Le linee guida per la chiusura dell'ufficio per le vacanze

Preparare il tuo ufficio per una chiusura temporanea a causa di una vacanza o di un altro motivo è semplice come seguire questa lista di controllo. Fatto in modo corretto, i vostri clienti, fornitori e dipendenti saranno ben consapevoli della tua chiusura aziendale / ufficio pianificata e potrai evitare i clienti arrabbiati e gli impiegati sconvolti al ritorno. Inoltre, è anche possibile risparmiare denaro. I clienti apprezzeranno la conoscenza della durata della chiusura aziendale in modo da non essere frustrati aspettando una risposta dal tuo business mentre sei fuori.

Office Closure Office: Informa i dipendenti, i clienti e gli acquirenti

Assicurati di notificare i principali stakeholder nella tua azienda almeno due o quattro settimane prima del tempo. I dipendenti possono essere notificati / ricordati utilizzando un inserimento nel loro paycheck. I clienti possono essere notificati sul tuo sito web e tramite il tuo messaggio automatizzato sul tuo sistema telefonico. I fornitori (in particolare quelli con ripetuti programmi di consegna) possono essere notificati via posta elettronica o posta ordinaria.

Notifica personale / servizio di sicurezza

Invia un promemoria al proprio personale di sicurezza o servizio di sicurezza informandoli delle date di chiusura. Assicurarsi che l'elenco di contatti di emergenza sia aggiornato con i numeri telefonici dei dipendenti.

Modifica saluto automatico degli operatori

Pianificare il saluto automatizzato dell'amministratore sul sistema telefonico per riflettere l'ufficio chiuso. Assicurati di indicare anche quando l'ufficio si riapre. Se fornisci servizi di emergenza (ad esempio riscaldamento e raffreddamento, impianti idraulici, ecc.), Assicuratevi di informare i propri chiamanti come raggiungere il servizio di segreteria telefonica o il telefono cellulare durante l'arresto.

Notifica servizio di segreteria

Se si utilizza un servizio di segreteria telefonica, assicurarsi di informarli sulle date che l'ufficio verrà interrotto e assicurarsi che l'elenco dei contatti sia aggiornato con i numeri di telefono dei dipendenti che sarà in chiamata.

Cambia saluti per voicemail e creare messaggi di risposta automatica

Se il tuo sistema telefonico consente alle chiamate esterne di squillare direttamente presso i banchi dei dipendenti, devi assicurarsi di utilizzare un saluto vocale temporaneo o "fuori dall'ufficio" consente al chiamante di sapere che non sono in ufficio.

I tuoi dipendenti dovrebbero anche lasciare che la chiamata sapere quando torneranno e cosa fare se hanno bisogno di assistenza immediata mentre l'ufficio è chiuso per la vacanza. Inoltre, assicurati di creare automaticamente un messaggio di posta elettronica di Out of Office.

Ridurre il termostato

Risparmia energia e alcuni soldi regolando (o riprogrammando) il termostato dell'ufficio durante lo spegnimento.

Server Backup

Se si dispone di computer e server critici, assicurarsi che il ciclo di backup sia eseguito correttamente prima e dopo l'arresto.Riduci l'esposizione a un disastro programmando il backup offsite per un prelevamento precoce piuttosto che aspettare dopo l'arresto della festa.

Spegni computer e periferiche

• Computer
• Monitor
• Scanner
• Lampadine
• Lampade

Stampanti

• Non spegni
• Macchine fax
• Sistema telefonico
• Computer server

Riscaldatori / luci per serbatoi di pesci tropicali