Come pianificare con successo un evento di raccolta fondi

Organizzare un evento per raccogliere fondi è un ottimo modo per raccogliere fondi per un'organizzazione o una causa. Gli eventi di raccolta di fondi aumentano la consapevolezza, promuovono la partecipazione della comunità e forniscono un divertente raccoglimento, mentre raccogliere i fondi per una buona causa. Pianificare un evento di raccolta fondi - proprio come pianificare qualsiasi altro evento - richiede tempo, organizzazione e creatività.

Pianificazione di un evento di raccolta fondi

Seguire questa guida facile da seguire per pianificare con successo un evento di raccolta fondi.

1. Qual è l'obiettivo?

Prima di iniziare con qualsiasi eventuale pianificazione degli eventi, decidere innanzitutto quale sia l'obiettivo per il tuo evento di raccolta fondi. La maggior parte degli eventi di raccolta fondi ha più di un obiettivo. L'obiettivo può essere quello di ottenere pubblicità, aumentare la consapevolezza, ampliare una rete esistente o premiare i volontari per i loro sforzi, tutto raccogliendo il denaro in occasione dell'evento. Scopri qual è il risultato desiderato in modo da poter progettare un evento che soddisfi questo obiettivo.

2. Quanti soldi sperate di aumentare?

Come fai a sapere se il tuo evento di raccolta fondi è un successo se non hai un obiettivo di raccolta fondi? Stabilire un obiettivo di raccolta fondi chiara e misurabile. L'obiettivo dovrebbe essere raggiungibile ma anche leggermente fuori portata. Ciò fornirà una motivazione supplementare per coloro che sono coinvolti nell'evento - e il vostro pubblico di destinazione - per impegnarsi a soddisfare l'obiettivo di raccolta di fondi.

Monitorare il progresso dei fondi utilizzando gli indicatori e pubblicizzare il progresso utilizzando i social media e altri canali di marketing.

Invita la tua rete di raccolta fondi per contribuire a aiutarti a raggiungere l'obiettivo. Tenga presente che questo obiettivo è la quantità di denaro rimasta dopo che vengono pagate tutte le spese eventuali.

3. Stabilire un budget per eventi

Con il tuo obiettivo di raccolta fondi, stabilisci il tuo budget degli eventi. Faccia un elenco completo di tutte le spese per l'hosting di questo evento di raccolta fondi.

Costi di locazione

• Catering
• Noleggio attrezzature
• Costi per personale
• Inviti
• Intrattenimento (ospiti ospiti, musicisti)
• Decorazioni
• Trasporto
• Personale di sicurezza
• Il budget dovrebbe riflettere tutti i costi noti e includere un importo per spese impreviste. Per soddisfare il vostro obiettivo di raccolta fondi, la quantità di denaro raccolta all'evento deve superare tutte le spese.

4. Conosci il tuo target di destinazione

Per efficace commercializzazione di un evento - se si tratta di un raccolta di fondi, di una riunione o di un festival - devi prima stabilire chi è il tuo pubblico di destinazione. Stai cercando di raggiungere giovani professionisti che abbracciano la tua causa? Il tuo evento di raccolta fondi è qualcosa per il pubblico in generale e chiunque può partecipare? Forse il tuo pubblico di destinazione è proprietari di piccole imprese che contribuiranno una percentuale delle loro vendite alla tua causa.Pensate a chi cerchi di raggiungere in modo da poter personalizzare i tuoi sforzi di marketing.

5. Raggiungi alla comunità

Durante la pianificazione di un evento di raccolta fondi, pensa alla tua rete locale della comunità nei tuoi sforzi di sensibilizzazione. Raggiungi alle aziende locali per chiedere la loro assistenza per fornire alcuni dei componenti dell'evento senza alcun costo o riduzione. Ad esempio, prendere in considerazione la richiesta di donazioni per i seguenti elementi:

Noleggio di sedie

• Noleggio tende
• Decorazioni
• Cibo e ristorazione
• Musica o dj
• Segnaletica
• per gli ospiti. Una stampante locale può donare la segnaletica. In cambio di un certo livello di partecipazione, offrire la pubblicità imprenditoriale o di fornitore sotto forma di elencare le imprese in materiali stampati o segnaletica all'evento.

