Completa modulo I-9 verifica di idoneità all'occupazione

Il modulo I-9 viene utilizzato per verificare l'ammissibilità dei dipendenti a lavorare negli Stati Uniti. La Legge sulla riforma e il controllo dell'immigrazione (1986) richiede che i datori di lavoro verifichino l'idoneità del lavoro di tutti i dipendenti a noleggio. La verifica include sia l'identità che l'idoneità al lavoro. Il dipendente attesta la validità delle informazioni fornendo documenti e il datore di lavoro conferma di aver esaminato i documenti. I datori di lavoro sono tenuti a mantenere la forma in caso di ispezione.

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Il modulo I-9 è anche la base per un'ulteriore verifica da parte del datore di lavoro, utilizzando il sistema E-Verify.

Prima di iniziare a completare il modulo I-9

Prima di iniziare a assumere il tuo primo impiegato, disponga di copie del modulo I-9. Assicurati di avere la versione più recente del Form I-9. Il modulo attuale, con data di scadenza 31/31/2016, deve essere utilizzato dai datori di lavoro per verificare l'occupazione dopo il 7 maggio 2013.

Copie del modulo I-9 (formato PDF) sono disponibili presso il sito U.S. Customs and Immigration Services (USCIS). Questo modulo può essere compilato in linea, stampato per le firme.

Il modulo I-9 deve essere completato al momento del noleggio e tu (il datore di lavoro) deve mantenere tutti i Form I-9 per tutti i dipendenti. Se il modulo è completo e hai accettato i documenti presentati dal dipendente, puoi spegnere il dipendente se scopri che il dipendente ha rappresentato il suo status di ammissibilità o se i moduli presentati dal dipendente non sono validi .

Completare la Sezione 1 - Informazione del dipendente e attestato

Sezione 1 è completato dal dipendente. Il dipendente deve includere nome, cognome, indirizzo e data di nascita. Il dipendente dovrebbe includere il numero di previdenza sociale, ma questo numero è facoltativo a meno che la società non utilizzi il sistema E-Verify.

Il dipendente attesta quindi il suo status: uno dei seguenti:

cittadino degli Stati Uniti

cittadino non cittadino degli Stati Uniti

residente permanente (incluso Alien #) > Alien autorizzato a lavorare (incluso Alien # o Admission #) fino a (includere data di scadenza, se applicabile)

Qualcuno può assistere il dipendente nel completare la Sezione 1 del Form I-9. La sezione

Preparator e / o Translator Certification dovrebbe essere completata dall'aiuto. Assicurarsi di stampare il nome e l'indirizzo dell'assistente. Completare la sezione 2: La revisione e la verifica del datore di lavoro

Sezione 2

è completata dal datore di lavoro. È necessario esaminare i documenti necessari per verificare (a) l'identità e (b) l'idoneità al lavoro del dipendente. Si noti che i documenti nell'elenco A, ad esempio un passaporto U. S., verificano l'identità BOTH e l'idoneità al lavoro. I documenti della lista B verificano l'identità ei documenti elencati nella lista C per verificare l'idoneità al lavoro.È necessario disporre di un documento di ogni elenco di liste B e di elenco C se non si dispone di un documento dall'elenco A. Documenti accettabili

A

elenco di documenti accettabili 9 forma. È possibile trovare ulteriori informazioni su documenti accettabili, inclusi esempi di documenti, nel manuale USCIS per i datori di lavoro. Una nota relativa alle carte di previdenza sociale: Non è possibile accettare una carta di sicurezza sociale laminata o una carta di sicurezza sociale che afferma "non valido per scopi di impiego". I documenti della sicurezza sociale che mostrano le informazioni sulla sicurezza sociale per un dipendente non sono sostituzioni accettabili per una carta di sicurezza sociale.

I documenti presentati per la verifica devono corrispondere allo stato di ammissibilità attestato dal dipendente. Se i documenti presentati non sono conformi allo stato attestato dal dipendente, non potete accettarli. Ad esempio, se un dipendente attesta che è un cittadino U., ma ti mostra una "carta verde", non puoi accettare il documento.

