Come adeguare correttamente le voci del diario finanziario

I due metodi di registrazione dell'immagine finanziaria di un'impresa sono la contabilità di cassa e la contabilità di competenza. Le imprese che utilizzano il metodo del denaro registrano spese e redditi quando il denaro viene pagato o ricevuto. Il metodo del contante è il più semplice dei due; funziona in modo simile a quello di uno scontrino personale. Il metodo di addebito corrisponde ai redditi e alle spese al periodo corretto utilizzando le voci di registrazione per registrare determinate attività.

Questo fornisce un quadro più accurato di come l'azienda esegue, ma è anche più tempo. La preparazione e l'inserimento di voci di diario è una delle attività che devono essere eseguite quando si utilizza il metodo di maturazione. Se le voci del diario sono trascurate o preparate in modo non corretto, l'accuratezza del bilancio può essere gravemente influenzata.

Tipi di voci di journal

Ci sono molte situazioni diverse che potrebbero richiedere una registrazione di registrazione del journal. Tuttavia, la maggior parte può essere classificata in una delle sei categorie.
1. Le spese accantonate registrano le spese sostenute, ma per le quali non hai pagato. Esempi di spese accantonate comprendono:

• beni o servizi ricevuti ma per i quali il venditore non ha ancora presentato una fattura
• fatture per servizi pubblici quali elettricità, telefono, servizio Internet o acqua
• imposte pagamenti
• Payroll, se i dipendenti hanno lavorato ore in un periodo che non verrà pagato fino al seguente periodo

• Crediti in sospeso, come ad esempio un credito per venditore

2. Le spese differite o prepagate riflettono le spese che hai pagato per i quali i servizi non sono ancora stati consegnati. Ad esempio, una società potrebbe effettuare pagamenti di assicurazione sui propri veicoli per un anno in anticipo, oppure potrebbe pagare i pagamenti trimestrali di locazione per la loro costruzione.

3. Le regolazioni dell'inventario sono un tipo comune di iscrizione al diario. Tipicamente, le voci di diario sono preparate per allineare il costo del bene venduto con il numero di unità vendute durante il periodo. La maggior parte delle aziende registra tutti gli acquisti in un account di inventario che appare sul bilancio e quindi prepara un'entrata di un giornale per trasferire il costo delle unità effettivamente vendute nel periodo a un conto che compare sul conto economico.
4. Le operazioni di noncash riflettono le attività che non hanno alcun impatto sui contanti della società. Esempi di questi tipi di voci di iscrizione comprendono gli ammortamenti e gli ammortamenti, le riserve impostate per registrare gli inventari danneggiati nel magazzino o per assegnare i costi tra sedi o dipartimenti.
5. Le entrate oi ricavi accumulati riflettono le transazioni per le quali hai consegnato le merci oi servizi, ma non hai ricevuto il pagamento. Nella maggior parte delle imprese, i crediti rifletteranno la maggior parte di questa categoria.Tuttavia, i ricavi accumulati potrebbero includere anche altri elementi, come gli interessi guadagnati in un periodo che la banca non pubblica fino al periodo successivo.
6. I ricavi differiti riflettono i pagamenti ricevuti per i quali l'opera oi beni non sono stati consegnati. Ad esempio, un cliente potrebbe pagare in anticipo per un ordine personalizzato che richiede due mesi per completare.

La necessità di aggiustare le voci del diario

Lo scopo primario di aggiustare le voci del diario è quello di abbinare i redditi e le spese nel periodo in cui si sono verificati. Gli esempi che seguono possono aiutare a dimostrare come questo principio di confronto possa fornire dichiarazioni finanziarie più accurate.
• Le spese sono riconosciute nel periodo corretto. Supponiamo che un'azienda acquisti un contratto di servizio di cinque anni per coprire la manutenzione preventiva del suo impianto di riscaldamento. Il contratto costa $ 5 000, che il venditore richiede all'azienda di pagare in anticipo. Sotto il metodo della cassa, la società registrerebbe l'intero $ 5,000 in un periodo, le spese sarebbero state esagerate e i profitti sarebbero stati sottovalutati. Secondo il metodo di competenza, solo $ 1 000 è registrato come spesa ogni anno.
• Il reddito è riconosciuto nel periodo corretto. Il costo del lavoro, dei materiali e delle spese generali per fornire un prodotto o un servizio al cliente si abbina alle entrate.

