L'importanza della documentazione nelle risorse umane

La documentazione è il record scritto e conservato degli eventi occupazionali. La documentazione è costituita da elementi governativi e legalmente mandati, documenti richiesti dalle politiche e pratiche aziendali, documenti suggeriti dalle migliori pratiche di risorse umane e registrazioni formali e informali sugli eventi occupazionali.

Documentazione su un record di occupazione

La documentazione è una documentazione scritta delle azioni di un dipendente, delle discussioni, degli incidenti di coaching delle prestazioni, delle violazioni dei criteri testimoni, dell'azione disciplinare, dei contributi positivi, della ricompensa e del riconoscimento, delle indagini, del mancato raggiungimento dei requisiti e degli obiettivi , valutazione delle prestazioni e altro ancora.

La documentazione consente al datore di lavoro o al dipendente di conservare un record scritto delle avvenimenti e delle discussioni che si sono verificati in un determinato evento. La documentazione del rapporto di lavoro fornisce una documentazione scritta che può essere necessaria per sostenere azioni come la promozione dei dipendenti, le retribuzioni dei dipendenti e l'azione disciplinare, inclusa la cessazione dell'occupazione.

La documentazione sui dipendenti è generalmente positiva e negativa, quando necessario. È fattuale e non giudicante. Descrive gli eventi in quanto non si verificano i pareri e i pensieri dell'atteggiatore dell'evento. La documentazione descrive anche le azioni intraprese in casi notevoli come quando si fornisce un riconoscimento formale dei dipendenti o che prende un'azione disciplinare.

Ricorda che è necessario creare la documentazione più vicina all'avvenimento dell'incidente in modo che la documentazione sia tempestiva, dettagliata e accurata.

In un procedimento legale, la documentazione sulla prestazione passata di un dipendente è spesso critica per l'esito del datore di lavoro dall'evento.

L'obiettivo è quello di mettere in equilibrio la performance del dipendente senza concentrarsi esclusivamente sugli eventi negativi.

Tipi di documentazione

Le politiche, le procedure, il manuale dei dipendenti ei piani di sviluppo delle prestazioni sono anche una forma di documentazione che registra i comportamenti attesi del dipendente e dei requisiti sul posto di lavoro per mantenere un posto di lavoro ordinato e equo in cui i dipendenti sanno ciò che si aspetta da loro .

La documentazione è anche la documentazione scritta delle dichiarazioni degli accusati, dell'accusatore e dei testimoni di eventi ostili sul luogo di lavoro che implicano comportamenti scorretti da parte del lavoratore, come la molestia sessuale.

La documentazione può essere formale e conservata nel file personale del dipendente. I dipendenti sono tenuti a firmare questa documentazione per riconoscere che hanno ricevuto una copia e hanno esaminato i contenuti. (La firma non significa accettare le dichiarazioni della documentazione.)

Questa documentazione comprende anche i record permanenti come l'applicazione firmata per l'impiego, i riferimenti di lavoro scritti, i materiali applicativi come i resumes e le lettere di copertura e controlli di sfondo. A parte il file del personale dipendente, viene mantenuta anche la documentazione della forma I-9 che verifica l'ammissibilità del dipendente a lavorare negli U. S., così come i record medici, i record FMLA e così via.

La documentazione può anche essere informale come in un record del direttore delle sue discussioni con un dipendente nel corso di un anno. È importante che i dirigenti mantengano questa documentazione su tutti i membri del personale segnalante; nessun dipendente dovrebbe essere individuato a causa della prestazione. (Ciò potrebbe essere interpretato come discriminazione in una data successiva.)

Uso della documentazione

È inoltre raccomandata la documentazione di incidenti critici, sia positivi che negativi, in modo che i gestori possano registrare una performance del personale che copre un periodo di tempo.

La documentazione viene utilizzata in altri modi nelle organizzazioni. Queste possono includere procedure, istruzioni di lavoro e istruzioni per il software del computer, per citarne alcuni, ma per scopi della funzione Risorse umane questi sono gli usi comuni della documentazione. E, queste sono istruzioni su come documentare in modo appropriato.

Documentazione sulle prestazioni

La documentazione relativa alla prestazione di un dipendente vi permetterà di disciplinare, terminare o giustamente promuovere, premiare e riconoscere i dipendenti. Senza documentazione, fare un caso per una qualsiasi di queste azioni è difficile e potenzialmente rischioso per il datore di lavoro.

Il datore di lavoro deve evitare qualsiasi potenziale accusa sul trattamento discriminatorio dei dipendenti.

La legalità da parte, i buoni datori di lavoro vogliono creare un ambiente di lavoro equo, coerente e sostenuto degli obiettivi dei dipendenti e dei piani di carriera.

Questo ambiente è supportato dalla documentazione professionale del gestore delle prestazioni dei dipendenti, sia comportamento dilettevole che azioni necessitanti di correzione o miglioramento. In precedenza, come documentare è stato discusso in dettaglio. Questi campioni forniscono ulteriori esempi di documentazione appropriata.

Campioni di documentazione

Sbagliato:

Il contrassegno è di solito in ritardo per il lavoro. Mark manca troppo lavoro.

Destra:

1 aprile: Mark ha chiamato in malato e ha perso 8 ore di lavoro.

4 aprile: Mark è arrivato al lavoro a 10 a. m. , due ore dopo la sua partenza programmata.

6 aprile: segna il calendario di un appuntamento medico e poi, rimasto a casa per aver installato una nuova fornace.

12 aprile: Mark ha chiamato in malato e ha perso 8 ore di lavoro.

Mary è inaffidabile. Non ha mai potuto fare quello che si impegnava a fare.

A destra:

2 maggio: Mary ha promesso che il primo progetto della proposta del prodotto sarebbe disponibile per la revisione alla riunione settimanale di oggi. Mary non ha prodotto un documento di bozza come previsto. Ha detto che era stata troppo occupata e le persone il cui aiuto aveva bisogno non era tornato con lei.

Manager ha risposto: quale aiuto hai avuto bisogno? Informazione? Chi non ti ha ripreso e cosa hai bisogno di loro?

Carl e Michael hanno bisogno di aggiornare Mary circa il loro progresso.

Cosa ti rende così occupato che non hai tempo per seguire il tuo impegno? Rende troppi impegni con ore limitate per soddisfarle.

Cosa posso fare per aiutarti?

Quando rendere disponibile il bozza di documento per la revisione?

Questi campioni forniscono una panoramica di quale documentazione efficace appare come una documentazione scritta in modo non corretto. Seguire questo consiglio per documentare efficacemente e legalmente politiche, prestazioni e eventi sul posto di lavoro.

Disclaimer: Si prega di notare che le informazioni fornite, anche se autorevoli, non sono garantite per l'esattezza e la legalità. Il sito viene letto da un pubblico mondiale e le leggi e le regolamentazioni in materia di occupazione variano da uno Stato a uno Stato e da un paese all'altro. Per favore cerchi assistenza legale o assistenza da parte di risorse statali, federali o internazionali, per assicurarvi che la tua interpretazione giuridica e le decisioni siano corrette per la tua posizione. Queste informazioni sono consigliate, idee e assistenza.