Data di scadenza dei documenti

Alcuni documenti, come un passaporto o un'autorizzazione di lavoro, hanno date di scadenza. I documenti che sono scaduti non sono accettabili per la verifica. Se un documento scade in futuro, devi accettarlo, ma prendi nota della data di scadenza nel sistema di conservazione dei dati del dipendente. Se un documento scade e il dipendente non fornisce un nuovo documento che mostra una data di scadenza futura, quel dipendente non è più idoneo a lavorare negli Stati Uniti. Se la tua azienda è ispezionata, potresti essere soggetta a multe e sanzioni per continuare ad impiegare questo individuo .

Solo documenti originali

Tutti i documenti presentati devono essere originali. Le fotocopie non sono accettabili. Se si chiede se un documento sia una copia, cercare un timbro o una sigillatura da un'agenzia governativa U.S. o da uno Stato, una contea o un ente governativo municipale.

Se un documento ha un nome diverso dal nome dato dal dipendente sul I-9, porti domande. Le variazioni di ortografia minuscole dei nomi sono accettabili finché il documento sembra essere autentico e si riferisce alla persona.
Dopo aver esaminato i documenti e fatto una ragionevole determinazione che siano entrambi (a) autentici (non copia o altrimenti discutibili) e (b) riguardano il dipendente nominato, è necessario attestare con pena di falsi errori che, della tua conoscenza, il dipendente è autorizzato a lavorare negli Stati Uniti. Includi la data in cui il dipendente ha iniziato a lavorare per la tua azienda. Firma, data, stampare il tuo nome e titolo e includere l'indirizzo della società.

Sezione 3 Aggiornamento e ri-verifica

La sezione 3 consente di aggiornare le informazioni sui documenti scaduti e consente la possibilità di aggiungere una nuova data di scadenza al modulo.

Mantieni copie di documenti

Se la tua azienda utilizza il sistema E-Verify, conserva le fotocopie di tutti i documenti. Se non si utilizza E-Verify, non è necessario mantenere copie di documenti. Se conservate le copie, fai questo per TUTTI i dipendenti.

Dopo che il modulo I-9 è completato - Cosa fare

Tu come datore di lavoro deve conservare una copia di un modulo completo I-9 per tutti i dipendenti. Non è necessario presentare questo documento a qualsiasi agenzia governativa U. S.

I dettagli di questo articolo forniscono per aiutarti come datore di lavoro per comprendere i requisiti per completare il modulo I-9. Non sono destinati ad essere inclusivi. Assicurati di leggere l'intero documento I-9 per assicurarsi di aver completato questo documento completamente e correttamente.

Correggere errori

Gli errori corretti sul Form I-9 nello stesso sono stati come si farebbe altri documenti importanti. Non utilizzare whiteout o tentare di cancellare l'errore. La procedura standard per la correzione degli errori nei documenti importanti è:

Linea attraverso le informazioni non corrette (assicurarsi che le informazioni possano ancora essere lette)

• Effettuare la modifica
• Data e iniziare la modifica.
• Consigli per completare il modulo I-9

Tu come datore di lavoro può designare un dipendente o qualcun altro per completare le parti del datore di lavoro del modulo I-9. Ma, dice l'INS, "se qualcun altro compila il modulo I-9 per tuo conto, deve portare a pieno I-9 responsabilità."

1. Un dipendente può ricevere assistenza per completare la sezione 1. Assicurarsi che l'assistente completa la Blocco del "preparatore e / o traduttore" e il segno del dipendente.
   Ulteriori informazioni - risposte a domande sul modulo I-9

2. Vedi questo articolo con le risposte alle domande più frequenti sul modulo I-9 e sulla verifica dell'ammissibilità dell'occupazione
   È necessario proteggere le informazioni private fornite dai dipendenti I-9 e sui documenti giustificativi. Utilizzare queste informazioni SOLO per scopi I-9 e memorizzare i documenti in una posizione sicura e sicura, ad esempio un archivio di file bloccato a cui solo pochi utenti attendibili hanno la chiave.

3. Alcune agenzie di lavoro U. S. possono verificare l'idoneità all'occupazione e certificare i dipendenti che essi inviano. Assicurarsi di ottenere e conservare una copia della certificazione dallo stato in questo caso.