Come scrivere lettere di riproduzione per le prestazioni dei dipendenti

Le lettere di rimprovero sono scritte dal supervisore per fornire una dichiarazione ufficiale di un problema di prestazioni che un dipendente deve migliorare. Le lettere di rimprovero costituiscono spesso un passo nel processo formale di azione disciplinare che può comportare un'azione disciplinare aggiuntiva per il dipendente, fino a includere la cessazione del rapporto di lavoro se il lavoratore non riesce a migliorare.

Le lettere di rimorso sono una componente significativa nella documentazione di un problema di prestazioni dei dipendenti per il dipendente e il datore di lavoro.

Le lettere scritte di rimprovero indicano chiaramente e specificatamente le prestazioni che devono migliorare e le conseguenze se la prestazione non migliora.

Lettere di rimprovero seguono generalmente il coaching verbale di un supervisore. Sono frequentemente preceduti da una correzione verbale al dipendente, chiamata avvertimento verbale o avvertimento verbale formale, sul problema delle prestazioni o dei problemi relativi alle prestazioni.

A seconda dell'immediatezza e della gravità del problema delle prestazioni, tuttavia, la lettera di rimprovero potrebbe iniziare la discussione sulle prestazioni, ma questo è inusuale.

Componenti di lettere di replica

Efficaci lettere di reprimand hanno questi componenti.

Una chiara dichiarazione del problema o del problema delle prestazioni che il dipendente deve migliorare.
La lettera di rimprovero può enumerare diversi esempi di modi in cui il dipendente può modificare la propria performance per rispettare le aspettative di prestazioni. (Questo fornisce al dipendente un quadro condiviso o un significato condiviso attorno alle aspettative del supervisore.)

L'impatto del non-performance sul successo del dipendente e dell'organizzazione. (Come il fallimento di eseguire sta avendo un impatto negativo sul posto di lavoro.)
Se rilevante, una linea temporale entro la quale le prestazioni del dipendente devono migliorare.
Se pertinente, una data di scadenza o una data di fine, in che tempo, il supervisore riesaminerà la performance del dipendente.
Una dichiarazione chiara sulle conseguenze che un dipendente può aspettarsi se la loro prestazione non migliora come descritto nella lettera di rimprovero.
La firma del supervisore o del gestore del dipendente.
La firma del dipendente la cui performance è al centro della lettera di rimprovero. La lettera contiene generalmente una dichiarazione secondo cui la firma del dipendente rappresenta che hanno ricevuto la lettera, non necessariamente che essi sono d'accordo con i suoi contenuti.
Un'opportunità per il dipendente di opporsi, per iscritto, al contenuto della lettera di rimprovero. Il dipendente può concordare, non essere d'accordo, esprimere contrizione e così via. I rimborsi scritti dal dipendente sono allegati alle lettere originali di rimprovero.

Di seguito sono riportati due esempi di lettere formali di rimprovero.Usalo mentre sviluppi le tue reprimand lettere.

Lettera di reprimento di esempio

Da:

Data:

Re: Lettera di rimprovero

Questa è una lettera formale di rimprovero per notificarti che la tua prestazione non corrisponde livelli di contributo. Nel vostro lavoro come esperto tecnico per il supporto del cliente, le aspettative di lavoro sono state sviluppate da tutto il gruppo di esperti di supporto tecnico e dal loro responsabile. Ciò significa che essi sono lo standard accettato per ogni prestazione di esperti di supporto tecnico.

Non riesci a eseguire nei seguenti modi.

Il numero di clienti che servite in una settimana è del 30% al di sotto dello standard che il resto degli esperti di supporto tecnico si incontrano.
Il grado di difficoltà dei problemi a cui si sceglie di rispondere è del 40% inferiore allo standard che il resto del personale sta raggiungendo.
La durata che i clienti spendono sul telefono con te supera il resto del personale del 25%.

Come si può vedere, nelle tre misure più importanti per il tuo lavoro, non si riesce. Il tuo supervisore ha parlato con te numerose volte e hai ricevuto una formazione supplementare. Di conseguenza, crediamo che non sei disposto a eseguire. Ciò incide negativamente sul carico di lavoro del resto del personale tecnico.

Dobbiamo vedere un miglioramento immediato in tutte e tre le aree di prestazioni o ulteriori azioni disciplinari fino a includere la terminazione dell'occupazione.

Abbiamo la fede che hai la capacità di migliorare. Dobbiamo vedere miglioramenti immediati.

Giorgio Peterson

Supervisore

Marian Demark

Responsabile delle risorse umane

Seconda lettera di ripetizione di esempio

Da:

Data:

Re: Lettera Reprimand

Lo scopo di questa lettera di rimprovero è quello di metterti in comunicazione formalmente che la tua partecipazione ha un effetto negativo sulla tua capacità di completare il tuo lavoro. Mentre gli stipendiati dipendenti esenti non sono tenuti a lavorare in ore specifiche, una settimana di lavoro di quaranta ore è standard e prevedibile.

Non sei riuscito a comparire per il lavoro almeno un giorno alla settimana dall'inizio del tuo nuovo lavoro e sta lavorando solo trenta-due ore alla settimana. Il tuo manager ti ha informato della disponibilità di tempo FMLA per problemi medici personali o familiari. Ha anche chiesto se avete bisogno di un alloggio in modo da poter svolgere efficacemente il tuo lavoro.

Ha suggerito di visitare il dipartimento Risorse Umane per discutere di questi problemi e la tua presenza. Hai rifiutato tutte e tre le opportunità che abbiamo offerto per aiutarti a migliorare questa scarsa performance.

La realtà è che non puoi eseguire il tuo lavoro in meno di quaranta ore. Le scadenze per le tue assegnazioni di lavoro mancano e la tua ritardata influisce negativamente sul lavoro dei colleghi del reparto marketing. Mancano le loro scadenze a causa della mancata esecuzione.

Inoltre, il tuo lavoro incompiuto quando assegnato ai tuoi colleghi sta mettendo i carichi di lavoro in sovraccarico poiché hanno già lavori che richiedono quaranta ore di lavoro a settimana.Ciò è ingiusto e non tollereremo questi impatti negativi sul posto di lavoro a partire da ora.

Dobbiamo vedere un miglioramento immediato della tua presenza o termineremo la tua occupazione. Questo significa che devi partecipare al lavoro cinque giorni alla settimana. Se non si esegue il lavoro cinque giorni alla settimana, non è possibile soddisfare gli obiettivi per cui sei stato impiegato.

Le nostre politiche di pagamento a tempo standard prevedono sei giorni di malattia pagati e due giorni di congedo personale da utilizzare durante il corso di un anno. Devi richiedere per giorni di vacanza in anticipo.

Hai già utilizzato quattro dei tuoi giorni di malattia e tutti i tuoi giorni personali con le tue assenze attuali. Non intendiamo distribuire più tempo a te. Questo ti lascia con solo due giorni di malattia e la tua vacanza a pagamento che devi richiedere in anticipo.

Se hai un'assenza che superi il tempo disponibile pagato, ti metteremo fine alla tua occupazione. Speriamo di capire quanto sei vicino a perdere il tuo lavoro. Non riceverai più avvertimenti.

Saluti,

Mary Wilmont, Manager

Thomas Credence, Direttore Risorse Umane

Vedere un ricevimento di ricevuta di esempio per orientamenti su come un dipendente che riceve un rimorso abbia il diritto di rispondere.

Sample Letters of Reprimand

Sample Letter Reprimand: Indiscretion Management
Reprimation Written Sample: Attendance

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