Imparare cosa includere nel contratto di pianificatore eventi

La maggior parte dei professionisti della pianificazione degli eventi - siano essi pianificatori di nozze, pianificatori di congressi, pianificatori di partiti o specialisti di eventi aziendali - sanno che i contratti di pianificazione degli eventi sono una componente fondamentale per un'attività di pianificazione degli eventi di successo. E mentre la parola "contratto" può portare una connotazione negativa nella società litigiosa di oggi, un contratto legale semplicemente obbliga entrambe le parti interessate a concordare - per iscritto - ad una serie di termini e condizioni.

Lo scopo del contratto di pianificazione degli eventi è quello di proteggere le due parti coinvolte.

Se avete mai avuto un incontro con qualcuno e avete pensato che entrambi si sono capiti l'altro, solo per scoprire più tardi che entrambi avete camminato con un senso molto diverso di quello che è stato discusso e di qualsiasi passo successivo, allora hai sperimentato il mondo di miscomunicazione. Succede a tutti in tutte le sfere della vita, sia nei rapporti personali che professionali.

In alcune circostanze, le conseguenze possono essere piccole, come ad esempio non riuscire a prendere la cena per tornare a casa dal lavoro perché la tua comprensione era che il tuo partner lo copriva. In altre situazioni - in particolare nel settore delle imprese - le ramificazioni possono essere sia dannose che costose. Avere un contratto di pianificazione degli eventi assicura che sia tu che il tuo cliente hanno una chiara comprensione del lavoro che verrà completato e di altri aspetti necessari per condurre affari insieme.

Quando sviluppi il tuo contratto di pianificazione degli eventi, assicuratevi di includere questi cinque elementi.

Specificare chiaramente i servizi di pianificazione eventi che verranno forniti

Come pianificatore di eventi, elencare i servizi di pianificazione degli eventi che verrà fornito può sembrare l'elemento più evidente da includere in un contratto di pianificazione degli eventi.

E, in qualche modo, è. Tuttavia, specificando in dettaglio i servizi da te forniti è fondamentale perché il tuo lavoro sarà limitato a fornire solo i servizi specificati in questo elenco.

I pianificatori di eventi eseguono un'ampia gamma di servizi ei servizi offerti possono variare da un evento all'altro. Un pianificatore di eventi può prevedere accordi floreali, un altro non può. Alcuni pianificatori di eventi possono assistere con la selezione della sede e altri gestiscono le esigenze di trasporto per gli ospiti. Nessun due pianificatori di eventi sono esattamente uguali. Di conseguenza, nessun contratto di pianificazione degli eventi è esattamente lo stesso.

Mentre i servizi di pianificazione degli eventi saranno limitati a quelli specificati in questo elenco, è importante anche elencare i servizi che non verranno forniti. Perché? Ti aiuta a disporre di queste attività elencate nel contratto di pianificazione degli eventi in modo che il tuo cliente sapesse esattamente che questi sono servizi che non si eseguiranno.

È utile anche per iscritto e concordato come parte del contratto affinché, nel corso della pianificazione di questo evento, se il cliente dovesse richiedere di gestire tali responsabilità, hai un contratto per stare dietro quando cortesemente rifiutate di svolgere questi compiti.Utilizza una vasta lingua per proteggersi dall'esecuzione di qualcosa che non rientra nel campo dei servizi di pianificazione degli eventi concordati.

Programma di pagamento

Tutti i contratti di pianificazione degli eventi dovrebbero includere i termini di pagamento e le specifiche relative al piano di pagamento. Iniziare con la data di scadenza iniziale del deposito e comunicare chiaramente che nessun lavoro inizierà alla pianificazione di questo evento fino a quando non è stato ricevuto il deposito. Se la data dell'evento è stata selezionata, indicare la data in cui il deposito deve essere ricevuto per fornire i servizi per quella data scelta. Fornire un piano di pagamento e dettagli relativi ai pagamenti futuri, stabilendo una data calendario stabilito per ogni pagamento o legando ogni pagamento ad una pietra miliare nel processo di pianificazione degli eventi. Stabilisci un programma di pagamento più adatto alla tua attività e al tuo flusso di cassa. Includere tasse e tasse aggiunte.

Cancellazione delle condizioni di evento

Che cosa succede se - in qualsiasi momento del processo di pianificazione degli eventi - il tuo cliente annulla l'evento?

Non lasciare il risultato a caso! Il tuo contratto di pianificazione degli eventi dovrebbe includere termini per la cancellazione degli eventi. Questa è una parte importante del contratto che proteggerà sia la tua attività che i redditi attesi da questo evento.

Specificare che il deposito iniziale e tutti i pagamenti effettuati fino al momento della cancellazione non sono rimborsabili. Ciò assicurerà che sarai pagato per il lavoro già completato. Questo è fondamentale nella pianificazione degli eventi poiché la maggior parte dei lavori è completata prima dell'evento stesso.

Considera di includere una clausola che afferma che i clienti sono responsabili del pagamento di tutti i servizi resi fino a quando la notifica scritta viene ricevuta per la cancellazione di evento. Ciò è particolarmente utile se il tuo piano di pagamento è strutturato in modo che consente di eseguire il lavoro tra i pagamenti regolari.

Clausola di terminazione

Che cosa succede se un uragano arriva appena in tempo per far sconvolgere il tuo evento altrimenti ben programmato? Le circostanze al di là del vostro controllo - come ad esempio i temporali estremi o gli arresti del lavoro - che causano una delle parti a non essere in grado di soddisfare i termini del contratto di pianificazione degli eventi, sono protetti da una clausola di terminazione, nota anche come forza maggiore. Includendo una clausola di risoluzione, entrambe le parti sono assolutamente responsabili in queste circostanze. Assicurati di specificare i termini e il periodo di tempo per la risoluzione, come ad esempio i motivi della cancellazione.

Clausola di indennizzo

La maggior parte dei contratti contengono una clausola di indennizzo. Ma solo perché sono comuni, non devi sottovalutare la loro importanza. L'inclusione e la portata di una clausola di indennizzo possono avere un impatto significativo sulla vostra attività. Fondamentalmente, una clausola di indennizzo fornisce protezione se il tuo cliente fa qualcosa che ti danneggia o che provoca una terza persona che ti causa danni.

In termini semplici, significa che il tuo cliente non ti può essere ritenuto responsabile di eventuali perdite, danni, responsabilità o spese derivanti dalla loro negligenza.La cosa più importante, quando si prepara un contratto di pianificazione degli eventi, non firmare nulla finché non si è completamente soddisfatti dei termini.