Video: Demo Gestione Stakeholder e comunicazione 2025
Nella gestione del progetto, un piano di gestione degli stakeholder è un documento formale che illustra come i soggetti interessati saranno impegnati nel progetto. Un stakeholder è una persona o un gruppo che ha un interesse per il progetto. Pensando quando e come saranno coinvolte le parti interessate, un team di progetto può massimizzare l'impatto positivo dei soggetti interessati sul progetto.
Quali sono gli stakeholder?
Gli stakeholder possono essere interni ed esterni all'organizzazione.
Esempi di stakeholder interni includono dirigenti e unità di business come la contabilità e le tecnologie dell'informazione. Le unità aziendali hanno tipicamente rappresentanti del team di progetto. Le parti interessate esterne possono essere gruppi di interesse, imprese e organizzazioni civiche. È raro che le parti interessate esterne siano rappresentate nel team di progetto. Per le agenzie con autorità di regolamentazione, le industrie che regolano sono di solito il gruppo di stakeholder più importante per ogni progetto. Se un team di progetto è identificato da un stakeholder, tale stakeholder dovrebbe essere contemplato nel piano di gestione degli stakeholder.
È impraticabile che un team di progetto si comporti di membri che rappresentano ogni gruppo di stakeholder. In molti casi, è impossibile. Tuttavia, il team di progetto ha bisogno di input e buy-in da parte delle parti interessate per il successo del progetto. Ad esempio, un'organizzazione governativa vuole completamente rinnovare e modernizzare il suo software software proprietario più utilizzato.
Quasi tutti nell'organizzazione usano il programma in qualche modo. Ogni tipo di utente non può essere direttamente rappresentato nel team di progetto, pertanto il team elabora i modi per raccogliere input dai soggetti interessati e decide sui modi per informare gli stakeholder sullo stato del progetto. Questi metodi di raccolta delle strategie di input e di comunicazione sono documentati nel piano di gestione degli stakeholder.
La differenza tra un piano di gestione degli stakeholder e un piano di comunicazione
Ci può essere una notevole quantità di sanguinamento tra il piano di gestione degli stakeholder del progetto e il piano di comunicazione. Le loro funzioni sono molto simili. Un piano di gestione degli stakeholder è più ampio in quanto facilita l'input al progetto e definisce le uscite. Il piano di gestione degli stakeholder è più stretto in quanto riguarda solo coloro che hanno interessi privilegiati, mentre un piano di comunicazione può includere un pubblico più ampio.
Un piano di gestione degli stakeholder si evolve durante un progetto
Il piano di gestione degli stakeholder è tipicamente tenuto dal responsabile del progetto. Come un progetto progredisce, il project manager riesamina il piano di gestione degli stakeholder e lo riporta periodicamente al team di progetto per considerare gli aggiornamenti. Un progetto può sembrare molto diverso al centro della sua linea temporale di quanto non abbia fatto nelle fasi di progettazione, quindi è importante assicurarsi che i documenti guida del progetto siano modificati se le circostanze richiedono.
Esempio di come funziona un piano di gestione degli stakeholder
Ecco un esempio di come un piano di gestione degli stakeholder possa cambiare nel corso di un progetto. Un'agenzia statale si imbarca in un progetto di regolamentazione. Come inizia, il project sponsor e il project manager presentano un elenco di stakeholder per inserirsi nel piano di gestione degli stakeholder.
Uno dei primi compiti del team di progetto è quello di eliminare il piano. Dopo alcuni mesi, un membro del team di progetto identifica un stakeholder che nessuno pensava all'inizio del progetto. Il responsabile del progetto aggiunge il nuovo stakeholder al piano e chiama una riunione del team di progetto per discutere come impegnare il nuovo stakeholder. Una volta che la squadra decide cosa fare, il responsabile del progetto informerà lo sponsor del progetto.
Chiaramente, il piano di gestione degli stakeholder è un documento vivente. Come il progetto cambia, il piano di gestione degli stakeholder può cambiare con esso per meglio soddisfare le esigenze del progetto. Con un piano di gestione di stakeholder agile, un team di progetto può raccogliere in modo appropriato i contributi e le risposte degli stakeholder nonché mantenere tali stakeholder informati.
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