Imparare le basi della gestione e cosa gestori fare

Che cos'è la gestione? Che cosa fanno i dirigenti? Come faccio a gestire? Queste sono domande standard che molti di noi nella professione di gestione sono state chieste più di una volta. E le domande che abbiamo chiesto una volta nelle nostre carriere troppo. Qui, dunque, è uno sguardo fondamentale per la gestione, un primer, la gestione 101.

L'arte e la scienza

La gestione è sia arte che scienza. È l'arte di rendere le persone più efficaci di quelle che sarebbero state senza di te.

La scienza è nel modo in cui lo fai. Ci sono quattro pilastri di base: pianificare, organizzare, dirigere e monitorare.

renderli più efficaci

Quattro lavoratori possono fare 6 unità in un turno di otto ore senza un responsabile. Se ti affido a gestirli e fanno ancora 6 unità al giorno, qual è il mio vantaggio per averti assunto? D'altra parte, se fanno ora 8 unità al giorno, tu, il direttore, ha valore.

La stessa analogia si applica al servizio, al dettaglio o all'insegnamento o ad ogni altro tipo di lavoro. Può il tuo gruppo gestire più chiamate al cliente rispetto a te? Vendere merce di valore superiore? Fornire conoscenze in modo più efficace? ecc. Questo è il valore della gestione - rendendo un gruppo di individui più efficace.

Piano

La gestione inizia con la pianificazione. La buona gestione inizia con una buona pianificazione. E una corretta pianificazione preventiva impedisce … beh, conosci il resto di quello.

Senza un piano, non avrai mai successo. Se capita di farlo all'obiettivo, sarà stato per fortuna o per caso e non è ripetibile.

Puoi renderlo come un flash-in-the-pan, una sensazione di notte, ma non avrai mai la traccia dei successi di successo.

Scopri cosa è il tuo obiettivo (o ascoltate quando il tuo capo ti dice). Quindi scopri il modo migliore per arrivarci. Quali risorse hai? Cosa puoi ottenere?

Confronti i punti di forza e le debolezze degli individui e delle altre risorse. Mettendo quattro lavoratori su un compito che richiede 14 ore costa meno di affittare una macchina che può fare lo stesso compito con un lavoratore in 6 ore? Se si cambia il primo spostamento dall'inizio di 8 AM ad un inizio di 10 AM, possono gestire la corsa di prima serata in modo da non dover assumere una persona in più per il secondo turno?

Guarda tutti gli scenari probabili. Pianta per loro. Scopri il peggior scenario possibile e pianifica anche quello. Valutare i tuoi diversi piani e sviluppare quello che, nel tuo giudizio migliore, funzionerà al meglio e cosa farai se non lo farà.

• TIP : Uno degli strumenti più spesso trascurati di pianificazione di gestione è il più efficace. Chiedi alla gente che fa il lavoro per il loro contributo.

Organizza

Ora che hai un piano, devi farlo succedere.È tutto pronto davanti al tuo gruppo in modo che le cose giuste raggiungano il tuo gruppo al momento giusto? Il tuo gruppo è pronto a fare la sua parte del piano? L'organizzazione a valle è pronta per ciò che il tuo gruppo consegnerà e quando arriverà?

I lavoratori sono addestrati? Sono motivati? Hanno l'attrezzatura di cui hanno bisogno? Sono disponibili pezzi di ricambio per l'attrezzatura? L'acquisto ha ordinato il materiale?

È la roba giusta? Sarà qui per il programma appropriato?

Effettuare il legwork per assicurarsi che tutto il necessario per eseguire il piano è pronto per andare o sarà quando è necessario. Controllare di nuovo per assicurarsi che tutti capiscano il loro ruolo e l'importanza del loro ruolo nel successo complessivo.

Direct

Ora ruotate l'interruttore "ON". Dite alle persone quello che hanno bisogno di fare. Mi piace pensare a questa parte come condurre un'orchestra. Tutti nell'orchestra hanno la musica davanti a loro. Sanno quale sezione sta giocando quale pezzo e quando. Sanno quando arrivare, cosa giocare e quando fermarsi di nuovo. Il conduttore segnala ogni sezione per far succedere la musica. Questo è il tuo lavoro qui. Hai dato a tutti i tuoi musicisti (lavoratori) la lezione (il piano). Hai il giusto numero di musicisti (lavoratori) in ogni sezione (dipartimento) e hai organizzato le sezioni sul palco in modo che la musica suona meglio (hai organizzato il lavoro).

Ora basta toccare leggermente il podio con il tuo bastone per ottenere la loro attenzione e dare il downbeat.

Monitor

Ora che hai tutto in movimento, devi tenere d'occhio le cose. Assicurarsi che tutto sta andando secondo il piano. Quando non va secondo il piano, devi entrare e regolare il piano, proprio come il direttore dell'orchestra regola il tempo.

Problemi verranno. Qualcuno si ammalerà. Una parte non verrà consegnata in tempo. Un cliente chiave andrà in bancarotta. Ecco perché hai sviluppato innanzitutto un piano di emergenza. Tu, come manager, devi essere sempre consapevole di ciò che sta succedendo, in modo da poter apportare le modifiche necessarie.

Questo è un processo iterativo. Quando qualcosa non è sincronizzato, devi pianificare una correzione, organizzare le risorse per farlo funzionare, dirigere le persone che faranno succedere e continuare a monitorare l'effetto della modifica.

Gestire può essere un'esperienza molto ricompensa

Gestire le persone non è facile. Tuttavia, può essere fatto con successo. E può essere un'esperienza molto gratificante. Ricorda che la gestione, come qualsiasi altra skill, è qualcosa che puoi migliorare con lo studio e la pratica.