I vantaggi di questa diffusione della comunità sono molti. La tua organizzazione riceve materiali o servizi a nessun costo ridotto, che aiuta a ridurre le spese. Quelle aziende locali fanno parte della tua rete e il loro supporto promuoverà il tuo evento ai propri clienti.

Raggiungere altri gruppi di beneficenza per l'aiuto, come ad esempio le organizzazioni giovanili locali, gruppi di scouting o club di servizi comunitari presso le scuole locali. Possono offrire assistenza con l'installazione, la pulizia, la distribuzione degli oggetti all'evento e altro ancora.

6. Creare un Comitato Host

In genere, gli eventi di raccolta fondi hanno un comitato ospitante. Questi membri del comitato dovrebbero essere impegnati per la causa e l'evento, e sono grandi donatori che incoraggeranno altri a contribuire anche le loro risorse. I leader aziendali e le celebrità locali spesso servono nei comitati di accoglienza. Il loro ruolo non è quello della pianificazione degli eventi; invece, è quello di lavorare per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di raccolta fondi.

7. Publicità degli eventi

Una volta stabilita la data dell'evento e selezionato il pubblico di destinazione, è tempo di lavorare sulla pubblicità degli eventi. Sviluppare un piano di pubbliche relazioni / marketing per l'evento di raccolta fondi - uno che è separato dal tuo piano di eventi per la raccolta di fondi. Includi una scadenza temporale per fare annunci e inviare i materiali, nonché i metodi disponibili per la distribuzione. Ciò può includere:

inviti di posta elettronica all'evento

• campagna di marketing diretta
• riunioni sociali con rappresentanti del comitato ospitante
• presenza online (sito organizzativo, Facebook, Twitter, ecc.)
• Direct accesso alla rete di raccolta fondi dell'organizzazione
• Comunicazione della comunità locale
• Giornali locali e pubblicazioni online
• Comitato di accoglienza aziendale e social network
• Rendere prioritaria la vostra campagna pubblicitaria. Senza un marketing efficace, l'evento stesso - così come la causa di beneficenza - andrà inosservato e l'obiettivo di raccolta di fondi non sarà raggiunto.

8. Formato per le vendite di biglietti

Nell'ambito del piano di eventi per la raccolta di fondi, includere un metodo per la vendita e la distribuzione dei ticket. Decidere come i biglietti saranno venduti, quando saranno venduti e se saranno distribuiti prima dell'evento o disponibili per il pick-up alla porta dell'evento.Determinare se ci sarà una carica di biglietto piatta per l'evento o livelli diversi di contributo, ad esempio un prezzo diverso per l'accesso all'area V. I. P. o una ricezione speciale.

Inoltre, crea un metodo per organizzare le vendite dei biglietti, nonché come le informazioni personali da quelle che comprano i biglietti verranno aggiunti al tuo elenco di contatti per la raccolta di fondi. Queste informazioni di contatto sono una parte preziosa dei vostri futuri sforzi di marketing.

9. Non dimenticate di dire "Grazie"

Non fare il grosso errore di non ringraziare i tuoi contributori di eventi, sponsor di eventi e volontari. Prendi il tempo di inviare note personali a tutti coloro che sono coinvolti nell'evento di raccolta fondi. Grazie al fornitore per la loro partecipazione alla sponsorizzazione all'evento e per la fornitura di cibo stellare. Grazie agli scout volontari per il loro tempo ed energia per aiutare a creare le tende. Grazie ai venditori che hanno fornito affitti molto necessari a un prezzo scontato. Hai l'idea.