Per illustrare, supponiamo che un cliente paghi 500.000 dollari in anticipo per un'azienda per produrre un prodotto secondo le sue specifiche. Ci vorranno due anni per completare l'ordine. L'azienda acquista i materiali necessari, paga i propri dipendenti e copre le utilità, il supporto informatico e altri costi. Sotto il metodo della cassa, la società ha apparentemente ricevuto una fortuna quando ha ricevuto i 500.000 dollari, ma per due anni, sarà overstating le sue spese, facendo apparire che la società non guadagnare quanto è o forse dimostrare che la la società sta perdendo soldi.

Come effettuare un registro di registrazione

Le voci del giornale richiedono una comprensione di come funzionano i sistemi di contabilità. Impattano sempre almeno due conti e gli addebiti ei crediti saranno netti a zero. Le seguenti voci del diario di esempio possono essere utili.
1. Una società riceve una spedizione di forniture per ufficio l'ultimo giorno del periodo contabile, ma la fattura del fornitore non è arrivata. Secondo l'ordine di acquisto, la fattura dovrebbe essere di $ 200. L'iscrizione al diario dovrà addebitare l'account per le forniture per ufficio per un importo di 200 dollari e le spese accreditate per 200 dollari.
2. Un cliente effettua un acquisto di $ 500 e lo carica al suo account. Ha 30 giorni per rimborsare il pagamento. L'inserimento del diario mostrerebbe un addebito a crediti di $ 500 e un credito a reddito di $ 500.
3. Dopo aver ricevuto una spedizione di 10.000 elementi e pubblicando il costo di $ 100.000 all'account dell'inventario, una società vende 1'000 elementi durante il periodo. L'inserimento del giornale sarebbe quello di addebitare l'account di vendita venduto per il valore di 1 000 elementi, pari a $ 10.000, e il credito dell'account inventario per $ 10.000.
Una zona che spesso provoca confusione durante la creazione di voci di diario è che alcuni conti normalmente hanno un saldo di credito e altri normalmente hanno un saldo di addebito. Il tipo di conto determina il suo normale equilibrio.
• Le attività in genere hanno bilanci di debito. Le attività includono cassa, crediti e inventario.
• Contra-attività sono conti di bilancio di credito. Esempi di controbilanciati sono le riserve per la svalutazione di magazzino e le indennità per i crediti discutibili.
• Le passività hanno normalmente bilanci di credito. Le passività includono spese maturate e imposte non retribuite.
• Conti di reddito mostrano tipicamente saldi di credito. Conti di reddito includono vendite, interessi guadagnati e altre entrate.
• Le spese normalmente hanno bilanci di debito. Le spese possono includere le spese di vendita vendute, i salari, le spese operative e le spese generali.

Per creare una voce di diario, attenersi alla seguente procedura.

1. Considera quali account devono essere interessati. Ci sarà un minimo di due conti, ma l'inserimento del diario potrebbe comportare molto di più.
2. Considera lo scopo della voce del diario per determinare quali account devono essere accreditati e quali debbano essere addebitati. Ad esempio, quando si crea una passività, l'account di responsabilità deve essere un credito, quindi l'account o gli account offset devono essere addebitati.
3. Preparare una voce scritta o digitata per documentare la voce del diario. Assicurati che il totale di tutti gli addebiti corrisponda al totale di tutti i crediti.
4. Inserisci voci postali come richiesto. Le voci del diario devono essere pubblicate prima di chiudere i libri per il periodo o di presentare i bilanci agli investitori o ai prestatori, ma può anche essere utile per inviarli prima di prendere importanti decisioni finanziarie o impegni.
La regolazione delle voci di diario può essere abbastanza complessa. Inizialmente, possono apparire scoraggianti per coloro che non sono nella professione contabile. Con la pratica, però, diventano molto più facili da preparare e richiedono meno tempo per completare.