Per quanto tempo deve mantenere i record dei dipendenti?

Una delle cose grandi sulle Risorse Umane è che abbiamo tonnellate di scartoffie. Tonnellate e tonnellate e tonnellate. Certo, molti sono elettronici in questi giorni, ma resta il principio. HR registra la registrazione. E dobbiamo tenere questi record, ma per quanto tempo?

Ecco le linee guida per la gestione dei record HR. Ricorda, però, che le leggi statali possono variare da queste linee guida. Se le leggi statali e le leggi federali sono in conflitto, tenere sempre i record basati su qualunque sia il requisito più lungo.

È meglio tenere qualcosa per troppo tempo che non abbastanza a lungo.

Recupero dati: 1 anno

Devi salvare tutti quei resumes, note di colloquio, applicazioni e annunci di lavoro e anche un record delle tue ricerche tramite il sistema di monitoraggio dei richiedenti per un anno dopo la decisione di fare un l'offerta di lavoro è stata fatta. Quindi, se si interviene con un candidato e l'intero processo trascina tre mesi, non è finita la decisione di assunzione definitiva che l'orologio inizia a battere.

Perché devi farlo? Se qualcuno interroga mai la tua decisione di assunzione, dovrai dimostrare di non discriminare illegalmente in alcun modo, forma o forma. Le leggi come gli Americans with Disabilities Act, il titolo VII e molti altri richiedono di dimostrare di essere conforme. Il mantenimento di questi documenti ti aiuta a farlo.

Record di droga: 1 anno o 5 anni per i lavori di trasporto

Se hai bisogno di test sul farmaco per il pre-occupazione, fa parte del record di assunzione e devi conservare una copia dei risultati per un anno.

Se si esegue ulteriori test sulle droghe, sia a causa di un incidente sul lavoro o come parte di un controllo casuale, è necessario mantenere tali registrazioni anche per un anno. Tuttavia, se sei soggetto a un reparto di regolamentazione del trasporto, allora il periodo minimo per i test di droga è di cinque anni.

Payroll / Timecards, Etc.: 3 anni minimi, 5 anni dopo la terminazione consigliata

La legge richiede di conservare questi registri per tre anni, ma le recenti cause legali significano che sarebbe più intelligente per voi per mantenerli per più tempo.

Vuoi mantenere un record di quanto sia stato pagato ogni dipendente e quante ore hanno lavorato per tutta la durata della tua azienda. Mantenere i tuoi record per almeno cinque anni dopo che il dipendente parte, indipendentemente dalla ragione.

Per i dipendenti esenti, naturalmente, non è necessario mantenere record di tempo, poiché la loro retribuzione è la stessa indipendentemente dal numero di ore lavorate. Tuttavia, se tu abbia mai classificato in modo errato un dipendente come esente quando non avrebbe dovuto essere esente, queste ore di lavoro registrate potrebbero guidarti per il pagamento degli straordinari dovuti.

Assicurarsi di includere come la società ha calcolato la retribuzione.Ad esempio, è necessario tenere traccia di un salario retribuito, di un salario più commissione, di straordinari, di un pezzo o di una retribuzione oraria.

Dovete farlo non solo per le domande sul pagamento e sulle imposte, ma molte altre decisioni si basano sul numero di ore lavorate. Ad esempio, l'ammissibilità per FMLA dipende dal numero di ore lavorate in un anno. Se si dispone di un dipendente a tempo parziale esente, si consiglia di richiedere la registrazione del tempo per determinare l'ammissibilità di FMLA. È inoltre necessario dimostrare di aver pagato i lavoratori per tutte le ore lavorate.

Forma I-9: 3 anni dopo il noleggio, 1 anno dopo la risoluzione, qualunque sia più tardi.

Mantieni il modulo I-9 del dipendente, memorizzato separatamente dai tuoi dati personali, per tre anni dopo l'assunzione del dipendente e per un anno dalla fine del rapporto di lavoro, qualunque sia il momento successivo.

Salute / Benefici per Pensioni: 6 Anni

Devi tenere i tuoi registri dei tuoi piani per tutti i tuoi vantaggi per un minimo di sei anni. I tribunali hanno affermato che se un dipendente ti scusa, dicendo che merita una pensione più elevata, per esempio, è la responsabilità del datore di lavoro dimostrare di non essere più debitori, né la responsabilità del dipendente a dimostrare di farlo. Conserva tutte quelle descrizioni del piano riassuntivo.

Se si dispone di ex dipendenti che hanno diritto a COBRA, estendendo i loro benefici per la salute, si dovrebbe anche tenere questi record per sei anni solo per essere al sicuro. La legge non specifica la ritenzione, ma poiché questo potrebbe essere applicato in base alla legge sull'assicurazione del reddito da lavoro dipendente (ERISA), questa legge richiede la detenzione per sei anni. Per essere sul sicuro, non buttare fuori quei documenti.

Record FMLA: 3 anni

Quando un dipendente richiede l'FMLA, è necessario mantenere quel percorso cartaceo, anche se negate il permesso. Assicurati di tenere traccia delle ferie di ogni dipendente - quando è iniziato e quanto tempo viene utilizzato. Se il dipendente ha FMLA intermittente, assicuratevi di tenere traccia di ogni congedo e di documentare il numero di ore utilizzate. Le date e il numero di ore devono essere documentate. Ricorda che il permesso intermittente può essere utilizzato per poche ore in un giorno o in pochi giorni in una settimana. Documentare tutto e mantenere questi record.

Ricorda, questo non è un elenco completo e si applica solo agli statuti federali. Puoi essere soggetto a leggi aggiuntive per la conservazione dei record se, per esempio, sei un imprenditore federale o il tuo stato ha diversi standard. In caso di dubbi, non buttarlo fuori.

È possibile accedere a risorse aggiuntive sul mantenimento del record e sulla segnalazione obbligatoria presso la Società di Gestione delle Risorse Umane (SHRM).

Disclaimer: Si prega di notare che le informazioni fornite, anche se autorevoli, non sono garantite per l'esattezza e la legalità. Il sito viene letto da un pubblico mondiale e le leggi e le regolamentazioni in materia di occupazione variano da uno Stato a uno Stato e da un paese all'altro. Per favore cerchi assistenza legale o assistenza da parte di risorse statali, federali o internazionali, per assicurarvi che la tua interpretazione giuridica e le decisioni siano corrette per la tua posizione.Queste informazioni sono consigliate, idee e assistenza.