti pagabili a conto sono:

Utilizzare il riconoscimento di caratteri di oggetti per digitalizzare i documenti

Approfittare di portali online accessibili ai fornitori

Creare flussi di lavoro di gestione

OCR

• Mentre molte aziende usufruiscono di scanner di routine per creare copie digitali di documenti, ciò in genere comporta solo la creazione di un'immagine di un documento salvato in un computer. Ciò significa che le informazioni devono ancora essere immesse manualmente in un database, per cui mentre la perdita di record è meno di un problema, è ancora molto tempo.
• Il riconoscimento di caratteri di oggetti o OCR comporta la scansione di un documento e il recupero dei dati. Questi dati possono essere aggiunti automaticamente a un database o un foglio di calcolo. Il processo OCR aiuta a ridurre la questione degli errori di immissione dati manuali e consente di immettere informazioni non appena vengono ricevuti i documenti. L'OCR richiede circa lo stesso tempo per un dipendente come la scansione di un documento per creare un file di immagine e generalmente non richiede ulteriori passi. Per Gartner, ci sono organizzazioni che sono in grado di inviare l'80 per cento o più delle loro fatture senza che un dipendente debba essere direttamente coinvolto.
• Portali dei fornitori

La semplificazione del processo per l'inserimento di fatture e dati in un sistema centralizzato può consentire alle aziende di creare o sfruttare un portale online che consente a un'impresa e ai suoi fornitori di seguire gli ordini, guardare le fatture e vedere quando i pagamenti sono fatti. Rendere questi dati a disposizione di un certo numero di individui in un'organizzazione può contribuire a garantire che il dipartimento pagabile sia adeguatamente sorvegliato e possa contribuire a velocizzare il tempo necessario per approvare le fatture. Consentire ai fornitori di accedere al portale consente a queste aziende di presentare fatture e di monitorare i pagamenti nonché di essere informati di eventuali problemi con le forniture ricevute o le fatture.

Stabilire flussi di lavoro e processi

Tuttavia, un'organizzazione decide di gestire i propri sforzi di gestione dei dati, è importante che esista un processo consolidato per la gestione degli account e dei pagamenti. Ciò consente alle aziende di assicurarsi che le operazioni operano e individuare alternative se sono ingombranti o che portano a errori o ritardi. Secondo Deloitte, questi processi dovrebbero precisare cosa fa il reparto pagabile quando riceve una fattura, come i dati vengono immessi e condivisi e cosa è il processo per ottenere le fatture approvate. Ci dovrebbe inoltre essere linee guida per determinare i modi migliori per affrontare il pagamento di diversi tipi di fornitori.

Mentre molti fornitori offrono sconti per il pagamento entro 30 o 90 giorni, potrebbe non valere lo sconto se ciò inibisce il flusso di cassa di un'organizzazione. È inoltre essenziale che ci sia un modo per verificare che sia l'azienda che i fornitori stiano soddisfando le prescrizioni di un contratto o di un accordo. La creazione di flussi di lavoro per affrontare questi problemi può aiutare le organizzazioni a fare le scelte giuste.

Quando i fornitori non forniscono tempestivamente, in quantità sufficienti o in quantità adeguate di azioni, le aziende non possono voler pagare le fatture fino a quando queste questioni non sono state risolte. Un flusso di lavoro può essere fondamentale per stabilire cosa dovrebbe essere fatto quando questi problemi si presentano. Inoltre, anche i pagamenti ai fornitori devono essere effettuati in tempo per prevenire la perdita di sconti o il pagamento di penalità per i pagamenti ritardati. Ogni accordo fornitore deve essere documentato e aggiornato in quanto le cose cambiano e i processi devono garantire che ogni account sia gestito in modo appropriato.

La creazione di flussi di lavoro può anche aiutare un'azienda:

Outsourcing

La digitalizzazione dei record, l'implementazione di OCR e l'utilizzo di un portale che i fornitori hanno accesso non possono essere necessari per le piccole imprese. costo impedirà ad un'impresa di essere in grado di sfruttarli. Mentre i costi per la creazione e il mantenimento dei sistemi elettronici possono essere proibitivi per molte organizzazioni di piccole e medie dimensioni, spesso non è necessario farlo in casa. Ci sono una serie di fornitori di terze parti che le organizzazioni possono esternalizzare queste attività. Le organizzazioni possono ottenere assistenza in outsourcing per tutto, da impostare un processo OCR per aiutare un'azienda a creare flussi di lavoro per l'analisi dei contratti fornitori.

Mentre le organizzazioni potrebbero non essere in grado di sopportare i costi per l'implementazione di una serie di sistemi IT da soli, avere una terza parte gestire è spesso molto conveniente. Le imprese dovranno confrontare i costi di utilizzo di parti esterne per sviluppare questi sistemi contro i potenziali risparmi e il valore di liberare i contanti, ma l'outsourcing consente alle organizzazioni di sfruttare tecnologie e sistemi che normalmente sarebbero troppo costosi.

Assicurarsi che gli ordini di acquisto siano creati per ogni nuovo ordine

Verificare che le fatture abbinano i prodotti ricevuti e rispettino gli accordi contrattuali

Controlla i record per garantire che i pagamenti siano effettuati, che siano fatti in tempo e che non siano duplicati

Determinare il metodo migliore per pagare fatture, come ad esempio tramite EFT o carte di credito, per ridurre le tasse